最近在和一些製造業、貿易業的朋友聊天，發現大家對「自由港區」的興趣越來越濃厚。特別是聽到區內有免關稅、貨物自由流通這些好處，眼睛都亮了起來。但當我問：「你們公司是保稅廠嗎？」得到的答案常常是：「不是耶，這樣就不能進去嗎？」或是「聽說非保稅廠也能申請？但該怎麼做？」。確實，自由港區（像是臺北港、臺中港、高雄港等自由貿易港區）並非只有保稅工廠才能進駐，非保稅廠商同樣有機會，關鍵就在於完成「非保稅廠商進駐備查」這道程序。今天就來和大家聊聊，非保稅廠商想進自由港區做生意，這個「備查」究竟是怎麼一回事，又有哪些地方要特別留意。

為什麼自由港區對非保稅廠商有吸引力？

先簡單講講背景。自由貿易港區的核心精神，簡單說就是「境內關外」。在區內，貨物的儲存、加工、重整、包裝，甚至簡單加工，原則上免徵關稅、貨物稅、營業稅、菸酒稅、菸品健康福利捐等等（當然，最終內銷時該繳的還是要繳）。對於需要頻繁進出口原料、半成品或成品的廠商來說，這能大幅降低資金積壓成本，提升物流和生產調度的彈性。

以往大家可能覺得，這只有那些已經取得「保稅工廠」資格的廠商才能享受。但其實不然！依據《自由貿易港區設置管理條例》及相關子法（例如《自由港區事業營運管理辦法》），只要經過管理機關（通常是港區管理處或港務分公司）核准「備查」，非保稅廠商也能在自由港區內承租土地、廠房或辦公空間，從事准許的業務活動（例如：貿易、倉儲、物流、組裝、檢驗、維修等）。這就打開了一扇大門，讓更多類型的中小企業也能利用自由港區的優勢。

什麼是「非保稅廠商進駐備查」？它跟「許可」有什麼不同？

這是核心問題。「備查」和「許可」（或稱核准、登記）在法律程序上的意義是不同的：

1. 「許可」： 像是申請設立「自由港區事業」（也就是主要營運者），這需要主管機關（交通部）的正式「核准」，程序較嚴謹，審查標準也較高，涉及公司設立或營運登記事項的重大變更。
2. 「備查」： 相對於許可，「備查」的程序通常較為簡便。它指的是將既成事實或已符合法定要件的事項，向主管機關陳報，使其知悉並存檔備查的一種程序。主管機關收到備查文件後，原則上進行形式審查（確認文件是否齊備、符合法定格式），只要文件齊全、內容符合法規要求，管理機關通常就會予以備查，不會進行實質營運計畫的深度審核（但仍有監督管理權）。重點在於「告知」與「資料存查」。

所以，「非保稅廠商進駐備查」指的就是：非保稅廠商，在向自由港區管理機關（或委託的營運機構）承租區內土地、廠房或辦公室作為營業或作業場所時，必須依據《自由貿易港區設置管理條例》及管理機關的規定，提交相關文件，向管理機關辦理「備查」的程序。完成備查後，該廠商才能在租用的空間內進行營運活動。

簡單說，這是進駐自由港區「入場券」之一，證明管理機關已經知道你要進來做什麼，且初步檢視你準備的文件符合基本要求。

哪些非保稅廠商需要辦理進駐備查？

只要你的公司不是保稅工廠（沒有向海關登記為保稅工廠），但打算進駐自由港區範圍內承租空間營運，無論你是：

• 製造業（在區內進行加工、組裝）
• 物流業（倉儲、配送）
• 貿易商（從事國際貿易）
• 維修檢測服務業
• 或其他經管理機關核准在區內從事的行業。

只要營運行為符合自由港區的規範，都必須在與管理機關（或營運機構）簽訂租賃契約後、正式開始營運前，完成這項備查程序。這點千萬不能忽略，否則後續在貨物通關、帳冊管理上會遇到大麻煩，甚至可能被視為違規營運。

申請備查，該準備哪些文件？（實務重點）

備查雖然是形式審查為主，但文件準備是否齊全、內容是否正確，直接影響到能否順利通過。以下是常見且核心的必備文件清單，務必仔細核對：

1. 進駐備查申請書：

   • 這是主文件。通常由自由港區管理機關（如臺灣港務股份有限公司各分公司港務處）提供制式表格。記得一定要用最新的版本，格式常有微調。
   • 內容要填寫清楚：公司名稱、統一編號、負責人、聯絡方式、進駐的港區名稱、承租的標的（如：XX港區第XX號倉庫、XX棟XX樓辦公室）、預計營業項目（要符合自由港區允許的範圍）、預計進駐日期等。
   • 負責人簽名蓋公司大小章是基本要求，別忘了。

2. 公司登記證明文件：

   • 公司登記核准函及最新的公司變更登記表（或稱公司登記事項卡）影本。證明公司是合法設立存續的。
   • 文件影本需加蓋公司及負責人印章，並註明「與正本相符」。

3. 商業登記證明文件（如果適用）：

   • 若公司有辦理商業登記（如獨資、合夥），需提供最新的商業登記核准函及登記表影本。同樣需蓋章註明「與正本相符」。

4. 承租契約書影本：

   • 與自由港區管理機關（如臺灣港務公司）或其委託的營運機構簽訂的土地、廠房或辦公室租賃契約書影本。這是證明你確實在區內有營運據點的關鍵文件。
   • 影本同樣需蓋公司及負責人章，註明「與正本相符」。

5. 負責人身分證明文件影本：

   • 公司負責人的國民身分證正反面影本。外國人則提供護照或居留證影本。
   • 影本需加蓋負責人私章。

6. 切結書：

   • 這份文件非常重要！通常是管理機關提供的制式切結書，要求廠商切結以下事項：
     • 所營事業符合自由港區允許的範圍。
     • 承諾遵守《自由貿易港區設置管理條例》及相關子法（如關務法規、港區管理規章等）。
     • 承諾配合管理機關及海關的查核。
     • 承諾建立符合規定的帳冊、表報及紀錄。
     • 承諾如有違規，願接受處分並負法律責任。
     • 承諾於營運前取得其他必要之證照或許可（如工廠登記、特定行業許可等）。
   • 負責人需親自簽名並蓋公司大小章。

7. 其他管理機關指定文件（視個案要求）：

   • 例如：營運計畫書（雖然備查不深度審營運計畫，但管理機關可能要求簡要說明業務內容）。
   • 工廠登記證影本（如果在區內有製造加工行為且達到工廠登記標準）。
   • 使用共同設施（如倉儲、碼頭裝卸）的同意文件或申請表。
   • 最近一期營業稅繳款書或401報表（證明營業狀況）。
   • 委託書：如果不是負責人親自送件，而是由員工或代理人辦理，需出具公司正式委託書，載明受託人姓名、身分證字號、委託事項，並由負責人簽章，受託人也要帶身分證正本供查驗。

文件準備小提醒

• 影本清晰： 所有文件影本務必清晰可辨識，尤其是統一編號、公司名稱、負責人姓名、地址等關鍵資訊。
• 用印正確： 「公司及負責人印章」通常指「公司大小章」（公司章+負責人私章）。蓋印要清晰、端正，避免模糊或蓋到重要文字上。切結書、申請書、委託書等需簽名處，負責人務必親簽。
• 註明相符： 所有證明文件的影本，都需蓋上「公司及負責人印章」，並在文件空白處註明「此影本與正本相符」字樣。
• 文件效期： 公司登記、商業登記等文件，盡量提供最近一個月內申請的「現況」證明，避免提供過於老舊的版本。
• 先問清楚： 各自由港區管理機關（如基隆港、臺北港、臺中港、高雄港等）的港務處，可能有些微不同的要求或額外的表單。強烈建議在正式送件前，先打電話或親自到該港區的管理機關（港務處）詢問清楚最新的備查文件清單與注意事項。官網有時資訊更新沒那麼即時。

備查申請流程怎麼走？

備查流程相對公司設立或自由港區事業申請來說，算是比較單純的：

1. 前置作業：洽詢與承租

   • 先與目標進駐的自由港區管理機關（如臺灣港務公司各港分公司）聯繫，了解區內可承租的空間（土地、廠房、辦公室）狀況、租金、管理規章等。
   • 選定地點，完成租賃契約的簽訂。這是啟動備查的前提。

2. 文件準備： 根據前述清單，仔細準備所有備查所需文件。反覆檢查用印、簽名、註明相符是否都完成。

3. 遞交申請：

   • 將準備好的全套文件，親自送達或郵寄至該自由港區的管理機關（通常是港務處的業務承辦單位）。例如：進駐高雄自由貿易港區，就送件到「臺灣港務股份有限公司高雄港務分公司自由貿易港區營運處」。
   • 建議親自送件，若有缺漏或文件問題，承辦人員可以當場告知，省去郵寄往返的時間。記得帶受託人的身分證正本（如果是委託辦理）。

4. 機關審查（形式審查）：

   • 承辦人員收到文件後，會進行形式審查，主要看：
     • 申請書是否填寫完整、正確。
     • 必備文件是否齊全。
     • 文件用印、簽名是否符合要求（公司大小章、負責人簽名）。
     • 影本是否有註明「與正本相符」。
     • 承租契約是否有效。
     • 切結書內容是否填寫完整、簽章無誤。
   • 這個階段通常不會深入審查公司的財務狀況或營運計畫的可行性。

5. 補正（如果需要）：

   • 如果文件有缺漏、錯誤或不符合格式要求，承辦人員會通知申請人（公司）在限期內補正。補正時間要留意，避免逾期。

6. 核發備查函：

   • 當文件齊備且符合規定後，管理機關就會核發一份「非保稅廠商進駐備查函」或類似名稱的核准公文給申請公司。
   • 這份文件非常重要！務必妥善保管，這是你在自由港區內合法營運的基礎證明之一，後續向海關辦理帳號申請、貨物通關、接受查核時都可能需要出示。

拿到備查函就沒事了嗎？後續營運的責任與管理

完成備查只是取得入場券，真正的挑戰在於後續的營運管理。自由港區是高度監管的區域，非保稅廠商進駐後，必須嚴格遵守相關法規：

• 嚴守營業範圍： 只能在備查時申報、且符合自由港區規定的營業項目內營運。如果想新增或變更營業項目，必須再向管理機關申請變更備查，不能擅自為之。
• 遵守關務法規： 這是重中之重！貨物進出自由港區，無論是從國外進口、出口，還是與國內課稅區之間的移動，都涉及複雜的通關程序（如：按月彙報、自主管理、帳冊管理）。必須嚴格遵守《關稅法》、《自由貿易港區貨物通關管理辦法》等海關規定。即使是非保稅廠商，在區內處理的貨物也享有免稅等優惠，但管理不當（如：貨物短少、未經申報移出）就可能被追稅甚至處罰。
• 帳冊記錄義務： 必須建立並妥善保存與進出自由港區貨物相關的完整帳冊、表報、電子資料及相關憑證（如訂單、發票、裝箱單、提單）。海關和管理機關有權隨時查核。帳務混亂是常見的違規原因。
• 配合查核： 管理機關（港務處）和海關會不定期派員到廠商在區內的營業場所進行檢查或查核帳冊。廠商有義務配合，提供必要資料和說明，不得拒絕、規避或妨礙。
• 遵守港區管理規章： 包括公共安全、環境衛生、消防、交通、門禁管制等各項港區內的管理規定。例如用電安全、危險物品管理都要符合標準。
• 稅務申報： 在區內的勞務收入或最終內銷的貨物，該繳的營業稅、營所稅等，仍需依法申報繳納。
• 切結事項落實： 當初簽的切結書不是簽好看的，裡面的承諾事項（如遵守法規、配合查核等）都要確實做到。

實務上常遇到的「雷區」與提醒

根據一些經驗和常見的稽核缺失，非保稅廠商在進駐備查和後續營運上，特別容易踩到以下幾個「雷」：

1. 輕忽「備查」程序： 以為租到場地就可以直接開工營運，忘了或拖延辦理備查。這是明顯的違規，被抓到會被要求補辦甚至處分。
2. 文件缺漏或用印錯誤： 最常見的就是影本沒蓋「與正本相符」章、負責人忘記在申請書或切結書上簽名、委託書格式不符或沒帶代理人證件正本。這些看似小細節，都會讓申請被退件，拖延進駐時程。
3. 營業項目「踩線」： 備查時申報A業務，實際營運卻做了B業務，而B業務可能不在自由港區允許範圍內，或未經備查核准。這風險很高。
4. 帳務管理混亂： 進出貨記錄不清、憑證不齊全、帳冊格式不符合海關要求。這會讓海關查核時非常頭痛，也容易被認定管理不善，增加被查驗或處罰的機率。建議投資一套符合自由港區需求的進銷存或倉儲管理系統。
5. 誤解免稅範圍： 以為在區內「所有」活動都免稅。事實上，免稅優惠主要針對「貨物」的進出口稅捐，在區內提供的「勞務」收入（如倉租、加工費），以及支付給國內員工的薪資、在區內消費的水電費等，原則上還是要課徵相關稅捐（如營業稅、營所稅）。內銷出區時，該繳的稅一樣跑不掉。
6. 忽略變更備查： 公司地址變更（非指港區內地址）、負責人變更、營業項目增減、甚至是公司名稱變更，只要涉及當初備查的登記事項有異動，記得要主動向管理機關辦理「變更備查」！不是只有公司登記變更就好。
7. 與保稅工廠或自由港區事業混淆責任： 非保稅廠商是獨立的法律責任主體，要為自己進出區的貨物和行為負責。不要以為承租在區內，責任就全丟給房東（管理機關）或區內其他保稅廠商。

尋求專業協助：必要時的選擇

自由港區的關務、稅務及管理法規確實比較複雜。特別是對於首次進駐、規模較小或沒有專門法務/關務人員的公司，在以下情況，強烈建議考慮尋求專業協助：

• 備查文件準備卡關： 不確定文件是否齊備、切結書內容看不懂、申請書填寫有疑慮。
• 對後續帳冊管理、通關程序毫無頭緒： 擔心無法符合海關要求。
• 規劃營運模式時： 不確定自己的業務在自由港區內是否完全合規，或想了解如何最大化利用港區優勢（同時符合法規）。
• 遇到海關或管理機關查核： 需要專業人士協助解釋或提供資料。
• 發生異常狀況： 如貨物盤點短少、被海關質疑申報不實等。

可以尋找熟悉關務法規、自由貿易港區實務、公司設立變更的記帳士、會計師事務所或專業顧問公司。他們的經驗能幫你避開很多冤枉路和潛在罰款。投資一點專業服務費，可能遠比後續補稅加罰鍰來得划算。

總結：備查是起點，合規是永續的關鍵

對於非保稅廠商而言，進駐自由港區確實能帶來通關便捷、稅負遞延等競爭優勢，開啟更多國際貿易與物流的契機。而「非保稅廠商進駐備查」就是這趟旅程不可或缺的「通行證申請」步驟。

關鍵在於：不要輕視這個「備查」程序，它雖然不是最高強度的行政許可，但卻是法定的義務與合法營運的基礎。仔細準備文件、留意用印簽名的細節、確實了解切結的內容，是順利取得備查函的不二法門。更重要的是，拿到備查函只是開始，後續嚴守港區法規、特別是關務與帳冊管理的要求，才是企業能否在自由港區內穩定、長久經營的核心。

進駐前，務必花時間了解相關遊戲規則（法規），評估自身的管理能力是否能負荷。如果自由港區的優勢對你公司業務發展確實有幫助，那麼，按部就班完成備查，並建立完善的內部管理機制，絕對是值得的投資。預祝各位進駐順利，生意興隆！