重要提醒： 只要你的社團、協會、人民團體的「辦公開會地點」要換位置，就算還在同一個里，都一定要主動向臺中市政府社會局申請「會址變更」！沒按時辦，最嚴重可能被廢止立案喔！

身為臺中在地社團的負責人、總幹事或行政人員，你一定遇過這個狀況：租約到期房東不續租、找到更便宜更大的空間、或是社團發展需要搬遷…這時候「會址變更」就成了頭痛大事。這篇就是專為臺中社團寫的超詳細攻略，把社會局沒講那麼細的眉角、大家最常犯的錯、怎樣才能一次過關的撇步，通通攤開來講清楚！

一、到底什麼情況非辦「會址變更」不可？別誤踩紅線！

1. 這些情況你100%要申請：

• 辦公室搬家了： 從北屯搬到西屯、從一樓搬到同棟五樓…只要門牌地址不一樣，就算只隔一條巷子，通通要辦！
• 開會地點換了： 章程裡寫的「主要會所」或「固定開會地點」換地方了。例如原本租A社區活動中心，現在改租B里活動中心。
• 郵寄地址改了： 社團收公文、開會通知的聯絡地址變更了。就算你只是租個信箱，地址不同就算！
• 增設/取消分支機構地點： 分會、辦事處的新設點或撤點。

2. 這些情況「不用」辦會址變更（但可能有其他手續）：

• 只在同一個門牌地址內「換房間或樓層」。(例：從3樓之1搬到3樓之2，通常房東同意即可，但建議主動告知社會局承辦人紀錄)
• 社團「沒有實體辦公室」，純用理監事或負責人「住家地址」當聯絡處，而該住家地址沒變動。 (風險提示： 用住家當會址易有爭議，建議租用商務中心或明確取得屋主同意書)
• 增設的「非固定」活動點 (例如多租一個羽球場當活動場地，但主要會籍管理仍在原址)。這個要看章程怎麼寫，有疑慮直接打去社會局問最快！

3. 沒按規定申請的後果比你以為的嚴重！

• 公文收不到！ 社會局開會通知、補件要求、重要政策宣導寄不到新地址，視同送達！錯過理監事會議改選等大事就慘了。
• 被列冊輔導甚至廢止立案！ 社會局定期查核，發現會址「名實不符」且未申請變更，會發文要求限期改善，屢次不改最重可廢止你的社團法人資格！
• 銀行帳戶、稅籍可能卡關！ 變更會址後，銀行、國稅局通常會要求看社會局的核准函才讓你改登記地址。

二、動手前必知！申請會址變更的「核心條件」與「潛規則」

1. 誰有資格提出申請？

• 必須是已完成法人登記的 「臺中市」轄區內 社會團體、職業團體、政治團體等人民團體。 (注意： 如果是「全國性」團體，主管機關是內政部，別跑錯地方！)
• 申請單位是「團體本身」，不是理事長個人！所以文件都要用團體名義發文或用印。

2. 新會址的「基本門檻」一定要過：

• 絕對不能是「違建」或「非法使用」！ 這點社會局會查，別心存僥倖。最常見被退件的就是頂加、工業住宅當辦公室。
• 要有「合法使用證明」：
  • 自有房屋： 最新年度房屋稅單影本 (看用途別是不是住家或非住家)。
  • 租賃房屋： 經法院或民間公證人公證的租賃契約書影本 (正本要帶去核對！)。房東要附房屋稅單或權狀影本。 (關鍵： 租約沒公證，99%會被退件！)
  • 無償借用： 同樣要經公證的無償借用契約書 + 屋主房屋稅單或權狀影本 + 屋主身分證正反面影本 (蓋團體章並註明「僅供臺中市政府社會局辦理會址變更使用」)。
• 新會址不能是「虛設行號」或「一址多掛」太誇張的地址： 社會局會查，尤其是商務中心地址，如果同地址掛了上百個團體，可能會被要求補說明或證明有實際管理能力。

3. 社團內部程序「絕對不能偷懶」：

• 必要程序： 必須先召開 「理事會」 或 「會員大會」 (看章程規定) 正式通過變更會址的決議。
• 會議紀錄是鐵證： 會議紀錄要清楚記載：
  1. 開會時間、地點
  2. 出席人數 (是否達開會門檻)
  3. 討論案由：變更會址案
  4. 決議方式 (舉手、投票) 及結果 (同意票數)
  5. 詳細的新舊會址地址
  6. 主席、紀錄簽名，出席理事簽到名單正本釘在後面！
• 章程若有特別規定要優先遵守： 有些老社團章程會寫「會址變更需經會員大會四分之三同意」之類的，那就一定要照章行事，只開理事會通過無效！

三、一次搞懂！申請會址變更「必備文件清單」與「填寫魔鬼細節」

重要觀念：文件不是有交就好，「格式對」、「內容完整」、「用印正確」缺一不可！ 少一個章、日期寫錯、少簽一個名，都可能讓你多跑一趟！

📄 必備文件清單 (請一份一份檢查打勾！)

1. 申請書 (正本)：

   • 哪裡拿？ 臺中市政府社會局網站 > 下載專區 > 人民團體 > 表格下載 > 「臺中市社會團體會址變更申請書」 (或類似名稱，請認明最新版，2024年常用的是 「臺中市政府社會局人民團體會址變更申請表」)
   • 誰填寫？ 團體的理事長或授權的總幹事、秘書。用電腦打字或工整正楷書寫。
   • 蓋什麼章？ 團體圖記 (大章) + 理事長印章。缺一個章直接不合格！
   • 關鍵欄位怎麼填？
     • 團體名稱：全名，跟立案證書一字不差！
     • 立案字號/日期：翻出立案證書照抄！
     • 原會址：現登記在社會局系統裡的地址 (別寫錯！)
     • 新會址：完整詳細地址 (包含樓層、室號)。郵遞區號別寫錯！
     • 變更理由：簡要真實填寫 (如：租約到期、空間不足、租金因素…)。寫「無」或空白會被問。
     • 申請人：蓋理事長章。日期：填送件當天或會議決議後日期。

2. 會議紀錄 (正本)：

   • 內容要求前面已詳述。最最最重要！
   • 用印： 會議紀錄末頁通常有「主席」、「紀錄」簽章欄位，主席(通常是理事長)簽名+蓋章，紀錄簽名。團體圖記 (大章) 要蓋在會議紀錄首頁或騎縫處！ (實務上很多團體蓋在出席簽到單旁空白處並註明)
   • 附件： 出席人員簽到名單正本必須釘在會議紀錄後面。

3. 新會址使用證明文件 (視情況擇一檢附)：

   • 自有： 房屋稅單影本 (最近一期，用途別要符合)。
   • 租賃： 經公證的租賃契約書影本 (正本備查) + 房東的房屋稅單影本或建物權狀影本。租約影本每一頁都要蓋 「與正本相符」章 + 團體圖記 + 理事長章。
   • 無償借用： 經公證的無償借用契約書影本 (正本備查) + 屋主房屋稅單/權狀影本 + 屋主身分證正反面影本 (需註明用途蓋團體章)。借用契約影本同樣要蓋「與正本相符」+團體章+理事長章。
   • 關鍵： 文件上的地址必須一字不差！門牌整編過要附整編證明。

4. 章程影本 (最新版，加蓋團體圖記及「與正本相符」章)：

   • 證明社團有權變更會址 (通常章程會有一條「本會會址設於○○市○○區○○路○號，報經主管機關核准後得遷移」之類的)。
   • 注意： 如果章程裡「明定」了舊會址的「完整地址」，那你光變更會址還不夠，必須同步辦理「章程修正」！這個超級重要！很多人漏掉！(章程修正又是另一套流程，建議會址變更和章程修正案併送社會局)

5. 人民團體負責人當選證明書影本 (加蓋團體圖記及「與正本相符」章)：

   • 證明現任理事長有權代表團體申請。社會局要確認申請人身份。

6. 其他社會局「可能」要求補的： (依個案狀況)

   • 新會址的照片 (門口掛牌、內部辦公環境)。
   • 屋主同意書 (如果租約/借用契約寫得不夠清楚)。
   • 理事會簽到名單與理監事名冊相符的切結書 (簽到名單字跡潦草難辨時)。
   • 會址變更後如何維持會務運作的說明 (例如搬遷期間聯絡方式)。

❗ 文件用印常見地雷區：

• 「與正本相符」章： 所有「影本」文件都要蓋！旁邊一定要有團體圖記 + 理事長印章！光蓋一個「與正本相符」章沒用！
• 團體圖記 (大章)： 絕對不能模糊不清、缺角。顏色要夠深 (建議用印台，別用印泥)。蓋的位置要適當，別蓋住重要文字。
• 理事長章： 要和當選證明書、申請書上的印章一致！如果理事長換人但還沒去社會局辦變更，印章對不起來會很麻煩。
• 日期： 會議紀錄日期、申請書日期、用印日期，邏輯要合理。例如會議紀錄日期一定早於申請書日期。

四、超詳細圖解！臺中社會局會址變更申請「送件流程」Step by Step

步驟 0：事前確認 (省時關鍵！)

• 打電話問承辦！ 臺中市政府社會局 人民團體科 📞 04-22289111 分機 37500、37513 (分機可能微調，打總機請轉接承辦人民團體會址變更的承辦人)。告知團體名稱、立案字號，確認：
  1. 目前會址登記狀態是否正確？
  2. 新會址是否符合規定？(尤其特殊地址如商務中心)
  3. 有沒有近期需補正或待辦事項？
  4. 承辦人姓名？送件時段建議？(避免承辦外出或開會)
• 下載最新申請書： 再確認一次社會局官網有沒有更新表格！

步驟 1：備齊所有文件 (依第三大點清單)

• 影本準備： 一律用A4白紙單面影印，清晰不歪斜。
• 正本備查： 會議紀錄正本、經公證的契約書正本、簽到名單正本等，務必帶去！承辦人會核對影本是否一致。
• 裝訂建議： 不同文件用長尾夾或迴紋針分開夾好。別用訂書機釘死，承辦要拆開掃描歸檔很麻煩。

步驟 2：親自送件 or 郵寄掛號 (哪種好？)

• 親自送件 (推薦！)：
  • 地點： 臺中市政府社會局 (臺中市西屯區臺灣大道三段99號 惠中樓3樓) – 人民團體科 櫃台。別跑錯棟！
  • 時間： 週一至週五 早上 8:30 – 12:00；下午 1:30 – 5:00 (國定假日休息)。建議避開週一早上、週五下午人潮。
  • 流程：
    1. 抽「人民團體」類別的號碼牌。
    2. 櫃台初審：承辦助理會快速翻閱文件是否齊全、基本用印有無。
    3. 補件 or 收件：若當場發現缺件，會直接告訴你缺什麼，補齊再來。若文件「看似」齊全，會開立「人民團體申請案件登記表」 (收執聯) 給你，上面有案號、申請項目、承辦人姓名、聯絡電話。務必保管好！ 這是查詢進度的依據！
  • 優點： 當場知道文件是否被收下，有基本問題可立即澄清。拿到收執聯安心。
  • 缺點： 要跑一趟，花時間排隊。
• 郵寄掛號 (適合文件老手)：
  • 地址： 40701 臺中市西屯區臺灣大道三段99號 惠中樓3樓 臺中市政府社會局 人民團體科 收 (信封註明：申請「會址變更」)
  • 注意：
    • 所有文件影本都要蓋好「與正本相符」及相關印章。千萬別寄正本！ (正本只在親自送件時核對用)。
    • 強烈建議多印一份整套文件自己留底。
    • 寄出前打電話告知承辦人你要郵寄申請了，請他留意。
    • 使用「掛號」並保留「執據」！這是你的寄送證明。
  • 缺點： 無法當場補件。若文件有缺漏，承辦會電話通知補寄或發文通知，時程拖更長。沒拿到收執聯，初期查進度較麻煩。

步驟 3：等待審查 & 補件 (耐心期)

• 審查時間： 社會局官方說法約 7-14個工作天 (不含補件時間)。實際狀況看案件複雜度、承辦人案量、是否需要會簽其他單位 (例如新會址涉及土地使用分區問題)。簡單案件可能更快。
• 查詢進度：
  • 打電話問承辦人！ 這是最快最直接的方式。報上團體名稱或申請時給的案號。
  • 利用收執聯上的資訊。
  • 別頻繁催件： 除非超過14天完全沒消息。
• 收到補件通知怎麼辦？
  • 通常會電話通知或發正式公文 (email或紙本)。
  • 看清楚補什麼、期限多久！ (通常給7-10天)
  • 盡快一次補齊！ 拖過期限案件可能被退回重送。
  • 補件方式：依通知指示，可能親送、郵寄或email掃描檔。補件後主動電話確認承辦是否收到。

步驟 4：核准！領取公文

• 核准結果： 審查通過後，社會局會發出一份正式 「臺中市政府社會局函」 (核准公文)。
• 領取方式：
  • 親自領取： 承辦人通常會電話通知核准，請你帶「團體圖記 (大章)」到櫃台用印領文。記得帶之前拿到的收執聯。
  • 郵寄領取： 若申請時有附回郵信封 (建議用掛號)，核准公文會寄到你指定的地址 (通常是新會址)。

步驟 5：後續重要動作！(核准後必做事項)

拿到核准函不是結束！這些事關乎社團運作，一定要做：

1. 修改章程 (若章程有載明舊地址)： 盡快啟動章程修正程序 (需經會員大會通過)，並將修正後的章程報社會局核備。否則下次換屆或申請其他事項時會卡住。
2. 變更法人登記地址： 向 「臺灣臺中地方法院」 辦理法人登記地址變更！需要社會局的核准函。沒辦這個，銀行、稅務登記都改不了！
3. 通知銀行變更帳戶通訊地址： 帶社會局核准函及法人登記變更文件去銀行辦理。
4. 通知國稅局/稅捐處變更稅籍地址： 避免稅單寄丟。
5. 通知所有往來單位： 例如常年配合的印刷廠、場地租借方、顧問等，更新通訊錄。
6. 更新團體官網、FB、Line等公開聯絡資訊！

五、省時避雷！社團前輩血淚換來的「常見退件原因」Top 10

知道哪裡容易踩雷，就能一次過關！以下是臺中社會局承辦人最常退回補件的問題：

1. 會議紀錄不合格 (No.1 退件王！)：

   • 出席人數未達章程或人民團體法規定的開會門檻。
   • 會議紀錄未明確記載「變更會址案」的討論、表決過程及結果。
   • 缺少「出席人員簽到名單正本」或簽到名單與理監事名冊人數/名字兜不攏。
   • 會議紀錄沒蓋「團體圖記」及主席、紀錄簽章。
   • 會議日期邏輯錯誤 (例如決議日期在開會日期之前)。

2. 新會址使用證明出包：

   • 租賃/借用契約「未經公證」！ 這是鐵板，沒得商量。
   • 房東/屋主的房屋稅單或權狀影本沒附上。
   • 房屋稅單上的「使用用途」不符規定 (例如寫著「工業用」卻當辦公室)。
   • 地址寫錯或模糊不清 (例如門牌整編後新舊址對應不明)。
   • 無償借用時，缺「屋主身分證影本」或影本上未註明用途蓋章。

3. 申請書填寫/用印錯誤：

   • 團體名稱寫簡稱或寫錯字 (必須跟立案證書100%一樣)。
   • 新舊會址地址寫錯或漏寫樓層室號。
   • 缺蓋「團體圖記」或「理事長印章」！
   • 申請書用印模糊不清、印章歪斜斷裂。

4. 文件影本漏蓋「與正本相符」章及團體/負責人章。

5. 漏附「章程影本」或章程影本未蓋章證明與正本相符。

6. 漏附「人民團體負責人當選證明書」影本或未蓋章。

7. 新會址經查為違建或明顯無法作為辦公場所。

8. 社團有欠費或未完成事項未結清： 例如欠繳會費清冊、前次變更未完成程序等。

9. 申請時理事長已異動但未辦變更登記： 導致申請人資格不符。

10. 郵寄申請但文件不齊全，又無法即時聯繫上聯絡人補件。

六、線上申請行不行？臺中社會局「會址變更」數位服務現況解析

目前 (2024年更新)，臺中市政府社會局對於「人民團體會址變更」這項業務：

• ❌ 沒有「全程線上申請」的系統！ 無法像公司登記那樣完全在網路上傳文件、簽章完成。
• ⭕ 有「部分線上化」服務：
  • 表格下載： 申請書、相關範例檔可在 「臺中市政府社會局網站」>「下載專區」>「人民團體」 找到。省去跑一趟拿表格的時間。
  • 進度查詢 (有限)： 若案件已收件有案號，可嘗試透過 「臺中市民服務平台」 或致電承辦人查詢。但查詢功能不如商業登記系統完善。
  • 電子郵件諮詢： 可寫信至社會局信箱詢問，但正式申請仍須書面文件。
  • 「免書證謄本」服務： 若社團的負責人資料等，社會局系統裡已有且無變動，有時可免附某些證明 (但承辦仍會依個案判斷要求)。

📌 未來展望：

• 持續推動人民團體業務數位化是趨勢，但涉及內部會議紀錄簽章、租約公證正本核驗等複雜程序，短期內要完全取代書面送件有難度。
• 建議社團幹部多留意社會局官網公告，或加入相關Line群組接收最新資訊。

七、疑難雜症 Q&A：臺中社團幹部最常問的會址變更問題

Q1：我們社團很小，只有理事長家當聯絡處，搬家一定要辦公證嗎？好麻煩… A： 非常理解！但法規就是這樣要求。用「住家」當會址風險本來就高。務實做法：

1. 誠實向社會局承辦說明情況，詢問是否有彈性空間 (但要有心理準備，承辦依法辦事很難放水)。
2. 找親友或理監事當房東/出借人，乖乖辦公證。
3. 考慮租用便宜的商務中心或共享辦公室地址當登記地，實際聯絡用通訊地址 (需在章程和申請書載明清楚)。

Q2：租約公證要去哪裡辦？費用大概多少？ A：

• 地點： 各地方法院「公證處」或民間公證人事務所 (民間公證人通常較快，費用依法規收)。
• 費用： 公證費用主要依「租賃契約總租金」計算。例如：
  • 總租金10萬元以下：約500元。
  • 總租金10萬~100萬元：約1,000元。
  • 總租金超過100萬元：按比例增加。
  • 另外可能還有謄本費、差旅費等雜費。建議直接打電話問公證人！
• 所需文件： 房東身分證、房客(社團)負責人身分證、社團立案證書影本、團體圖記(大章)、房屋稅單或權狀影本、租賃契約書 (至少兩份)。

Q3：我們開完理事會決議搬家，但新會址還沒完全簽好租約，可以先申請變更嗎？ A： 不行！ 社會局審查的核心文件就是「新會址合法使用證明」。沒有經公證的租約或自有證明，申請書送出去一定被退。務必等文件齊全再送件。

Q4：核准函遺失了怎麼辦？ A： 向臺中市政府社會局人民團體科申請「補發核准函」。需要：

1. 團體正式公文 (說明遺失原因及申請補發)。
2. 遺失切結書 (蓋團體章及負責人章)。
3. 可能需繳納規費 (依規費法)。打電話問承辦最準。

Q5：會址變更核准後，多久內要去法院辦法人登記地址變更？ A： 人民團體法沒有硬性規定「幾天內」，但實務上越快越好！ 因為：

• 法人登記地址未更新，影響社團法律效力 (例如收受法院文書)。
• 銀行、稅務單位變更地址都需要看最新的法人登記證。
• 建議拿到社會局核准函後 1-2個月內 完成法院變更登記。

Q6：我們社團跟房東鬧翻了，房東不給房屋稅單，怎麼辦？ A： 棘手問題！解法：

1. 溝通協調： 找里長、調解委員會協助，說明這是政府規定。
2. 替代文件： 詢問社會局承辦是否接受「建物所有權狀影本」或「最新一期地價稅單」(上面也有房屋資料)？但最終解釋權在承辦。
3. 舉證困難： 若房東惡意刁難，可能需要走法律途徑 (如發存證信函請求提供)，但耗時費力。最好在簽租約時就把「提供稅單供會址變更使用」寫進條款！

Q7：會址變更需要費用嗎？ A： 目前 (2024年) 向臺中市政府社會局申請「會址變更」本身是 「免規費」 的！主要成本是：

• 租約公證費 (幾百到幾千元)。
• 開理事會的成本 (場地、茶水等)。
• 交通費、影印費。
• 後續法院變更登記的規費 (依規定繳納)。

八、結語：會址搬家不卡關，社團運作更順暢

「會址變更」是社團行政工作中很重要卻又容易踩坑的一環。臺中市政府社會局的要求雖然細，但只要掌握「會議紀錄完整」、「新址證明合法」、「申請書用印正確」 這三大核心，並仔細對照這篇攻略的提醒，你絕對可以順利過關！

記得送件前務必再打一次電話 (04-22289111 轉人民團體科) 跟承辦人確認細節，把文件攤開一項一項檢查。寧可多花10分鐘確認，也別因為漏一張紙、少一個章而多跑好幾趟惠中樓！

祝臺中在地的每個社團都能順利找到好會所，會務蒸蒸日上！這篇滿滿的乾貨，記得收藏起來，或分享給社團裡負責行政的夥伴喔！