當社區發展協會的林幹事第一次送交「志願服務實施計畫」被退件時，他看著公文上密密麻麻的修改意見，忍不住在辦公室哀嚎：「不就是找志工掃掃公園嗎？怎麼搞得比申請補助還複雜！」相信許多民間團體夥伴都有類似經歷。其實這套程序攸關志工權益與組織責任，今天就帶大家走一趟核備流程的實戰路徑。

為什麼非得核備不可？法規背後的保護網

根據《志願服務法》第7條規定，運用志工的單位必須先將計畫報主管機關核備。這紙公文不只是行政程序，更牽動三大關鍵：

1. 志工保險的通行證
   未經核備的志工，一旦服務時受傷，機構需全額自負賠償責任。去年南部某讀書會就因未核備，志工搬書扭傷腰，最後賠了十幾萬醫藥費。

2. 服務時數的合法認證
   想申請「榮譽卡」享受公共設施優惠？志工服務紀錄冊的時數認證，必須來自完成核備的計畫。

3. 稅務減免的基礎
   機構支付給志工的交通誤餐費，需憑核備文件才能列報支出。某社福基金會就因漏報核備，被追繳五年共百萬稅款。

臺北市志願服務推廣中心專員吳淑娟提醒：「常見迷思是臨時性活動不用核備，但法規明確定義『志願服務』包含定期與不定期，連社區節慶單日義賣都適用。」

五步驟拆解核備流程

步驟一：確認主管機關

不同屬性單位隸屬不同主管機關，別跑錯部門白忙一場：

實務重點：若機構跨多領域（如大學附設醫院），以主要業務認定。不確定時，直接電詢各機關「志願服務承辦人」，比查網站更有效率。

步驟二：計畫書撰寫眉角

計畫書需包含八大要素，其中三大地雷區最常被退件：

1. 服務內容具體化
   避免寫「協助長者關懷」等模糊用語。較佳寫法：「每月雙週六上午9-12時，於社區據點進行高齡者血壓量測與衛教，每次服務3小時」。

2. 風險評估與因應
   需載明可能風險及對策。例如：「戶外淨灘活動需提供防曬裝備，並於活動前日確認中央氣象局海浪預報」。

3. 經費編列邏輯
   志工交通費應註明計算基準，如：「依據本縣志工交通費支給標準，市區每趟次50元」。

新北市某協會總幹事分享：「曾因寫『提供必要保險』被退件，承辦人要求明確註明投保金額下限，後來改寫『意外險保額不低於100萬元』才通過。」

步驟三：文件整備清單

除計畫書外，需同步檢附：

• 立案證書影本（需加蓋「與正本相符」章）
• 負責人身分證影本
• 志工管理辦法
• 前次核備計畫執行報告（首次申請免附）
• 志工需求表（含預估人數與服務時段）

常見疏漏：文件未蓋大小章、影本未註明與正本相符、用舊版申請書格式。建議至各主管機關網站下載最新申請表件。

步驟四：送件與補正

多數縣市已開放線上與臨櫃雙軌申請，但需注意：

• 線上送件：需使用工商憑證或負責自然人憑證
• 臨櫃送件：建議上午9-11時段，避開收件高峰
• 補正期限：收到補正通知需於15日內完成，逾期視同放棄

高雄市社會局承辦人透露：「最常補正項目是計畫書缺頁碼、未編目錄，或志工訓練課程時數不足法定的基礎訓練12小時+特殊訓練8小時。」

步驟五：核發後管理

取得核備函只是開始，後續還有三項義務：

1. 發放服務紀錄冊
   需於志工服務滿三次後發放，內頁需加蓋機構關防章。遺失補發每本工本費30元。

2. 投保即時性
   新進志工需於首次服務前完成投保，某基金會因志工次日服務卻前日才投保，發生意外後遭保險公司拒賠。

3. 年度備查
   每年1月底前需提報前年度服務成果，未提報者次年度不得申請核備。

避開五大常見失誤

地雷1：志工資格認定錯誤

案例：某社區大學招募「課程助教」，要求每週固定服務10小時，被認定屬僱傭關係非志工。關鍵在於志工不得有「指揮監督關係」與「固定工時」。

地雷2：保險規格不符

法規要求需包含意外身故（至少100萬）、意外傷害醫療（至少10萬）。某團體投保50萬醫療險被要求撤換保單。

地雷3：服務時數登載不實

抽查發現某機構將志工「用餐休息時間」計入服務時數，遭廢止核備資格六個月。

地雷4：未簽訂書面約定

即使是短期志工，仍需簽訂服務約定書載明權利義務，口頭約定不受法規保障。

地雷5：跨區服務未報備

臺中團體帶志工到南投災區服務，因未向當地主管機關報備，志工受傷時無法申請補助。

特別情境處理原則

企業志工怎麼處理？

企業需透過三種管道合法運用志工：

1. 以公司名義向所在地社會局申請核備
2. 與已核備的NPO合作（需簽訂合作備忘錄）
3. 委由員工成立志工隊並獨立申請核備

科技公司CSR經理王先生坦言：「最初讓員工直接去育幼院粉刷牆壁，被認定屬勞動派遣違法。後來改與院方簽合作協議才合規。」

青少年志工注意事項

未滿18歲者需額外檢附：

• 法定代理人同意書（需親簽）
• 不得安排高風險服務（如夜間服務、重物搬運）
• 服務時段限週末白天

權益保障實務問答

Q：志工可領多少津貼才不違法？
A：限實支實銷的交通、誤餐、保險費。曾有機構發放「出席獎勵金」200元，被認定屬薪資需扣繳稅款。

Q：核備計畫可跨年度使用嗎？
A：原則有效期限三年，但若服務內容變更達1/3以上（如新增服務據點），需重新申請。

Q：志工服務中與民眾衝突怎麼辦？
A：立即中止服務並通報機構。依《志工倫理守則》第12條，機構應協助調解並提供法律諮詢。

Q：核備被駁回如何救濟？
A：收受駁回處分書30日內，檢具新事證向主管機關提起復審。某環保團體因補齊風險評估報告，成功翻案。

數位工具提升效率

善用政府資源可省下1/3作業時間：

• 志願服務資訊整合系統：線上填報計畫書與管理志工名冊
• 電子紀錄冊APP：掃QR code即時登錄服務時數
• 核備進度查詢平台：輸入案號追蹤審查狀態

臺中市某協會行政人員分享：「以前每月花8小時整理紙本紀錄冊，改用數位工具後，志工自己掃碼登錄，行政負擔少了一半。」

當我們在艷陽下看到長輩中心志工耐心推著輪椅散步，或是災區現場那抹亮眼的志工背心，這些溫暖畫面背後，其實有一套嚴謹的法制框架在支撐。完成核備程序不只是遵守法規，更是對志工夥伴的尊重與保護。資深志工督導陳老師說得好：「當我們要求志工用專業態度服務時，機構更該用專業態度保障他們的權益。」

下次送件前，不妨多花半小時確認計畫書的風險評估段落，或是打個電話向主管機關確認最新表單。這些細節看似瑣碎，卻能讓志願服務走得更穩更遠。畢竟，守護這些願意奉獻的人，就是守護臺灣最珍貴的善意循環。