當檢查通知書送達時

事務所信箱出現臺中市政府地政局牛皮紙信封那刻，多數地政士同仁都會心頭微緊。去年仲夏收件當日，我正處理西屯區重劃土地登記案，行政助理將印有「地政士業務檢查通知」字樣的公文放在案頭。根據臺中市地政士管理條例施行細則，這種例行性檢查每兩年至少一次，重點在核實從業人員是否落實不動產交易安全機制。

通知書載明檢查日期、應備文件清單及檢查紀錄表編號。特別留意檢查基準日設定——需準備該日前推六個月的案件卷宗。有同行曾因誤解時間範圍，臨時調閱過期檔案而手忙腳亂。臺中市近年要求附上「案件流程控管表」副本，這項非強制性文件卻常被列為加分項目。

拆解檢查紀錄表結構

基本資料欄位看似簡單卻藏玄機。除填寫事務所登記地址，若實際營業處所不同（常見住辦合一情形），需加註說明。去年北區某事務所因未註明，被要求補送租賃契約影本。執業證書字號欄最易出錯，有人誤填考取證書年份而非最新換發字號。

委託書管理項目佔總評分15%。檢查員會隨機抽驗三份契約書，核對：

• 簽約用印是否在騎縫處
• 代理權限記載是否明確
• 委託起迄日期有無塗改 大里區去年有案例因未註明「抵押權塗銷委任期限」，導致後續產權糾紛而遭扣分。

收費標準揭示是近年強化重點。需注意：

1. 價目表應懸掛於客戶可見處
2. 提供收據需載明服務細項
3. 分期付款約定應書面化 南屯某事務所將價目表貼在檔案櫃側面，被認定「位置不顯著」要求改善。建議直接釘在簽約桌對面牆面，並拍攝存證照片備查。

申報書填寫實戰細節

土地登記申報書檢核佔比最重。常見疏失包括：

• 未勾選「委託人身分驗證方式」
• 漏填土地增值稅繳納情形
• 權利價值大寫數字未頂格書寫

烏日區曾有案例因用阿拉伯數字填寫權利價值，導致退件。另需注意新制：2023年起繼承案件需加附「國稅局遺產稅證明」影本並註明查驗日期。

簽章規範是扣分重災區。檢查重點：

1. 地政士簽章不得覆蓋文字
2. 修正處需蓋更正章（非簽名）
3. 複代理案件需有正本授權書

西區某事務所用原子筆劃掉錯誤處簽名，被記缺失。正確作法應在錯處蓋職章，旁註修改日期。

文件管理系統的致命細節

檔案編碼規則常被忽略。臺中市要求：

• 年度+案件類別代碼（買賣：A/繼承：B）
• 流水號需連續無跳號
• 中止委任案件需另立卷宗

曾有北屯事務所將解約案混入一般卷宗，檢查時無法即時調閱。建議採用三色標籤系統：紅色標急件、黃色標補正中、綠色標已完成。

保存期限是新進人員易錯點：

• 所有權移轉案件：永久保存
• 抵押權設定：權利消滅後5年
• 簡易登記案：至少10年 霧峰區某事務所誤毀15年期抵押權文件，遇債權糾紛時無法舉證。

現場檢查應對實錄

檢查當日九點整，兩位地政處人員佩帶識別證準時抵達。全程錄音錄影是臺中市標準程序，記得事先關閉事務所背景音樂。他們先核對「地政士簽署樣式備查卡」原件，接著隨機點閱：

• 客戶身分驗證紀錄（需有雙證件影本）
• 印鑑證明使用登記表
• 重要事項說明書簽收單

當場要求示範「地籍異動即時通」申請流程最考驗實務能力。建議每月至少操作一次系統，避免臨場操作遲疑。檢查員特別關注「個資保護措施」：檔案櫃是否上鎖、廢棄文件是否用碎紙機處理、電腦是否有密碼保護。

高頻疏失案例解析

案例一：用印未騎縫 沙鹿區某事務所辦理贈與登記，未要求客戶在契約每頁騎縫處簽名。三個月後當事人主張「只同意部分條款」，衍生訴訟。正確作法應在裝訂側加蓋騎縫章，每頁邊際簽名。

案例二：委任書逾期 大雅區地政士持過期委任書申辦所有權移轉，遭駁回後才發現文件效期僅三個月。特別注意委任書應載明：「本委任至登記完竣日失效」，避免時效爭議。

案例三：未即時申報 豐原某事務所完成登記後七日才申報收費紀錄，違反臺中市地政士收費標準第六條。現行規定應於登記完畢三日內登錄收費系統。

後續改善與追蹤

檢查結束後七日內會收到「業務檢查結果通知書」。若列有缺失事項，需在十五日內提交改善報告。去年太平區有地政士未依限回覆，導致移送懲戒委員會。改善報告需包含：

• 具體改正措施（例：增設檔案簽收簿）
• 預防機制（例：每月自主查核表）
• 佐證照片或文件

複檢時最常覆核前次缺失項目。曾有事務所因「未建立契約書領用登記簿」被記點，複檢時雖補登卻未記載領用人簽收，仍被判定未完成改善。

日常管理自檢要點

建議每季進行自主檢查，重點項目包括：

1. 印鑑章保管紀錄是否完整
2. 作廢文件銷毀清冊
3. 客戶申訴處理登錄
4. 法規異動追蹤表

可參考臺中市地政局網站每月更新的「地政士常見疏失提醒」，例如2024年新增「預售屋買賣契約審閱」需留存三日審閱期證明。

結語：建立風險防控思維

從多次受檢經驗體悟，業務檢查的本質是協助地政士建構風險防火牆。去年南區有同行在檢查中發現三年前案件用印瑕疵，及時補正避免後續賠償責任。將檢查表項目轉化為日常管理工具，才是永續執業的核心能力。畢竟在產權移轉的關鍵環節，細節的堅持才是對客戶權益的最大保障。

（實務補充：臺中市各地政事務所對「土地複丈申請書」的檢核標準略有差異。建議處理北屯、豐原轄區案件時，加附「鄰地同意書」影本；西屯、南屯則需特別注意「分割線標示規格」是否符合新制）