新成立事業單位或首次僱用員工，勞保與職災險投保實務解析

當你在臺灣開始經營事業，只要僱用一名員工，就踏入了勞工相關社會保險的適用範圍。這裡談的，主要是「勞工保險」（包含普通事故保險與就業保險）以及「勞工職業災害保險及保護法」下的職業災害保險。這兩大保險體系，是保障勞工權益的基石，也是雇主必須履行的法定責任。許多初次當老闆的人，對於如何著手辦理這些保險的新投保手續，常感到陌生甚至有些困擾。本文旨在釐清相關規定與實務操作流程。

勞保、就保、職災險：基本認識與差異

• 勞工保險 (勞保)： 這是一個綜合性的社會保險，包含「普通事故保險」（生育、傷病、失能、老年、死亡給付）和「職業災害保險」（職災相關的醫療、傷病、失能、死亡給付）。適用於年滿15歲以上，65歲以下，受僱於僱用5人以上公司的勞工（部分行業別強制投保門檻為1人）。值得注意的是，就業保險是勞保條例中的一個重要分支，但實務上常被併入勞保一併辦理。
• 就業保險 (就保)： 這是勞工保險條例中的獨立一章，主要提供非自願離職勞工失業給付、提早就業獎助津貼、職業訓練生活津貼、育嬰留職停薪津貼等保障。只要是年滿15歲以上，65歲以下，受僱的本國籍勞工，不論公司大小（即使只有1名員工），都屬於強制投保對象。外籍配偶、大陸港澳地區配偶依法取得工作許可者也可投保。
• 勞工職業災害保險 (職災險)： 自《勞工職業災害保險及保護法》施行後，職災保險已從勞保中獨立出來，成為一項全體受僱勞工都強制納保的保險。無論公司規模大小（1人公司即適用）、勞工年齡（不限15-65歲）、身份別（包含本國籍、外籍移工、部分工時人員、工讀生、臨時工、執行業務人員等），只要受僱領薪，雇主就必須為其投保職災險。保障範圍聚焦於勞工因執行職務所致傷病、失能或死亡時的醫療與現金給付。

簡單總結三者關係與強制性：

1. 職災險： 強制性最高，只要僱用員工（1人以上）就必須保。
2. 就業保險： 強制性次之，僱用本國籍勞工（1人以上）就必須保（外籍移工不適用就保）。
3. 勞保 (普通事故)： 僱用員工達5人以上（特定行業1人以上）的事業單位強制成立投保單位。未滿5人的單位，員工可自願參加普通事故保險，但雇主仍必須為其投保職災險與就保（本國籍）。

對於「新投保案件」的雇主而言，核心重點是：當你首次僱用員工（即使是1位員工），你必須立即為該員工辦理「就業保險」和「職業災害保險」的投保手續。 如果員工人數達到強制參加勞保普通事故保險的門檻（一般為5人），也必須同時辦理勞保的投保。

成為投保單位的第一步：設立登記

在你開始為員工加保前，你的公司或行號必須先向勞工保險局（勞保局）登記成為「投保單位」。這是辦理任何加退保、申報薪資調整等業務的基礎。

申請資格與時限

• 當你的事業單位首次僱用勞工（領取薪資者），並且該勞工符合上述強制投保條件（職災險或就保）時。
• 應辦日期： 公司、行號應於「成立之日起」或「開始僱用員工之日起」5日內，備齊文件申請成立投保單位。這點非常重要，延誤申請可能導致罰鍰。

需備文件清單（實務上常見組合）

1. 基本必備文件：
   • 投保申請書： 勞保局制定的專用表格（可至勞保局網站下載）。
   • 負責人身分證正、反面影本： 需清晰可辨識。
   • 「雇主」與「勞工」的關係證明文件： 這是關鍵。
     • 公司組織： 最新核准的「公司登記證明文件」或「商業登記證明文件」影本（需有主管機關核準章）。經濟部商業司商工登記公示資料查詢服務的列印資料亦可。
     • 非公司組織（如補習班、私立幼兒園、事務所等）： 主管機關核准設立（立案）或稅籍登記等相關證明文件影本。
     • 無一定雇主或自營作業者參加職業工會： 此情況非本文討論之雇主新投保範圍。
2. 附加文件（視情況可能需要）：
   • 印章登記卡： 填寫單位大小章（公司章及負責人章）印模。
   • 金融機構帳戶資料： 提供未來扣繳保險費的帳戶資訊（存摺封面影本），建議一併提供，方便後續作業。
   • 委託書： 若非負責人親自辦理，需提供委託書及受託人身分證正反面影本。

申請管道多元，便利性高

1. 臨櫃辦理：
   • 地點：勞工保險局各地辦事處。
   • 優點：有專人可立即解答疑問，文件若有缺漏可馬上補正。
   • 缺點：需花費交通與等候時間。
2. 郵寄辦理：
   • 將備齊的文件掛號郵寄至勞工保險局（地址：100232 臺北市中正區羅斯福路1段4號）或所屬轄區辦事處。
   • 優點：不受時間地點限制。
   • 缺點：文件往返耗時，若有缺漏補正時間更長，需自行確認送達狀態。
3. 網路線上申請 (最推薦)：
   • 利用「勞保局e化服務系統」。
   • 步驟：
     • 雇主需先申請「工商憑證」或「組織及團體憑證」。
     • 使用憑證登入勞保局e化服務系統。
     • 選擇「投保單位網路申報及查詢作業」 > 「單位憑證及負責人憑證申請」或「單位設立（變更）登記申報」。
     • 依系統指示輸入相關資料，並上傳所需證明文件電子檔。
   • 優點： 24小時可辦理，省時省力，系統會引導填寫，減少錯誤，狀態追蹤方便。
   • 缺點： 需事先備妥憑證與掃描文件。

網路申辦已成為主流，強烈建議新事業單位優先採用此方式。

申請成立投保單位後的重要步驟：首次加保員工

成功登記成為投保單位，取得「保險證號」後，下一步就是為你僱用的第一位（或首批）員工辦理「加保」手續。這是保障勞工權益的起點。

加保申報的關鍵點

1. 申報時限： 員工到職當日就必須申報加保。絕對不能拖延，實務上常有雇主誤以為試用期過後才需投保，這是錯誤觀念，可能導致勞工權益受損及雇主受罰。
2. 需備資料：
   • 填寫「勞工保險、就業保險、勞工職業災害保險 投保申請書」（同一份表格涵蓋三項）。
   • 員工的身分證正反面影本（或有效居留證影本，如外籍移工）。
   • 清楚填寫員工的到職日期、投保薪資等級。
3. 投保薪資的認定：
   • 投保薪資是計算保險費的基礎，也關係到勞工未來請領給付的金額。
   • 應以員工的「月薪資總額」為準（包含本薪、固定津貼、經常性給予的獎金等）。
   • 需對照勞保局公布的「勞工保險投保薪資分級表」及「勞工職業災害保險投保薪資分級表」（兩者分級可能略有不同，需分別查找），找到對應的等級金額申報。不得低報。
   • 新進員工若到職薪資不確定（如按日計酬、按件計酬），可先按契約約定薪資或同工作等級員工薪資申報，但最遲須於到職後15日內確定申報。
4. 申報管道： 與成立投保單位相同，可透過臨櫃、郵寄或最便利的「勞保局e化服務系統」線上申報。線上申報加保，效率最高。

就業保險與職業災害保險新投保的核心要點

針對首次僱用員工的雇主，再次強調這兩項保險的強制性與辦理重點：

就業保險 (就保)

• 對象： 年滿15歲以上，65歲以下，本國籍受僱勞工。外籍移工、留學生等不適用。
• 強制性： 僱用1名以上本國籍勞工即強制投保。
• 保費： 由雇主負擔70%，勞工負擔20%，政府補助10%。費率目前為1%。
• 辦理： 隨勞保（普通事故保險）或職災險一併辦理加保時，在申請書上勾選「就業保險」即可。若單位未達強制勞保標準（未滿5人），單獨為員工加就保和職災險時，同樣使用同一份表格申報。

勞工職業災害保險 (職災險)

• 對象： 所有受僱勞工，不論國籍、年齡（無15-65歲限制）、身分別（正職、兼職、工讀生、臨時工、外籍移工等）、公司大小（1人公司即適用）。
• 強制性： 僱用1名以上員工即強制投保。 是雇主最基本的法定責任。
• 保費： 全額由雇主負擔。費率依據行業別有不同的「行業別災害費率」，再加上「上、下班災害費率」（目前為0.07%）。可在勞保局網站查詢「勞工職業災害保險行業別費率表」。
• 辦理： 成立投保單位後，為員工加保時必須包含職災險。表格已整合。
• 保障範圍擴大： 新法下，職災險的保障範圍更明確廣泛，涵蓋治療期間必需的醫療、無法工作期間的薪資補償、失能與死亡給付等。

線上申辦：e化系統操作實務指南

對於現代企業，尤其新創或中小企業，善用「勞保局e化服務系統」是提升效率、減少錯誤的不二法門。以下是針對新投保單位線上操作的關鍵步驟：

1. 事前準備：
   • 取得數位憑證： 公司/行號需有「工商憑證」或「組織及團體憑證」。負責人個人可申請「自然人憑證」或使用「健保卡+註冊密碼」（但單位設立登記強烈建議用單位憑證）。
   • 備妥掃描檔： 公司登記/商業登記證明、負責人身分證正反面、員工身分證正反面（或居留證）、銀行帳戶存摺封面等。
2. 登入系統： 進入勞保局全球資訊網，點選「線上申辦」> 「e化服務系統」> 「投保單位網路申報及查詢作業」，插入單位憑證IC卡並輸入PIN碼登入。
3. 單位設立登記：
   • 選擇「單位設立（變更）登記申報」。
   • 依序填寫單位基本資料（統一編號、名稱、地址、負責人資料等）。
   • 上傳必備證明文件電子檔。
   • 填寫扣繳保險費的金融機構帳號。
   • 確認資料無誤後，進行電子簽章送件。
4. 首次加保員工：
   • 單位設立核准後（系統可查狀態），登入系統。
   • 選擇「保險費管理」> 「勞保、勞職保、就保 一人申報作業」或「多人申報作業」。
   • 輸入員工基本資料（姓名、身分證號、出生日期、到職日期）。
   • 選擇投保薪資等級： 分別選擇「勞保（普通事故）投保薪資」等級（如適用）、「勞職保投保薪資」等級（必選）、勾選「參加就業保險」（本國籍必勾）。
   • 確認資料無誤後，進行電子簽章送件。
5. 狀態查詢與列印： 送件後可隨時登入系統查詢申辦進度。核准後，可線上列印「保險證號核定函」及「加保申報表核定函」，無需等待紙本郵寄。

線上申辦的好處在於即時性與準確性，系統會進行基本檢核，減少人為疏失，且申報紀錄明確可查。

新投保單位常見的錯誤與注意事項

初次辦理，難免有些疏漏。以下整理常見問題，幫助你避開陷阱：

1. 延誤申報：
   • 成立投保單位延誤： 超過成立/僱用員工日起5日。
   • 員工加保延誤： 未在員工到職當日申報加保。
   • 後果： 勞保局可依規定處以罰鍰（金額為應負擔保險費的4倍，且可連續處罰）。更嚴重的是，若員工在未加保期間發生保險事故（如職災、非自願離職），雇主需自行負擔所有法定補償責任，金額往往遠高於保險費。這是最大的風險。
2. 投保薪資以多報少：
   • 為了節省保費，故意低報員工薪資。
   • 後果： 經查獲，除需補繳短繳的保險費外，也會被處以罰鍰（短報保險費的4倍）。員工未來請領給付的權益也會受損（給付金額變少），可能衍生勞資爭議。
3. 未替符合資格的員工投保：
   • 誤以為試用期員工、工讀生、臨時工、部分工時人員、高齡員工（超過65歲）或外籍移工不需投保職災險與就保（本國籍）。
   • 事實： 如前所述，職災險涵蓋所有受僱領薪者；就保涵蓋所有15-65歲本國籍受僱者。試用期員工、兼職人員、高齡勞工（職災險仍強制）、外籍移工（職災險強制，就保不適用）都需依法投保。
4. 混淆勞保、就保、職災險的適用範圍與強制性： 特別是未滿5人的事業單位，常誤以為什麼都不用保，而忽略了職災險與就保（本國籍）是絕對強制的。
5. 加退保日期填寫錯誤：
   • 加保日期晚於實際到職日。
   • 退保日期早於實際離職日（如填離職當日而非次日）。
   • 後果： 造成保險效力中斷或銜接錯誤，影響勞工權益，也可能導致保費計算錯誤。
6. 未即時申報薪資調整：
   • 員工調薪後，未在次月底前申報調整投保薪資。
   • 後果： 與低報薪資類似，需補繳差額保險費及可能受罰。員工給付權益受損。

實用資訊與資源

• 勞工保險局官方網站： 最權威的資訊來源。提供各類申請書表下載、法規查詢、費率表、分級表、線上試算、常見問答等。
• 諮詢電話：
  • 勞保局總局：(02) 2396-1266
  • 各地辦事處電話可在網站查詢。
• 勞保局e化服務系統： 線上申辦、查詢、繳費的入口。
• 行業別費率查詢： 在勞保局網站搜尋「勞工職業災害保險行業別費率表」。
• 投保薪資分級表查詢： 在勞保局網站搜尋「勞工保險投保薪資分級表」及「勞工職業災害保險投保薪資分級表」。
• 定期檢視： 每月檢查勞保局寄發的「保險費繳款單」，確認投保人數與薪資級距是否正確。

結語：合規是保障也是責任

為員工申辦就業保險與職業災害保險的新投保，絕非只是繁瑣的行政程序。它是雇主落實企業社會責任、保障勞工工作安全與經濟生活穩定的具體表現，更是遵守勞動法令、避免重大法律與財務風險的必要作為。初次辦理看似複雜，但只要掌握「強制性原則」（僱人就要保職災險與就保）、「即時申報原則」（5日內設單位、到職日加保）、「據實申報原則」（正確薪資、正確身分），並善用政府提供的線上申辦工具，就能順利完成這項重要的任務。

理解這些保險的內涵與價值，能幫助雇主更重視工作環境的安全與員工的福祉。合規投保，不僅是對員工的保障，更是企業永續經營的穩固基石。當勞工知道自己的權益受到完善保障，工作安全感提升，對企業的向心力與生產力也將隨之增強。這是一項值得用心投入的投資。