地政士事務所實戰筆記：登記助理員備查申請的關鍵眉角
身為在臺北市執業十五年的地政士，每當事務所新增人力時，登記助理員備查申請就是首要任務。這個程序看似簡單，卻是許多同業最容易忽略細節的環節。今天就用事務所實際案例，分享操作過程中的實戰經驗。
為什麼需要辦理備查申請？
根據《地政士法》第 12 條規定，事務所聘僱助理人員處理登記相關業務時，必須在十五日內向主管機關申請備查。這不僅是法律要求，更牽涉到三個實務層面：
- 法律責任歸屬：明確界定助理員可執行的業務範圍
- 文件效力確認：經備查的助理員才能代為用印或遞件
- 事務所管理機制：建立人員職掌的書面紀錄
去年中正區就有事務所因未辦理備查，導致客戶的抵押權設定文件被退件，延誤了三天才完成補正。這類行政疏失完全能避免。
申請前的準備工作
人員資格確認
登記助理員不需專業證照，但須符合基本條件：
- 年滿 20 歲具行為能力
- 無《地政士法》第 6 條規定的消極資格（如曾受撤銷證照處分）
- 高中職以上學歷（實務上多數事務所要求商科背景）
我們事務所在面試時會特別注意應徵者對土地登記規則的熟悉度。曾有位助理員因不熟悉繼承登記的檢附文件要求，導致連續三件補正，這在備查申請時雖不影響資格，卻是後續訓練的重點。
文件清單整備
需準備一式兩份的紙本文件：
- 備查申請書（各縣市格式略有差異）
- 助理員身分證正反面影本
- 學歷證明影本
- 勞保投保證明（證明僱傭關係）
- 地政士開業執照影本
- 事務所用印委任書（由負責地政士簽署）
特別提醒兩點實務細節：
- 台北市要求學歷證明需加註「與正本相符」並蓋事務所章
- 新進人員若在一個月內送件，可免附勞保證明（以切結書替代）
申請流程的實務操作
步驟一：申請書填寫要領
申請書核心欄位包含：
| 欄位名稱 | 填寫要點 | 常見錯誤 |
|---|---|---|
| 助理員職稱 | 實際職稱如”登記助理”、”測繪助理” | 填寫”業務人員”等模糊用語 |
| 到職日期 | 實際報到日而非聘僱契約日 | 與勞保紀錄不符 |
| 業務權限範圍 | 明確列出如”謄本申請”、”文件校對” | 籠統寫”協助登記業務” |
| 用印權限 | 勾選可使用的印章類別 | 未勾選卻實際用印 |
高雄曾有事務所因「業務權限範圍」欄位只寫「一般行政」，結果助理員代為簽收補正通知書被認定無效。建議具體列出如：「土地建物謄本申請」、「登記申請書形式審查」等項目。
步驟二：縣市送件差異
各縣市收件窗口不同：
- 六都：直轄市地政局（地政處）專責科室
- 其他縣市：地政事務所登記課
送件方式也有區別：
- 臺北市/新北市：採線上預約送件，需提前三日登錄「智慧地所」系統
- 桃園市：可直接臨櫃辦理，但週三下午不受理
- 台中市：需先至聯合服務中心取號
- 非都會區：建議上午送件，當日可取得回執
特別注意，花蓮、台東地區因轄區遼闊，備查函通常需五個工作天，比西部多兩天。
步驟三：補正與核備
主管機關審查重點：
- 文件用印是否與地政士留存印鑑相符
- 學歷證明是否在有效期內（畢業證書無效期問題）
- 申請書職務內容是否超出法定範圍
遇補正最常見的三種狀況：
- 印鑑不符：事務所變更大小章未辦理變更登記
- 學歷證明模糊：影本未加註「與正本相符」
- 業務範圍過寬：例如包含「代理審核登記要件」等應由地政士執行的事項
通過審查後，會取得地政士事務所助理員備查函，務必與申請書副本一併歸檔。我們事務所將此文件列入移交清單，避免人員異動時產生斷層。
人員異動的後續處理
離職備查程序
助理員離職時，需在七日內辦理註銷備查，準備文件：
- 註銷備查申請書
- 離職證明或退保明細
- 原備查函字號
未辦理註銷可能導致兩個問題：
- 該員若涉及業務疏失，責任歸屬爭議
- 事務所遭冒用名義時舉證困難
職務變更備案
當助理員業務權限調整時（例如新增「地價查詢」權限），應辦理變更備查。需注意：
- 新增業務不得涉及《地政士法》第 22 條的專屬業務
- 每項新增權限都需載明在申請書
- 變更程序與初次申請相同
曾有臺中事務所讓助理員協助計算土地增值稅，因未辦理權限變更備查，被認定違反業務規範。稅務計算雖非地政士專屬業務，但涉及登記文件準備的一環，仍應明確授權。
實務常見問題與處理方式
Q：助理員同時任職兩家事務所？
原則上允許，但需注意：
- 兩家事務所皆需分別辦理備查
- 申請書應註明「部分工時」
- 勞健保不得重複投保
Q：備查申請期間助理員能否執業？
在取得備查函前，助理員僅能處理：
- 內部文件整理
- 資料歸檔作業
- 客戶預約登記
不得執行任何需用印或遞件至地政機關的業務。建議在聘僱初期安排教育訓練，待備查完成再實際操作。
Q：備查函遺失如何處理？
向原核備機關申請補發，需準備：
- 補發申請書（載明原備查字號）
- 事務所執照影本
- 切結遺失聲明書
補發程序約需三個工作天，期間若需證明助理員資格，可出示當初的申請書副本加蓋事務所章替代。
電子化進程與未來趨勢
近年各縣市推動線上備查系統：
- 台北市：地政雲端服務網可線上申辦
- 新北市：採「新北地政LINE即時通」預審文件
- 高雄市：自然人憑證線上簽章送件
傳統紙本與線上申請差異比較：
| 項目 | 紙本申請 | 線上申請 |
|---|---|---|
| 處理時程 | 3-5個工作天 | 2個工作天（預審制） |
| 補正方式 | 書面通知 | 系統訊息及Email通知 |
| 領取結果 | 臨櫃領取或郵寄 | 電子公文下載 |
| 適用區域 | 全台各縣市 | 六都及部分縣市試行 |
線上申請需注意：
- 須使用地政士自然人憑證
- 附件需掃描為PDF/A格式
- 用印處需有數位簽章
建議小型事務所仍可採紙本作業，因線上系統需搭配掃描設備與憑證讀卡機，對少量申請案反增作業成本。
結語：建立事務所管理制度
登記助理員備查不只是行政程序，更是風險控管機制。我們事務所的做法是：
- 雙層確認制：申請書由負責地政士與事務所經理雙簽核
- 定期檢視：每季核對在職人員與備查名單
- 權限分級：依年資能力設定不同業務權限
- 文件歸檔：獨立建立「人事備查」專卷保存
這些年看過太多同業因輕忽備查程序，導致客戶文件效力受質疑。花三十分鐘完成的手續，換來的是法律風險的屏障與業務流暢的保障。當您下次聘用新助理員時，不妨重新檢視這套看似簡單卻至關重要的程序。