這張證明書究竟是什麼？

當臺灣雇主打算引進外國專業人才或藍領工作者時，常會遇到「雇主聘僱外國人許可及管理辦法」這部法規。其中第22條第1項第5款要求雇主提供一項關鍵文件：「證明雇主於外國人預定工作期間，確有聘僱該外國人之需要」。這不是制式表格，而是需要雇主根據個案狀況主動準備的客製化說明文件。

實務上，這份證明書扮演著雙重角色：

• 對主管機關而言：確認聘僱外國人具有不可替代性
• 對雇主而言：展現企業人力規劃的合理性

我曾遇過製造業老闆的疑問：「公司缺工是事實，為什麼還要特別證明？」關鍵在於勞動主管機關需要確認：這份職缺為什麼不能由本國勞工填補？是否經過合理招募程序？企業是否具備相應的管理能力？

哪些雇主會用到這項規定？

翻開法條，這項規定主要適用於三類聘僋情境：

1. 專業外籍人才
   例如科技公司引進工程師、設計師等白領工作者。去年就有半導體廠商因未能充分說明「特殊專業技能需求」，導致申請延宕三個月。

2. 藍領技術工作者
   常見於製造業、營造業引進技術工。需特別注意產業別配額限制，像是紡織業與金屬加工業的核准基準就不同。

3. 特殊許可個案
   包括宗教藝術工作者、運動教練等較少見的類別。曾有職業球隊申請外籍防護員，因未具體說明「特殊運動醫學專長」而需補件。

值得注意的是，家庭看護工屬於另外的管理辦法，不在此條款適用範圍。若是中小企業主首次申請，建議先到勞動部勞動力發展署網站查詢「外國專業人員工作許可申辦手冊」最新版。

準備證明書的五大核心要素

要讓這份證明書發揮作用，必須包含這些實質內容：

1. 職缺不可替代性分析

• 具體說明所需專業技能（避免籠統寫「英文能力」）
• 附上職務說明書，標註特殊技能要求
• 例如：「需熟悉AI晶片三維堆疊封裝技術，具五年以上量產經驗」

2. 本土招募過程紀錄

• 刊登求才廣告的證明文件（報紙剪報、104人力銀行截圖）
• 面試本國應徵者的具體紀錄
• 明確說明未錄用本國勞工的原因

3. 企業營運需求連結

• 訂單合約影本或產能規劃表
• 組織架構圖標示該職位
• 年度營運計畫相關段落節錄

4. 外國人資格對照表

• 列點對照外籍應聘者學經歷與職缺要求
• 需經公證的專業證照影本
• 特殊案例需附作品集或成就證明

5. 管理配套承諾書

• 簡述職前訓練計畫
• 勞健保加保證明
• 住宿安排或生活協助方案

去年某精密機械廠就因完整附上德國技師的國際認證，以及生產線自動化改造計畫書，兩週內就通過審核。反觀只填制式表格的申請案，平均補件次數達1.8次。

實務申請流程與常見狀況

準備好證明文件後，實際送件會經歷這些階段：

graph LR
A[線上填寫申請書] --> B[上傳證明文件]
B --> C[勞動力發展署書審]
C --> D{審查結果}
D -->|補件| E[15日內補正]
D -->|核准| F[核發聘僱許可]
D -->|駁回| G[重提申請]

幾個容易忽略的細節：

• 簽章有效性：公司大小章需與登記證明一致，分公司申請要用總公司章
• 文件時效：招募證明需在送件前三個月內開立
• 翻譯本認證：外文學歷文件應經駐外館處驗證
• 電子檔規格：掃描解析度建議300dpi，檔案上限10MB

近期常見的補件原因包括：

1. 職務內容描述與公司營業項目不符（如貿易公司申請「冶金工程師」）
2. 薪資未達「外國專業人才延攬及僱用法」標準
3. 未說明外國人離境後的職務替代方案

雇主常忽略的後續管理義務

拿到許可只是開始，後續管理才是重點。根據統計，違規雇主中有三成是因忽略這些事項：

▍動態通報義務

• 外國人到職三日內要通報當地勞工局
• 職務內容變更需在變更前申請許可
• 契約終止需於三日內線上通報

去年就有科技公司因外籍工程師轉調研發部門未申報，被處10萬元罰鍰。特別提醒：即使職稱不變，只要工作內容差異達30%就需重新申請。

▍文件保管要點

• 聘僱許可文件正本需存放公司
• 外國人護照及居留證影本需備查
• 保存期限為外國人離境後五年

▍定期查核準備

• 製造業每年接受實地訪查
• 需備妥薪資清冊、出勤紀錄
• 建議建立外籍員工專用檔案夾

曾有食品廠因未保存加班費給付證明，被認定違反勞基法，連帶影響下次申請資格。建議人資部門每月檢核文件完整性。

當申請被退件時該怎麼辦？

先別慌張，勞動力發展署的補件通知會明確指出問題點。最近協助處理的案例中，主要分三種處理方式：

情境1：文件不齊

• 最常見狀況，補齊即可
• 注意補件期限（通常15個工作日）
• 範例：缺本國招募證明時，可補登求才廣告並附付款收據

情境2：內容矛盾

• 需重新釐清職務需求
• 範例：申請「資深工程師」但薪資僅寫28K，需調整職稱或薪資水平

情境3：資格不符

• 確認外國人是否符合工作類別
• 範例：申請「專案管理師」但外國人學歷為餐飲管理，需改申請其他職類

若對審核結果有異議，可依「行政程序法」第102條提出陳述意見書。去年就有教育機構透過具體說明教材開發特殊性，成功逆轉駁回決定。

給企業主的具體建議

1. 建立標準作業流程
   將證明書準備納入人資部門SOP，例如：新職缺產生時同步評估是否需申請外籍人力。

2. 善用政府資源
   勞動部「外國人在臺工作服務網」提供：

   • 各類申請書電子檔
   • 常見錯誤案例彙編
   • 線上諮詢預約系統

3. 保留彈性時間
   雖然官方審核時間約25個工作日，但建議預留1.5倍時間因應補件需求，避免影響用人時程。

4. 注意法規更新
   今年三月修正的「外國專業人才延攬及僱用法」已放寬部分工作資格，建議每季檢視最新法規動態。

某上市公司的實務經驗值得參考：他們將證明書準備工作整合到年度人力規劃會議，提前三個月啟動文件作業，並建立檢查清單，使近三年申請通過率達100%。

結語：這不只是張證明文件

這份證明書背後的核心精神，其實是平衡本土就業市場與國際人才需求。當我們能清晰說明：「為什麼必須是這位外國專業人士？」、「如何確保本國勞工權益不受影響？」就已經掌握申請精髓。

有位從事人力資源二十年的前輩說得好：「好的證明書不是辯護狀，而是企業人才策略的說明書。」與其視為行政負擔，不如當作檢視企業人力布局的機會。畢竟，能說清楚人才價值的企業，才真正具備國際競爭力的基礎。