專用電信證照換發全攻略：企業必知的流程與地雷解析
嘿老闆！你的專用電信證照快到期了嗎？
最近好多企業主在問：「阿明啊，我們公司那個專用電信證照要到期了怎麼辦？」講到這個專用電信證照（業界俗稱「專用電信執照」），可是企業用自己電信設備的合法通行證。像是公司用的無線電系統、內部通訊網路或物流車隊的GPS定位系統，通通都要靠這張證照才不會被開罰。今天就來幫大家拆解2024年最新換證流程，NCC（國家通訊傳播委員會）審查眉角一次報你知！
一、什麼是專用電信證照？哪些企業會用到？
專用電信簡單說就是「企業自己搞的通訊系統」，和政府開給大眾用的公眾電信（像中華電信那種）不一樣。常見的有三種：
- 自建網路型：科技廠在廠區拉專用光纖或無線網路
- 專用頻段型：物流車隊用特定頻率的無線電
- 特殊設備型：銀行用的保全通訊系統或醫療機構的遠距設備
重點來了！ 根據《電信管理法》第48條，這種執照有效期只有五年，到期前三個月就得辦換發。要是過期還繼續用，NCC可以直接開罰10萬到100萬，連續罰到你懷疑人生！
二、2024換發新制必看！四大重點變化
最近NCC修了些規定，換證時要特別注意：
▍重點1：文件電子化全面實施
從今年開始，線上填表+電子簽章變成強制選項。以前還能跑櫃檯交紙本，現在除非設備特殊（像軍用等級系統），不然通通得走「NCC專用電信申辦系統」搞定。
▍重點2：資安檢核加嚴
尤其是金融、醫療業者，新規要求附上資安防護計畫書，得寫清楚：
- 怎麼防駭客入侵通訊系統
- 個資保護措施（GDPR等級）
- 設備漏洞修補機制
▍重點3：頻率使用費調整
如果你用的是NCC分配的專用頻段（像150MHz~174MHz這區間），2024年起費用調漲約15%。記得去系統查最新費率，別預算抓錯！
▍重點4：舊證換發期限縮短
原本換發審查要60天，現在壓縮到45工作天。聽起來變快？但相對補件時間也變少，文件有缺就直接退件不囉嗦！
三、換證實戰SOP！八步驟拆解
▍Step 1：確認換證時間點（到期前3~6個月）
- 翻出舊執照看「有效期限」欄位
- 往前推90天是申請起跑日（例：2025/3/31到期→2024/12/31可申請）
- 千萬別拖！ 遇過老闆最後一周才送，結果設備規格書缺頁被退件，直接證照空窗
▍Step 2：盤點必要文件
這塊最常出包！根據NCC最新公告，必備七樣：
| 文件類型 | 準備要領 | 常見退件原因 |
|---|---|---|
| 申請書 | 線上系統自動帶格式 | 負責人未電子簽章 |
| 原執照影本 | 需加蓋公司大小章 | 印模糊或缺角 |
| 設備清單 | 型號/序號/頻率全列出 | 與現場設備不符 |
| 頻率使用證明 | 有租頻段者才要 | 過期未續約 |
| 資安計畫書 | 依行業別模板撰寫 | 未寫防護措施 |
| 公司登記函 | 最近三個月內版本 | 負責人變更未更新 |
| 規格技術文件 | 原廠設備認證文件 | 非NCC認證機型 |
> 實務小技巧：設備清單用Excel做好再貼到系統，避免線上填到一半當機重來。遇過客戶填了三十幾台設備，結果系統跳掉全部重打…
▍Step 3：線上系統操作訣竅
進到NCC專用電信申辦平台（注意！這是唯一官網），關鍵操作：
- 選「執照換發」而非「新申請」（選錯要重來）
- 輸入舊執照編號自動帶資料（格式：專用電信字第XXX號）
- 上傳文件全部轉成PDF/A格式（JPG或Word直接退）
- 用工商憑證做電子簽章（負責人自然人憑證也行）
▍Step 4：繳費注意事項
審查費固定5,000元，但別急著刷！系統會給專屬繳費碼，重點：
- 超商繳只收現金（全家/7-11都行）
- 線上支付限台灣Pay/公股銀行帳戶
- 不收信用卡！ 很多老闆拿卡刷不過才發現
▍Step 5：審查期間必盯三件事
- 上系統查「案件進度」，狀態變「補件」要3天內處理
- NCC可能突襲現場查核（尤其醫療/運輸業）
- 保持聯絡電話暢通（遇過補件通知打公司總機轉不到人）
▍Step 6：領新證兩種方式
- 電子證照：審過後3天內email寄送（具同等效力）
- 紙本證書：要另外勾選申請，需等7工作天+100元工本費
▍Step 7：舊設備處理規範
拿到新證後，舊證要剪角作廢！但注意：
- 設備貼的執照標籤別急著撕（等NCC稽查時確認）
- 淘汰設備要報廢證明（避免被盜用頻率）
▍Step 8：資料歸檔重點
新證別鎖保險箱就忘了！建議掃描存雲端+印三份：
- 公司登記地址貼正本
- 設備機房放影本
- 財務部留影本（報稅抵減用）
四、業界血淚談！五大退件地雷區
▍地雷1：設備規格書過期
案例：某物流公司用十年前的無線電規格書送審，結果NCC回「此型號已禁用」
解法：上NCC認證設備查詢系統確認設備是否在列管名單
▍地雷2：頻段踩到紅線
案例：工廠調度用142.860MHz，卻不知這頻率已劃給救難隊用
解法：查最新「專用電信頻率分配表」，避開民用頻段（144~146MHz是業餘無線電大本營）
▍地雷3：申請書蓋錯章
案例：分公司用總公司大小章申請，被退件
解法：執照登記主體是誰就用誰的章（分公司執照只能用分公司章）
▍地雷4：資安計畫書瞎寫
案例：醫院寫「裝防毒軟體確保安全」被退，要求補具體方案
解法：至少寫明「每季漏洞掃描+雙因子認證+通訊加密傳輸」
▍地雷5：現場查核出包
案例：NCC突檢發現設備貼的標籤號碼和清單不符
解法：換證前先做一次設備盤點，每台拍照存證
五、換證Q&A｜老闆最常問的七件事
Q：過期沒換到會怎樣？
A：直接開罰！第一次10萬起跳，而且會斷訊。曾有物流公司被罰後，車隊調度停擺三天，損失破百萬…
Q：公司改名要怎麼處理？
A：先辦「執照變更」再換發！順序別搞錯，要準備：
- 經濟部變更登記函
- 新舊公司名稱對照表
- 繳變更規費3,000元
Q：設備汰舊換新要重驗嗎？
A：看情況！如果只是同型號換新機（序號不同），備註欄說明即可。但若是換不同廠牌或型號，得重新走「設備審驗」流程（多花15天+2,000元）
Q：能用委外廠商代辦嗎？
A：當然可以！但記得簽授權書（蓋公司大小章），委託書範本在NCC官網有。不過要慎選代辦，遇過黑心業者收錢後文件亂填，害客戶被連續退件三次。
Q：新證還沒下來舊證就到期怎麼辦？
A：只要在到期前送件，可申請「暫時使用核准函」。但注意！核准函只有60天效期，而且要在到期前10天提出申請。
Q：哪些設備可免換證？
A：功率＜1W的無線電（像餐廳點餐機）或純接收設備（如氣象接收器）。但若設備有發射功能，功率再小都要辦！
Q：換證後要主動報備嗎？
A：要！新法規要求拿到新證30天內，得在「專用電信設備管理系統」回報啟用日期。沒報最高罰5萬，別以為換完就沒事了。
六、換證完成後該做什麼？三件關鍵後續
▍任務1：設備標籤更新
新證到手後15天內，要把執照標籤貼到每台設備上（位置要明顯）。NCC稽查最愛看這個，沒貼直接視同無照使用！
▍任務2：頻率干擾自檢
尤其工業區周邊企業，換新設備後建議做：
- 用頻譜分析儀掃周邊訊號
- 記錄每日通訊品質
- 發現干擾立即通報NCC（免付費專線：0800-177-177）
▍任務3：設定換證鬧鐘
在新證「下次換發日期」欄位前加註提醒（手機行事曆+實體月曆雙重保險）。建議設定雙提醒：到期前120天與60天各一次。
結語｜別讓小證照搞垮大生意！
去年就有家知名食品廠，因為電證過期被罰，結果ISO認證被暫停，丟掉外銷訂單… 專用電信證照看似小事，但關係到企業營運命脈。現在就拿出你的執照檢查到期日，照這篇攻略穩穩換證。有任何操作問題，打NCC服務專線（02-3343-7950）比問代辦更準確！
> 最後叮嚀：2024年第四季是換證高峰（很多109年發的照集中到期），要申請趁早避開塞車！