身為臺中的藝文工作者、表演團隊或是熱愛舉辦活動的單位，相信對「圓滿戶外劇場」這個地標性的場地絕不陌生。這裡是許多大型演出、慶典活動的首選，擁有寬闊的空間與良好設施，能吸引大量民眾參與。想要讓你的活動順利登上臺中市政府文化局官方的「表演藝術科日程表」，獲得官方平台的曝光，關鍵就在於正確填寫並提交那份「文化局日程表刊登資料調查表（圓滿戶外劇場）」。這篇文章，就是想跟各位聊聊這份表格的眉角，讓你的活動資訊刊登更順暢。

這份調查表到底在做什麼？

簡單來說，這份由臺中市政府文化局表演藝術科提供的「日程表刊登資料調查表（圓滿戶外劇場）」，是官方彙整並公布即將在圓滿戶外劇場舉辦之藝文活動資訊的基礎依據。它的核心目的有幾個：

1. 資訊彙整與官方公告： 文化局需要統一且正確的活動資訊，才能將其刊登在官方網站的「表演藝術活動日程表」上，讓市民大眾方便查詢。這是活動主辦單位一個非常重要的免費曝光管道。
2. 場地使用確認： 提交這份表格的前提，通常是你的活動已經成功向文化局（或相關管理單位）申請並獲准使用圓滿戶外劇場。表格的提交，算是活動籌備流程中資訊確認與公開的一環。
3. 內部協調與資源準備： 文化局相關科室（如表演藝術科、文化資源科等）需要掌握詳細的活動內容、時間、性質、規模等，以便進行必要的行政支援協調，或評估是否需要提供額外的協助。
4. 建立活動紀錄： 作為官方場地舉辦活動的正式紀錄之一。

所以，別小看這份表格，它雖然可能只是幾頁紙或一份線上表單，卻是連結主辦單位、文化局與廣大市民觀眾的重要橋樑。填寫得正確、完整、及時，對活動的宣傳效果有直接幫助。

誰需要填這份調查表？

很明確：凡已獲核准於臺中市圓滿戶外劇場舉辦藝文活動之主辦單位（包含公部門委託案、民間申請核准案等），通常都會被文化局表演藝術科要求，在活動舉辦前的一個特定時間點（務必留意文化局通知的截止期限！），提交這份「日程表刊登資料調查表」。

填寫內容重點解析與眉角提醒

雖然表格版本可能會微調，但核心要蒐集的資訊大同小異。以下針對常見的重要欄位，說明填寫重點與需要注意的地方：

1. 活動基本資料

*   **活動名稱：** 請填寫正式、完整的活動全名。避免使用簡稱或內部代號。名稱要能清楚表達活動內容與性質。
*   **主辦單位：** 填寫申請並負責活動的主要單位全銜。如果是多單位合辦，通常以主要申請單位為主，或可註明「XXX主辦；YYY合辦」。
*   **承辦/執行單位：** 若活動實際由另一個單位策劃執行，務必填寫清楚。
*   **協辦/贊助單位：** 如有，請依序列出。這關係到後續文化局刊登時的資訊呈現與合作單位曝光。
*   **活動類型：** 通常會有選項供勾選，如：音樂(演唱會、演奏會…)、舞蹈、戲劇、戲曲、親子、展覽、講座、電影、其他…等。勾選最符合活動主要性質的類別。有時可複選或需在「其他」欄位說明。
*   **活動日期與時間：**
    *   **起訖日期：** 活動舉辦的「日期區間」。例如連續兩天的音樂祭，或是一個周末。
    *   **每日活動時間：** 具體寫明每一天活動「開始」與「結束」的時間點。例如：113年10月5日 (六) 18:30 - 21:30；113年10月6日 (日) 15:00 - 17:00。
    *   *眉角提醒：時間務必精確！這關係到民眾到場時間、文化局官網日程表排序，以及場地清潔、復原等後續作業的時間安排。*

2. 場地使用資訊

*   **使用場地：** 通常已固定為「圓滿戶外劇場」。
*   **使用區域：** 圓滿戶外劇場範圍不小，可能包含主舞台區、草坡區、文心區等。需明確勾選或填寫活動實際使用的區域範圍。
*   **舞台/設施需求：** 是否使用既有舞台？是否需要額外架設舞台？是否需要電力支援（多大電量）？是否需要貴賓室、化妝室、音控室？是否有大型道具或特殊裝置（如煙火、吊掛設備等）？這些資訊需與當初的場地申請一致，並提供足夠細節供文化局掌握。
*   *眉角提醒：場地細節若有變動（如臨時需增加用電量），務必「事先」與文化局承辦人確認溝通，並在表格備註欄註明，切勿擅自更改。*

3. 活動內容與宣傳資訊

*   **活動簡介/內容概述：** 這是精華所在！用簡潔、生動、吸引人的文字（通常有字數限制，約100-300字不等），描述活動的特色、亮點、演出者介紹、適合對象等。**這部分文字通常會直接刊登在文化局官網日程表上，影響民眾是否感興趣的關鍵！** 避免流水帳，著重「吸引力」。
*   **演出者/團隊介紹：** 可列出主要演出者、團隊名稱及其簡要背景或代表作，增加活動的可看性與公信力。
*   **票務資訊：**
    *   **是否售票：** 勾選「免費入場」或「售票」。
    *   **票價：** 若售票，請提供各票種的明確票價（如：VIP區$1500、搖滾區$800、身障優惠票$400…）。
    *   **購票方式：** 清楚說明購票管道，如：OPENTIX兩廳院文化生活、KKTIX、ibon、活動官網、現場售票（若有）等。
    *   **免費索票方式：** 若需索票，說明索票時間、地點、數量限制、是否實名制等細節。
*   **宣傳素材：**
    *   **活動主視覺圖檔：** 這是刊登日程表時最吸睛的元素！文化局通常會要求提供高解析度（如300dpi）、尺寸符合規範（留意長寬比要求，常見如16:9）、檔案格式（如JPG, PNG）的圖檔。檔案名稱建議包含活動名稱與日期以便識別。
    *   **宣傳海報/EDM：** 有時會要求一併提供，方便文化局內部參考或可能的協助推廣。
    *   **活動官網/FB粉絲專頁連結：** 提供正確的網址，讓有興趣的民眾可以獲取更詳細資訊。
*   *眉角提醒：*
    *   **宣傳文字務必校稿！** 錯字或資訊錯誤（如時間寫錯）會直接刊登出去，影響活動形象。
    *   **圖檔規格嚴格遵守！** 圖檔解析度不足、尺寸不符或檔案太大太小，都可能導致無法刊登或效果不佳，延誤宣傳時機。
    *   **連結務必測試有效！** 失效的連結會讓民眾感到困擾。

4. 聯絡資訊

*   **活動聯絡人：** 填寫活動籌備期間主要負責對外聯繫（特別是對文化局）的窗口姓名。
*   **聯絡電話：** 提供該聯絡人「有效且能暢通」的電話號碼（手機尤佳）。
*   **電子郵件：** 提供有效且會定期收信的Email信箱。
*   *眉角提醒：活動籌備期長，請確保聯絡窗口的穩定性和資訊暢通。若聯絡人有變更，務必「主動」通知文化局承辦人員更新。*

5. 其他與備註

*   此欄位讓主辦單位填寫無法歸類在上述欄位，但認為文化局需要知道的補充事項。例如：
    *   特殊流程說明（如：需提前進場彩排的時段）。
    *   與其他單位協調的特別事項。
    *   活動當天緊急聯絡窗口（若與主要聯絡人不同）。
    *   其他特殊需求或提醒。
*   *眉角提醒：若有任何不確定是否該寫的事項，或與申請時內容有差異的地方，建議在此欄位說明清楚，主動溝通能減少後續困擾。*

提交方式與重要時程

• 提交方式： 通常文化局會提供電子檔（如Word或PDF格式），要求主辦單位填寫完成後，以電子郵件寄回給指定的表演藝術科承辦人員。極少數情況或需紙本，但應以承辦人通知為準。
• 關鍵：取得正確表格與承辦窗口！ 活動場地核准後，文化局（通常是表演藝術科負責圓滿劇場業務的承辦人）會主動聯繫主辦單位，提供最新的調查表檔案與詳細的填寫、提交說明。務必確認聯繫窗口。
• 絕對重點：截止期限！ 這是重中之重！文化局需要時間彙整、審核、排版、上架資訊。為了確保你的活動能順利刊登在官網日程表上（尤其是有時效性的宣傳），務必在承辦人員通知的「絕對截止日期」前提交完整且正確的表格與圖檔。 逾期提交可能導致資訊無法刊登或延遲刊登，嚴重影響活動曝光效果。請將此期限視為活動籌備的重要里程碑。
• 預留內部作業時間： 別壓死線！填表、彙整宣傳圖文、內部確認都需要時間。建議在收到表格後盡快著手，預留至少2-3個工作天進行內部校對與確認，再於期限前寄出。避免最後一刻發現問題來不及修改。
• 確認收訖： 寄出電子郵件後，可禮貌性地以電話或LINE（若承辦人提供）提醒承辦人查收，並確認檔案是否成功開啟、內容是否無誤。這能確保你的資料沒有掉進垃圾郵件匣或發生技術問題。

填寫常遇到的狀況與建議

1. 活動名稱或內容臨時變更怎麼辦？

   • 立即主動通知！ 千萬不要等到交表或截止日才說。發現有變動（即使是小變動），第一時間打電話或寫信給文化局承辦人說明情況，詢問如何處理。可能需要重新提交修正後的表格。隱瞞或拖延只會造成更大困擾。

2. 宣傳圖檔一直搞不定？

   • 尋求專業協助： 如果團隊內沒有美編，儘早尋求外部設計師幫忙，並明確告知文化局的圖檔規格要求（尺寸、解析度、格式）。不要用手機隨手拍的照片或解析度不足的網路抓圖湊數。
   • 預留修改時間： 給設計師足夠時間，並預留審稿、修改的時間。趕出來的東西容易出錯。

3. 票價或索票方式還沒最終確定？

   • 提供現階段最確定的方案： 如果票價區間已定但細項未完全敲定，或索票方式有幾個方案在討論，在表格上可先填寫「暫定」或「規劃中」的版本，並在「備註欄」清楚說明「票務資訊將於X月X日於官方粉絲頁最終公告」。但務必在最終確定後，立即通知文化局承辦人更新資訊。避免刊登過時資訊誤導民眾。

4. 聯絡窗口換人了？

   • 即時更新： 活動籌備期人事異動難免。若主要聯絡人更換，務必「主動且立即」發信或致電通知文化局原承辦人，告知新的聯絡窗口姓名、電話、Email。並將後續的聯繫轉交給新窗口，確保資訊不中斷。

5. 表格欄位看不懂或不確定怎麼填？

   • 直接詢問承辦人！ 這是最高效的方式。與其自己猜測填錯，不如拿起電話或寫封Email，禮貌地詢問承辦人該欄位的定義或該如何填寫。文化局承辦人員通常樂意解答，確保資料正確對他們也很重要。

為什麼認真填好這份表對主辦單位很重要？

1. 最大化官方免費宣傳效益： 臺中市政府文化局官網是許多市民查詢藝文活動的首選。正確、完整、吸引人的資訊刊登上去，等於獲得市府背書的免費宣傳管道，觸及廣大潛在觀眾。
2. 提升活動專業形象： 提供給官方的資訊正確無誤、圖文精美，能讓文化局同仁及民眾感受到主辦單位的用心與專業度。
3. 確保資訊同步，利於行政協調： 文化局內部各科室需要掌握活動細節。正確的資訊能讓場地管理、新聞發布（若有）、安全維護等相關作業配合得更順暢。
4. 建立良好合作關係： 準時、正確地提供所需資料，展現主辦單位的負責任態度，有助於與文化局建立互信、順暢的合作關係，對於未來再次申請場地或合作都有正面幫助。
5. 避免後續爭議： 白紙黑字（或電子檔）提交的資訊，是雙方確認活動內容的依據之一。若有任何爭議（如時間、範圍、宣傳內容），這份表格是重要的參考文件。

結語：順利刊登的關鍵在於細心與溝通

臺中市政府文化局表演藝術科的「日程表刊登資料調查表（圓滿戶外劇場）」，看似只是一份行政表格，卻是連結活動主辦單位、政府部門與廣大市民觀眾的重要樞紐。填寫它不需要高深的學問，但需要細心、耐心和良好的溝通。

• 細心： 仔細閱讀每一欄位說明，反覆核對填寫的每一個字、每一組數字（日期、時間、票價）、每一份圖檔規格是否正確無誤。
• 耐心： 預留足夠時間準備資料，特別是宣傳文字和圖檔，需要時間構思與製作。內部校對流程不可少。
• 溝通： 保持與文化局指定承辦人的暢通聯繫。有任何疑問、變動或困難，主動、即時地溝通是解決問題的不二法門。不要怕問問題，也不要隱瞞狀況。

圓滿戶外劇場承載了許多臺中人美好的藝文回憶，也提供了藝文團體一個絕佳的展演舞台。好好運用這份調查表，讓你的活動資訊清晰、準確、吸引人地呈現在市民面前，是活動成功的第一步。祝福每一位在圓滿劇場耕耘的藝文夥伴，都能順利完成這項行政步驟，讓精彩的活動被更多人看見！

補充提醒：

• 本文說明基於對臺中市政府文化局相關作業流程的觀察與理解，具體表格格式、欄位名稱、繳交期限與方式，請務必以文化局表演藝術科當年度提供給主辦單位的最新版本及承辦人員說明為準。
• 文化局相關規定與表單可能隨時間調整，請隨時留意官方公告或承辦人員通知。
• 若有任何不確定之處，最可靠的方式就是直接向臺中市政府文化局表演藝術科承辦圓滿戶外劇場業務的人員洽詢確認。