當你走進教育部檔案管理局，樟木櫃裡沉睡的卷宗正記載著臺灣教育發展軌跡。這些檔案可能是某間百年老校的創校文書、重大教改會議紀錄，或是消失技職院校的課程藍圖。根據《政府資訊公開法》，每位公民都有權申請調閱這些歷史拼圖，但實務操作常讓民眾在繁複流程中卻步。本文將拆解申請過程中的關鍵節點，帶你看懂如何高效取得所需文件。

一、揭開教育部檔案的神秘面紗

檔案類型與公開原則

教育部的檔案庫藏主要分為三類：

• 歷史文獻類：1945年以前的日治時期教育史料
• 政策決策類：課綱審議紀錄、教育白皮書草案
• 統計調查類：各級學校普查數據、師資結構分析

依《檔案法》第18條規定，原則上滿25年檔案即主動公開，但涉及個人隱私、國家機密或第三人權益者除外。例如1980年代某師範院校停辦決策過程可能已解密，但其中含教師個資的附件仍需遮蔽處理。

常見應用場景實例

• 張老師查詢1968年九年國教實施時，自己母校的改制公文，用以申請老校友聯誼會補助
• 李教授研究戒嚴時期教科書審查機制，需調閱當年的審定會議紀錄
• 王姓家族尋找祖先在日據時代擔任公學校教員的任職證明

二、申請前的關鍵準備動作

確認檔案管轄單位

教育部檔案分散在不同管理單位：

檢索技巧心法

1. 先至「教育部檔案資源整合查詢網」輸入關鍵字
2. 使用進階篩選：限定「檔案產生日期」範圍可縮小搜尋結果
3. 記下檔案號碼：如「0035/012/1」這組號碼是後續申請的通行證

實務提醒：曾有位申請人想調閱1990年教改委員會檔案，卻誤搜「教育改革」關鍵字而漏失資料。建議同時嘗試「教改」、「教育改革委員會」、「第七次全國教育會議」等不同用詞組合。

三、線上申請七步驟實戰解析

步驟1｜註冊會員

進入「教育部檔案應用服務網」點選「線上申請」，用自然人憑證或健保卡完成身份驗證。注意：

• 外籍人士需持居留證臨櫃辦理
• 法人團體須上傳公司登記證明掃描檔

步驟2｜填寫申請書

申請書包含三大核心欄位：

1. 【檔案識別資訊】

   • 檔案編號：必填（例：0035/012/1）
   • 檔案名稱：至少填寫20字以上精確描述

2. 【應用方式】
   □ 現場閱覽（免費用）
   □ 複製紙本（每張NT$2）
   □ 電子複製（每MB NT$10）

3. 【用途說明】
   需具體陳述應用目的，例如：
   “為完成《戰後臺灣師範教育史》專書第三章，需引用1962年師範學校改制計畫書原文”

步驟3｜上傳佐證文件

• 學術研究：在學證明或研究計畫書
• 法律訴訟：法院通知文件或起訴書案號
• 財產證明：繼承關係證明（申請祖先任教文件時需檢附）

步驟4｜確認申請事項

系統將自動生成申請案號（如112MOE00087），務必截圖留存。此時可勾選「簡訊通知」選項，後續審核進度將即時推播至手機。

四、臨櫃申請的特殊操作技巧

現場申請三要點

1. 雙證件正本：身分證+第二證件（駕照/健保卡）
2. 預約時段：週三上午場次最易預約成功
3. 填寫輔助：服務台備有「檔案編號查詢平板」，可即時檢索模糊記憶的檔案關鍵字

特殊檔案申請程序

若申請檔案含受限內容（如會議紀錄中的個人發言），將啟動「第三人告知程序」：

graph LR
A[申請人提出需求] --> B{檔案含第三人資料？}
B -->|是| C[發文通知第三人]
C --> D{10日內無異議？}
D -->|是| E[提供完整檔案]
D -->|否| F[遮蔽爭議段落後提供]
B -->|否| G[直接提供檔案]

五、審查階段的潛規則

常見補正原因排行榜

1. 用途敘述不明（佔42%）

   • 錯誤範例：「做研究用」
   • 正確範例：「為分析1968年實施九年國教對臺東偏鄉影響，需引用當年臺東縣國中設立核准公文」

2. 檔案識別不清（佔35%）

   • 錯誤範例：「我要蔣部長任內的文件」
   • 正確範例：「蔣彥士部長1972-1977年任內關於『發展高級中等教育計畫』簽核檔案，檔案編號0058/003/2-3」

3. 權限證明不足（佔23%）

   • 申請已故親人任教證明時，需檢附除戶謄本與繼承系統表

審核時程實測數據

• 簡單案件：7工作天（如單一文號檔案複製）
• 複雜案件：最長30工作天（需調閱跨年度多卷宗）
• 延長機制：遇連續假日或檔案修復中，可簽結延長1次（15工作日）

六、現場閱覽的隱藏版服務

檔案局裡的實用設施

禁止行為紅線清單

• 嚴禁用鉛筆做筆記（僅限使用檔案室提供黃色便條紙）
• 禁止攜帶墨水類文具（鋼筆、原子筆等）
• 翻拍檔案需申請「攝影許可證」（每日限發20張）

七、爭議處理的實戰經驗

常見駁回原因與救濟途徑

案例1：申請1995年某師專停辦決策紀錄遭拒
→ 機關引用《檔案法》第18條「妨礙政府施政」為由駁回
對策：

1. 申請「部分遮蔽」版本
2. 提行政訴願（需於30日內向行政院提出）

案例2：複製檔案出現漏頁爭議
→ 現場立即要求「檔案複製確認單」簽收註記
→ 7日內持單申請補印，免收費用

費用減免機制

符合以下條件可申請規費減免：

• 低收入戶（檢附證明）
• 重大災害受災戶（如風災損毀校史文件）
• 學術論文研究者（需指導教授簽署確認函）

八、進階應用：跨機關檔案串接術

當所需檔案橫跨不同機關時，可啟動「協調調卷程序」：

1. 向教育部申請「移文單」（表單F-112）
2. 由教育部發文給相關機關（如國史館、內政部）
3. 建立聯合審查窗口（平均節省15工作天）

歷史研究案例：陳博士研究1960年代僑教政策，透過此機制同時調閱教育部、僑委會及外交部檔案，發現三份檔案交叉比對後，還原當年決策關鍵轉折點。

走過申請之路的智慧結晶

臺中林小姐為撰寫家族史，耗時三個月申請祖父1952年擔任國小校長的派令。她分享關鍵心法：「與其抱怨程序繁瑣，不如把申請書當成學術提案來寫。我在用途欄附上家族樹圖表，承辦人員主動幫我找到附加檔案。」這些塵封卷宗不只是公文，更是社會記憶的載體。當你握著剛取件的檔案袋，觸摸那些略微脆化的紙張，彷彿開啟與歷史對話的通道。教育部檔案庫每年受理約3,200件申請案，成功取件率達78%。只要掌握資訊揭露的遊戲規則，那些看似遙不可及的政府檔案，終將成為你重構歷史拼圖的關鍵碎片。

最後提醒：每週四下午檔案局設有「申請診療站」，由資深審查員駐點指導。與其獨自摸索，不如直接帶著初步構想前往諮詢，往往能發現更精準的檔案定位策略。這些沉睡在樟木櫃裡的紙頁，正等待你用正確的鑰匙喚醒它們的時代記憶。