每次經過臺中市政大樓，看著那些檔案櫃裡的文件，你有沒有好奇過裡面記載什麼？或許是某條道路拓寬的決策過程，或是公園改建的經費明細。這些檔案其實離我們很近，只是多數人不知道怎麼申請。今天我們就來聊聊，如何透過臺中市政府法制局，把這些看似遙遠的政府檔案變成你手中的實用資訊。

一、為什麼你需要知道檔案怎麼申請？

上個月，西區有位陳先生發現住家附近突然劃設紅線，他想知道決策依據。南屯區的李小姐則想調閱十年前土地重劃的會議紀錄，確認自家權益。這些都是真實案例，他們最後都透過檔案應用申請找到答案。

臺中市政府法制局掌管市府各單位檔案應用業務，根據《政府資訊公開法》，民眾有權申請閱覽、抄錄或複製政府檔案。但實際操作時，常遇到這些狀況：

• 不確定哪些檔案能申請
• 被複雜的表格嚇退
• 收到補正通知卻不知如何處理
• 申請後石沉大海

別擔心，接下來我會用最白話的方式，帶你走完整個流程。

二、哪些檔案可以申請？先釐清關鍵原則

(1) 人人都能申請嗎？

原則上任何自然人或法人都能申請，包括：

• 設籍臺中的市民
• 在臺中營業的公司行號
• 外縣市民眾（需說明與臺中事務的關聯性）
• 外籍人士（需附護照影本）

(2) 什麼檔案看得到？

法制局開放申請的檔案類型很廣：

• 行政決策類：市政會議紀錄、法規制定過程
• 工程計畫類：重大建設評估報告（如捷運藍線）
• 權益證明類：土地徵收補償清冊（需有自身權益證明）
• 歷史檔案類：超過30年的舊市府文書

(3) 這些情況會被拒絕

去年約有15%申請案被退回，常見原因：

• 涉及《個人資料保護法》的個資（如他人健保資料）
• 國家安全或外交機密文件
• 犯罪偵查中的案卷
• 營業秘密或智慧財產權內容
• 妨害社會公益的資訊（如檢舉人個資）

小提醒：若申請土地糾紛相關檔案，記得同時準備地號或權狀影本，能加速審核。我曾看過民眾只寫「清水區某土地」，承辦人花了三天還找不到對應檔案。

三、實際申請五步驟（附實用技巧）

步驟1：確認檔案存在

先上臺中市政府檔案應用申請網（註：實際網址請查臺中市政府官網）查詢目錄。輸入關鍵字時要精準：

• ❌ “西屯區重劃” → 範圍太廣
• ✅ “西屯區福安自辦重劃案108年會議紀錄”

找不到目錄？直接撥打法制局檔案科電話：(04)2228-9111 分機23800。記得先準備好：

• 事件發生年份區間
• 可能涉及的局處（如建設局、都發局）

步驟2：填寫申請書

申請書在官網就能下載，填寫時特別注意：

• 申請項目：勾選「閱覽」「複製」或「兩者」，複製每張收費2元
• 檔案內容：描述越具體越好，例如：

  “109年度臺中市公有市場改建計畫之可行性評估報告（含附件）”

• 使用目的：如”確認土地權益””學術研究”，誠實填寫可提高核准率

常見失誤：有人會寫「研究市政府弊端」，這種帶有調查意味的申請容易被要求補正用途說明。

步驟3：遞交申請

線上申請：透過臺中市民服務平台，上傳申請書和身分證影本
臨櫃辦理：帶正本身分證到臺灣大道三段99號惠中樓3樓
郵寄申請：寄至臺中市西屯區臺灣大道三段99號（法制局檔案科收）

急件小技巧：親送時若承辦人不在，可請收發室註明「最速件」，通常能縮短1-2工作天。

步驟4：等待審核通知

法定處理時間是15天，實務經驗：

• 單純檔案：約7天內收到核准函
• 需跨局處調卷：可能延至20天
• 若收到補正通知，72小時內回覆最能保持審核順序

核准函會註明：

• 可閱覽時段（通常給3個時段選擇）
• 複製檔案張數上限
• 應攜帶的身分證明文件

步驟5：現場閱覽與取件

按約定時間到惠中樓3樓檔案應用室：

1. 出示身分證正本
2. 簽署保密切結書（承諾不擅自公開）
3. 在監看區閱覽檔案
4. 需複製者填繳費單到1樓繳費
5. 領取加蓋局章的複製文件

現場觀察：多數人忽略切結書的法律效力。上個月有位市民拍下檔案上傳社群，不僅被罰錢，未來申請也會被嚴格審查。

四、這些狀況你該知道怎麼應對

情境1：申請被拒絕怎麼辦？

先看准駁理由，若寫「涉及第三人權益」，可嘗試：

• 補交利害關係證明（如地籍謄本）
• 申請部分遮蔽後的版本
• 向法制局提出訴願（30日內）

情境2：急需檔案打官司

向法制局說明訴訟案號與庭期，申請加速處理。曾有位市民附上地方法院開庭通知，5天就取得土地徵收公文。

情境3：檔案內容有錯誤

當場向承辦人反映，填寫「檔案更正請求書」。重要權益檔案（如土地登記）可同時申請書面更正證明。

五、過來人的經驗談

(1) 時間管理術

• 週一早上送件：避開週五累積的案量
• 預約上午閱覽：檔案調閱失誤率較低
• 節日前一周避免申請：人力常支援活動

(2) 省錢小技巧

複製前先問：

• 超過百頁可申請電子檔（省複印費）
• 同一案由多人申請可合併繳費
• 學術研究憑學生證免收前20張費用

(3) 特別服務管道

• 視訊閱覽：身障或65歲以上長者可申請
• 延伸申請：在閱覽時發現新檔案編號，當場填單可併案處理
• 進度查詢：加入法制局LINE官方帳號，輸入案號即查

結語：讓檔案成為你的權益後盾

去年臺中市民申請檔案的前三名類型：土地開發紀錄、法規制定過程、陳情案件處理報告。這些不只是紙張，更是守護權益的武器。下次當你對市政決議有疑問，或需要釐清歷史事實時，別猶豫行使你的檔案申請權。臺中市政府法制局的檔案櫃，其實比想像中更親民。

申請過程中若有任何卡關，記得活用「公務員是你的隊友」這個心法。多數承辦人樂意幫你找到解法，只要你：

• 明確說出需求（而非抱怨）
• 準備好關鍵資訊（時間、地點、案由）
• 遵守現場規定

政府資訊公開的精神，就在這一來一往的申請中真正落實。你的每一次合理申請，都在讓市政運作更透明。