許多熱心投入社區關懷、長者陪伴、弱勢扶助的團體，都聽過政府推動的「祥和計畫」。這個計畫的核心，在於鼓勵民間力量組織起來，提供志願服務，共同營造更溫暖的社會。然而，當一個團體決定成為「祥和計畫」下的「志願服務運用單位」（簡稱運用單位），並開始招募、訓練、管理志工時，首要面對的行政關卡就是「備案」。這個看似單純的登記程序，實則牽涉多項法規遵循與文件準備，稍有不慎就可能卡關，影響後續申請補助資源或志工保險權益。這篇整理，就是希望能幫你一次掌握備案關鍵。

為什麼「備案」這麼重要？它不只是形式登記

別誤會備案只是跑跑流程、填填表格那麼簡單。完成備案，對運用單位而言，具有多重實質意義：

1. 合法運作的基礎： 依據《志願服務法》，運用單位招募、管理志工，必須事先向主管機關申請備案。這是法律賦予志願服務管理的基本要求。沒有完成備案，單位在法規上就不具備正式運用志工的身份。
2. 志工權益的保障門票： 完成備案是單位能為所屬志工投保「志願服務意外險」的前提。這份保險涵蓋志工在服務期間、往返途中發生的意外事故，是保障志工安全最重要的防護網。沒有備案，就無法投保，志工服務風險將由單位或志工自行承擔。
3. 資源申請的資格認證： 許多政府部門或基金會提供的志願服務相關補助、獎勵、培訓資源，都將「已完成備案」列為申請單位的必要資格條件。備案成功，等於拿到了爭取更多支持資源的入場券。
4. 提升單位公信力： 完成政府核備的程序，能向社會大眾、潛在志工及合作單位展示團體的合法性與規範性，增加信任感。

誰需要來辦「祥和計畫」志願服務運用單位備案？

不是所有團體都需要或適合申請成為祥和計畫的運用單位。主要適用對象通常是：

• 已立案的社團法人、財團法人： 如社區發展協會、慈善基金會、宗教團體附設的社福單位等。
• 政府機關（構）本身： 各級政府部門、公立學校、公立醫院等，若其業務需要運用志工，也需辦理。
• 公私立學校： 大學、高中職等設有志工社團或需系統性運用志工的單位。
• 醫療機構： 醫院、診所、長照機構等運用志工提供病患服務或行政協助者。
• 其他經主管機關認定之團體： 例如一些長期深耕社區、組織健全但尚未完成法人登記的團體，可能視地方主管機關的認定標準而定。

關鍵第一步：釐清你的「主管機關」是誰？

「祥和計畫」由衛生福利部（簡稱衛福部）統籌推動，但實際執行備案審核的「主管機關」，則依運用單位的「屬性」和「主要服務區域」而定：

1. 全國性團體： 服務範圍跨越多個縣市，通常由 衛福部社會及家庭署 直接主管。
2. 地方性團體：
   • 若為 社團法人、財團法人，主管機關通常是 法人登記所在地的直轄市、縣（市）政府社會局（處）。
   • 若為 未立案團體、社區組織 或主要服務區域明確在單一縣市內的團體，則由 主要服務所在地的直轄市、縣（市）政府社會局（處） 主管。
3. 政府機關（構）、公立學校、公立醫院： 由其 所屬的上級主管機關 負責備案（例如：某市立醫院的主管機關是該市政府衛生局）。
4. 私立學校、私立醫療機構： 通常由 所在地的直轄市、縣（市）政府社會局（處） 或 教育局、衛生局（視單位主要屬性）主管，需先確認。

強烈建議： 正式送件前，務必先電話或親洽你認為的主管機關社會局（處）的「志願服務承辦科」確認。跑錯衙門，會嚴重延誤時程。各地方政府聯絡方式可在衛福部志願服務資訊網查詢。

備案申請，你需要準備哪些核心文件？

備案申請需要準備的文件清單，主管機關通常會有制式表格或檢核表提供。以下列出最核心且普遍需要的項目：

1. 申請書： 主管機關提供的制式表格，需由單位負責人簽名蓋章。內容包括單位基本資料、申請備案項目（初次備案、變更備案、延續備案等）、志工運用計畫概要。
2. 立案或登記證明文件：
   • 社團/財團法人： 主管機關核發的立案證書影本及法人登記證書影本（需加蓋單位印章及「與正本相符」章）。
   • 政府機關（構）、公立學校、醫院： 組織規程或編制表影本（證明該單位存在）。
   • 私立學校： 教育部或教育局核發的立案證書影本。
   • 私立醫療機構： 衛生局核發的開業執照影本。
   • 尚未完成法人登記之團體： 需檢附組織章程、理監事名冊、會員名冊（或志工名冊）等足以證明組織運作的文件。此類情況請務必事先與主管機關確認認可的文件範圍。
3. 組織章程： 需包含與推動志願服務相關的宗旨或任務條款。證明團體的設立目的包含或可涵蓋志願服務工作。
4. 志願服務計畫書： 這是備案審查的重中之重！ 內容需詳細說明：
   • 計畫名稱、依據（例如：配合祥和計畫）。
   • 計畫目標與服務對象（例如：提升社區長者生活品質、關懷弱勢學童）。
   • 具體的服務項目與內容（例如：居家訪視、課後陪伴、活動支援）。
   • 預定服務的地點與時間。
   • 志工需求人數、資格條件（若有特殊要求）。
   • 志工招募、遴選、訓練（基礎訓練、特殊訓練）的規劃與時程。
   • 志工督導、管理與考核機制。
   • 預期效益。
   • 經費來源概況（自籌、申請補助等）。
   • 風險管理與安全維護措施（非常重要！）。
5. 志願服務工作計畫書： 有時會與計畫書合併，或指更細部的年度/期程規劃，包含服務場次、時數預估、人力配置表等。需確認主管機關要求。
6. 志工管理辦法（或志願服務規章）： 單位內部訂定的管理規則，內容應包含：
   • 志工之權利與義務。
   • 服務時數記錄與證明核發方式。
   • 考核與獎勵措施。
   • 保險（意外險）辦理方式。
   • 終止服務之條件與程序。
   • 倫理守則。
   • 個案保密與個資保護規定。
   • 申訴管道。
7. 負責人身分證明文件影本： 通常指申請書上簽章的負責人（理事長、董事長、校長、院長等）。
8. 其他主管機關指定文件： 可能包括：
   • 理監事名冊影本（法人團體）。
   • 最近一年度工作報告或經費收支報告（非強制但常被要求，尤其申請補助時）。
   • 志工基礎訓練、特殊訓練課程表（若已有規劃）。
   • 場地使用同意書（若非自有場地）。

重要提醒：

• 所有影本文件，務必加蓋單位印章及「與正本相符」章，並由負責人或經授權人簽名。
• 文件格式與份數，請務必依照各主管機關的最新公告或申請表說明辦理。許多地方政府已提供電子化下載或線上查詢。

備案申請的實戰流程 Step by Step

1. 事前確認：

   • 確認主管機關： 如前述，絕對是第一步。
   • 下載最新表格與清單： 上主管機關（通常是地方政府社會局/處）官網的「志願服務」或「祥和計畫」專區，下載「志願服務運用單位申請備案檢核表」、「申請書」及相關空白表格。衛福部志願服務資訊網也是重要參考來源。
   • 詳閱規定： 仔細閱讀申請須知、填表說明、應備文件清單，了解有無特殊要求或近期法規更新。

2. 文件撰擬與準備：

   • 填寫申請書： 依式填寫，負責人簽章。
   • 撰擬計畫書/工作計畫書： 這是核心，內容需具體、可行、符合單位宗旨與祥和計畫精神。特別注意風險管理部分（如：志工服務環境安全評估、緊急事件處理流程）是否周延。
   • 制定/檢視志工管理辦法： 確保內容符合《志願服務法》及其相關子法規定，保障志工權益並明確管理規範。
   • 彙整證明文件： 備齊所有立案證明、組織章程、負責人身分證影本等，並蓋妥印章。
   • 自我檢核： 依據主管機關提供的檢核表，逐一檢查文件是否齊全、簽章是否完備、內容有無矛盾或遺漏。

3. 正式送件：

   • 將所有文件依序整理（通常需裝訂），按指定份數，在申請期限內（初次備案通常無嚴格期限，但計畫有年度性，建議及早申請），以親送或掛號郵寄方式送至主管機關（通常是社會局/處的志願服務承辦單位）。部分縣市可能開放線上系統申請，需確認。

4. 審查階段：

   • 承辦人員收到文件後會進行書面審查。主要審查重點包括：
     • 申請資格是否符合（立案證明）。
     • 計畫書內容是否具體可行、符合志願服務精神。
     • 志工管理辦法是否周延，特別是志工權益保障（保險、訓練、考核、申訴）是否符合法規。
     • 風險管理措施是否妥適。
     • 文件是否齊全、簽章是否完備。
   • 審查時間視各機關作業量而定，通常需數週。若文件有缺漏或內容需補正，承辦人員會通知限期補正。

5. 核備結果：

   • 審查通過後，主管機關會發給「志願服務運用單位備案函」或「備案證明書」（名稱可能略有不同）。這份文件非常重要，務必妥善保管正本。
   • 備案通常有有效期限（例如三年），需留意到期前辦理「延續備案」。
   • 若未通過，會告知原因，單位可依意見修正後重新申請。

成功備案後，運用單位的重要責任與注意事項

拿到備案函只是開始，後續的責任才真正考驗單位的管理能力：

1. 落實志工保險： 這是法定責任，也是保障志工安全的基石。必須在志工開始提供服務前，為其投保「志願服務意外險」（包含意外身故、失能、醫療及住院日額等）。保額需符合主管機關規定（衛福部有最低保額指引）。務必保留投保證明（如：要保書、繳費證明、保單影本），並於志工異動時（新增、退出）即時辦理加退保。未投保或脫保期間發生事故，單位須負擔賠償責任。

2. 完整執行志工訓練： 依據《志願服務法》，志工需完成「基礎訓練」與「特殊訓練」才能發給「志願服務紀錄冊」。

   • 基礎訓練： 由主管機關（或授權單位）統一規劃課程，內容涵蓋志願服務倫理、法規、發展趨勢等通識課程。志工可參加主管機關開設的公開班，或單位自行辦理（需使用核定教材並報備）。
   • 特殊訓練： 由運用單位依據服務性質自行規劃，內容聚焦於該項服務所需的專業知識、技能、安全須知及工作規範（例如：老人陪伴技巧、活動帶領技巧、個案保密規範）。
   • 需妥善保存志工訓練紀錄（簽到表、課程表、測驗成績等），作為核發紀錄冊的依據。

3. 核發志願服務紀錄冊與服務證明：

   • 完成訓練的志工，單位應協助其申請「志願服務紀錄冊」（需向主管機關申請空白冊），並負責登錄每次服務的日期、時數、內容，並由督導員簽章認證。
   • 當志工因升學、進修、求職或其他原因需要服務證明時，單位應依其實際服務狀況開立「服務績效證明書」。

4. 落實志工管理與督導：

   • 依照自訂的「志工管理辦法」，公平、合理地進行志工的招募、面談、分派、督導、考核與獎勵。
   • 提供志工必要的支持、諮詢與協助，建立暢通的申訴管道，及時處理問題與衝突。
   • 定期召開志工會議或辦理在職訓練，維繫團隊向心力與提升服務品質。
   • 建立安全的服務環境： 落實計畫書中的風險管理措施，提供必要的安全裝備與指引，確保服務場域的安全。

5. 遵守個資保護法規： 志工申請表、服務紀錄、個人資料等，務必依《個人資料保護法》規定妥善保管與運用，僅限於志願服務管理相關目的使用，並採取適當的保密措施。

6. 定期工作彙報與延續備案：

   • 主管機關可能會要求運用單位定期（如：年度）提報志願服務執行成果報告（含服務人次、時數、成果、志工管理狀況等）。
   • 留意備案的有效期限，於到期前規定時間內（通常為一至三個月前），檢附相關文件（如：執行成果報告、新的志願服務計畫書、現行志工管理辦法等）向主管機關申請「延續備案」。

實務上常遇到的「地雷區」與解決建議

• 雷區一：計畫書寫得太空泛或抄襲。

  • 建議： 內容務必「具體化」。服務對象是誰？在哪裡服務？每週/每月服務幾次？每次幾小時？需要多少志工？提供哪些具體服務內容（例如：是陪聊天、量血壓、送餐，還是文書處理）？訓練課程名稱、時數、師資來源？風險評估針對哪些潛在危險（如：老人跌倒、戶外活動中暑）？如何預防？寫出真正符合自己單位能力與在地需求的計畫。

• 雷區二：志工管理辦法缺漏關鍵條款或違反法規。

  • 建議： 直接參考衛福部或主管機關提供的範本，確保包含所有法定要求（權利義務、保險、訓練、紀錄冊、服務證明、考核、獎懲、申訴、終止服務、保密、個資保護）。條文需明確可執行，避免模糊不清。

• 雷區三：志工保險脫保或保額不足。

  • 建議：
    • 專人負責： 指派特定人員（如：志工督導、行政人員）專門管理保險事務。
    • 建立名單管理系統： 隨時掌握在職志工名單與起退日期。
    • 提前作業： 新志工完成訓練確定上線日期前，即完成投保手續。志工退出服務，立即辦理退保。
    • 確認保單內容： 投保時確認承保範圍、保額（必須符合主管機關公告之最低標準或更高）、生效日與到期日。
    • 保存完整紀錄： 保單、要保書、繳費憑證、加退保通知文件等，務必妥善歸檔保存。

• 雷區四：訓練紀錄不完整或未落實。

  • 建議：
    • 嚴格簽到退： 訓練課程務必落實簽到退，記錄確實參與時數。
    • 妥善保管： 課程表、教材、簽到表、測驗卷（若有）等，需系統性歸檔保存。
    • 及時申請紀錄冊： 確認志工完成規定訓練時數後，盡快協助其申請紀錄冊並開始登錄服務時數。

• 雷區五：忽略風險管理與安全維護。

  • 建議：
    • 服務前評估： 針對不同服務類型（居家訪視、活動帶領、文書作業）進行風險辨識（跌倒、交通意外、情緒衝突、物品損壞、個資外洩等）。
    • 制定SOP： 訂定明確的安全工作指引與緊急事件處理流程（如：遇到服務對象不適、發生爭執、意外受傷的處理步驟與聯絡窗口）。
    • 提供必要裝備： 如：識別證、反光背心（戶外交通服務）、急救包、聯絡用通訊設備。
    • 加強志工訓練： 將安全須知與緊急應變作為特殊訓練的重點內容。
    • 建立通報機制： 志工遇到問題或事故時，知道如何即時回報督導人員。

• 雷區六：忘記辦理延續備案導致資格中斷。

  • 建議：
    • 記下備案到期日： 收到備案函時，立即註明到期日。
    • 設定提醒： 在到期日前3-6個月設定行事曆或系統提醒。
    • 預留作業時間： 提前準備延續備案所需文件（如更新計畫書、年度成果報告），避免臨時趕件。

當權益受損或有疑問時，該怎麼辦？

• 向主管機關諮詢： 對於備案規定、計畫書撰寫、法規解讀有疑問，最直接的方式就是詢問你的主管機關（社會局/處志願服務承辦人）。
• 查閱官方資源：
  • 衛生福利部志願服務資訊網： 提供最完整的中央法規、政策、訓練資訊、常見問答、表格下載。
  • 各直轄市、縣（市）政府社會局（處）網站： 提供地方最新公告、申請表格、聯絡窗口、開課資訊。
• 尋求網絡支持： 加入在地的志願服務協會、社福聯盟等組織，與其他運用單位交流經驗，獲取實務建議。
• 申訴管道： 若在志工管理過程中，單位與志工間發生無法解決的爭議，或志工認為權益受損（如：未投保、未發給服務證明），可先依單位內部申訴管道提出。若仍無法解決，可向主管機關（社會局/處）提出申訴或請求協處。

結語：備案是責任的開始，更是優質服務的基石

完成「祥和計畫志願服務運用單位」的備案程序，絕非只是應付行政要求的紙上作業。它代表一個團體願意承擔起合法、規範、負責任地運用社會愛心人力的承諾。這個過程迫使單位檢視自身的組織能力、計畫的可行性，更重要的是，建立起保障志工安全與權益的基礎架構。把備案的要求（詳實的計畫、完善的管理辦法、確實的保險、完整的訓練）都做到位，絕非浪費時間，反而是提升單位體質、降低營運風險、贏得志工信任與長期投入的關鍵投資。當行政底子打得穩，志工管理上了軌道，單位才能將寶貴的人力資源，真正有效地投注在服務對象身上，讓每一份善心善意，都能安全、長久地發揮最大的溫暖力量。