當您計劃帶著學生、社區團體或企業夥伴參訪圖書館時，是否曾因不熟悉申請流程而手忙腳亂？公立圖書館的團體導覽服務其實是臺灣各縣市重要的文化資源，但許多帶隊者常因忽略細節而影響參訪品質。這篇整理將帶您實際走過預約流程，避開常見的地雷區。

為什麼需要事先預約導覽？

走進圖書館隨興參觀當然沒問題，但團體導覽能帶來截然不同的體驗。專人解說不僅能揭開館藏特色與空間設計的巧思，更能根據團體屬性客製內容。例如帶小學生參訪時，館員會特別演示兒童區互動設施；企業團體則可能對期刊資料庫檢索更有興趣。

臺北市立圖書館的資深館員陳小姐分享：「曾遇過30人團體臨時到訪，當天人力真的無法負荷。既無法提供完善服務，也影響其他讀者權益。」這正是多數圖書館要求團體至少兩週前預約的主因。

申請前的關鍵準備

▍確認基本資格

各館對「團體」定義略有差異，通常需滿足：

• 人數下限：多數要求15人以上（少於此數可併入一般導覽時段）
• 年齡限制：兒童團體需達小學以上，幼童需提高陪同比例
• 特殊身份：學校機關優先，企業或社區團體需附證明文件

▍選擇合適時段

避開這些高衝突時段成功率更高：

• 學期開始後兩週（學校團體申請高峰）
• 週末兒童說故事時間（人力緊繃）
• 考季前夕（自修區需求暴增）

臺中市圖書館員建議：「週二到週四上午是黃金時段，館內人流較少，館員更能專心帶領解說。」

逐步拆解申請流程

第一步：檢視管道選擇

多數縣市圖書館提供三種申請方式：

1. 線上系統（最推薦）

   • 各館官網的「活動報名」專區
   • 需先註冊會員帳號
   • 即時顯示可預約時段，3工作天內電郵確認

2. 現場填表

   • 總服務台索取團體導覽申請書
   • 需檢附負責人身分證影本
   • 適合不熟悉數位操作的年長帶隊者

3. 郵寄辦理

   • 需自行下載申請表
   • 附回郵信封供寄發核准通知
   • 處理時程較長（約5-7工作天）

第二步：填寫申請書眉角

無論採用哪種管道，這些欄位最常出錯：

欄位名稱	常見錯誤	正確範例
參訪目的	僅填「參觀」	配合生命教育課程認識圖書分類
特殊需求	空白未填	需無障礙動線／英文導覽
成員組成	只寫人數	國小五年級30人+教師3名

新北市圖書館服務組長提醒：「註明具體參訪目的，館員才能準備合適的體驗活動。曾有位老師寫『認識圖書館』，到館後才說要教學生寫讀書報告，臨時調整就很吃力。」

第三步：文件檢核清單

根據團體性質需加附文件：

• 學校團體：公文或申請表加蓋校戳
• 企業機構：公司登記證明影本
• 社區組織：立案證明文件
• 外籍團體：護照影本及翻譯需求說明

預約成功後的準備工作

收到核准通知只是開始，這些動作能讓參訪品質升級：

▍行前教育不可少

帶小學生參訪前，教師可先播放[國資頻道]的圖書館禮儀動畫；企業團體則可發送館藏查詢教學簡報。高雄市圖書館員觀察：「有做行前教育的團體，參訪時提問深度明顯不同。」

▍空間配置預習

多數圖書館官網提供「空間導覽」頁面，包含：

• 樓層服務平面圖
• 無障礙設施位置
• 團體入口與巴士停靠點

▍分工安排建議

將團體分為3-5人小組並指定組長，便於：

1. 快速分發導覽耳機
2. 體驗活動時的任務分配
3. 緊急狀況時的聯繫管理

導覽當天的實地提醒

準時哲學

請嚴格遵守「提前15分鐘抵達」原則。臺南市圖書館員無奈表示：「最怕團體遲到還要求延後結束，後面時段的團體都在門口等了。」若遇交通突發狀況，務必立即電話告知。

空間使用默契

這些細節最容易被忽略卻最重要：

• 背包集中放置指定區（非隨處堆放走道）
• 水壺只能放在休息區飲用
• 手機靜音模式（如需錄影先徵得館員同意）

互動禮儀

導覽時遇到這些情況該如何處理？

• 低年級學童興奮尖叫 → 帶隊者以手勢引導而非斥責
• 成員不斷插話提問 → 館員通常會留QA時段
• 發現珍貴館藏想細看 → 先記錄位置，自由活動時再回訪

特殊狀況應變指南

臨時行程變更

出發前48小時發現人數增減或需取消，請立即：

1. 線上系統：登入會員點選「異動申請」
2. 電話通知：告知原預約編號及變動細節
3. 文件更新：重新上傳成員名單

現場突發事件

• 成員身體不適：通知服務台啟動急救程序
• 設備操作失誤：立即停止動作並通知館員
• 孩童走失：至最近服務台通報（穿戴辨識手環有助協尋）

雨天備案

多數圖書館提供雨天方案調整：

graph LR
A[戶外導覽行程] -->|遇大雨| B(轉室內館藏解說)
A --> C(增設多媒體互動體驗)
A --> D(延長主題書展導讀)

參訪後的延伸資源

別讓導覽體驗結束在離開圖書館那刻！這些後續服務很實用：

線上資源延伸

• 數位館藏帳號：憑申請編號開通3個月權限
• 主題書單下載：館員依參訪主題整理的延伸閱讀
• 線上問卷：提供建議可獲下次預約優先權

特殊需求申請

若當天來不及體驗的服務，可後補申請：

• 視障者點字書製作體驗（需預約專用設備）
• 古籍修復室參觀（每月限額開放）
• 作家手稿特藏導讀（限高中以上團體）

常見問題與實務解答

Q：幼兒園團體完全不能申請嗎？
A：部分圖書館設有「幼兒閱讀體驗專場」，但要求1:5的師生比，且限週三上午時段。建議直接電詢分館承辦人。

Q：預約時段額滿怎麼辦？
A：可嘗試這些替代方案：

1. 登記候補（常有人取消）
2. 改約非熱門分館
3. 申請自助導覽包（含任務卡與導覽機）

Q：企業參訪需要付費嗎？
A：公立圖書館基本導覽免費，但若需以下服務可能收費：

• 專題簡報場地費
• 客製化文獻檢索
• 閉館時段導覽

讓導覽價值最大化的秘訣

客製化溝通技巧

與承辦館員溝通時，提供這些資訊將獲得加值服務：

• 成員背景：學生年級/企業部門屬性
• 學習目標：想加強資訊判讀能力？或認識地方文獻？
• 特別興趣：有成員研究鐵道史？或關注性平議題？

參訪紀錄活用

導覽結束後，建議帶隊者：

1. 三日內整理成員回饋（館員最重視實用建議）
2. 結合館方提供的素材設計延伸活動
3. 將優質參訪經驗分享給其他團體參考

臺東縣圖書館長分享：「曾有偏鄉教師帶學生參訪後，將學習單設計投稿給我們，後來變成常態性教材。這種互動讓資源真正流動起來。」

各縣市特色服務一覽

不同圖書館因應在地需求，發展出獨特導覽模式：

縣市	特色服務	適合團體類型
臺北市	智慧圖書館科技體驗	企業／大專院校
桃園市	新住民多語導覽	社區協會／語言學校
臺中市	藝術典藏庫房參觀	高中以上學術團體
高雄市	港區文史主題走讀	長青學苑／文史工作室
宜蘭縣	農事主題館藏導讀	農會／食農教育團體

當您握著核准通知單帶團走向圖書館大門時，請記得這不只是場行程，更是開啟知識對話的契機。完善的預約準備能讓館員更專注於傳遞知識的熱情，而成員投入的互動也將成為圖書館持續優化服務的養分。下次規劃團體參訪時，不妨早兩週啟動申請流程，您會發現公立圖書館遠比想像中更具彈性與活力。