什麼是免稅商店保稅專責人員？為什麼非報備不可？

先來講清楚，這個「保稅專責人員」到底是幹嘛的。簡單說，就是免稅商店裡專門負責處理保稅貨物進出管理的核心人物。根據台灣關務法規，每家免稅店都必須配置至少一名專責人員，而且一定要向海關報備才算數！

為什麼這麼嚴格？因為免稅店賣的都是還沒課稅的貨品，像機場免稅店、市區免稅店那些菸酒、化妝品、名牌包，在賣給出境旅客前都算「保稅狀態」。政府怕有人鑽漏洞，所以規定要有專人全程監管，從貨物進倉、上架到銷售結關，每個環節都要有專人簽核負責。

法源依據：搞懂遊戲規則才不會踩雷

這套報備制度的法源是《免稅商店設置管理辦法》第14條，還有財政部關務署的NTF12表格規範（正式名稱：免稅商店保稅專責人員報備申請書）。重點整理給你看：

1. 強制性要求：沒報備就營運，最重會被廢止免稅商店登記！
2. 人員配置：每間分店至少1名，總公司還要設總控管人員
3. 連帶責任：專責人員要簽切結書，貨物出問題需負法律責任
4. 異動通報：人員離職或更換，3天內必須重新報備

誰能當保稅專責人員？資格條件大解析

不是隨便找個員工就能報備喔！海關對資格有硬性規定：

基本門檻（缺一不可）

• 年滿20歲中華民國國民
• 高中職以上學歷（需檢附畢業證書）
• 在申請的免稅商店實際任職，不能掛名
• 無稅務違章或海關懲處紀錄（會查核良民證）

專業能力證明（三選一）

1. 證照派：持有報關人員、會計師或保稅相關專業證照
2. 經驗派：3年以上保稅業務實務經驗（前公司需開立證明）
3. 培訓派：完成海關認可的32小時保稅課程（如關貿網路開辦的專責人員班）

📌 實務提醒：很多店家卡關在「經驗證明」。海關審核時會看前職務內容是否真涉及保稅業務，像倉管、物流職稱較易過，銷售人員就不行！

報備申請全流程拆解：從準備到核準的8個步驟

步驟1：填寫NTF12申請書（必載資訊清單）

• 商店統一編號及免稅商店登記證字號
• 專責人員身分證字號、學經歷資料
• 任職生效日期（不能寫「即日起」要明確日期）
• 切結書欄位需親筆簽名不可蓋章
• 公司大小章用印位置（記得蓋在「公司及負責人印鑑」欄）

步驟2：備齊5大證明文件

1. 專責人員身分證正反面影本（需註明「與正本相符」）
2. 學歷證書影本（高中以上）
3. 資格證明文件（三選一的那項）
4. 在職證明正本（載明職稱「保稅專責人員」）
5. 無違規切結書（海關提供制式格式）

步驟3：線上送件操作教學

現在全部改用「關港貿單一窗口」線上申辦（網址：https://portal.sw.nat.gov.tw），跟著做：

1. 登入公司工商憑證
2. 點選「免稅商店保稅專責人員報備」服務
3. 上傳NTF12掃描檔（PDF或JPG，單檔<5MB）
4. 補件通知會用Email發送，3天內要補齊

步驟4：海關審核時間軸

• 收件次日起算7個工作日（遇假日順延）
• 補件後重新計算審核天數
• 核準結果用「線上訊息」及「Email」雙重通知
• 通過後會給「保稅專責人員識別編號」（終身碼）

步驟5：後續注意事項

• 把核準函印出貼在保稅倉庫公告欄
• 人員離職需在異動日起3日內線上申報註銷
• 每年1月要上系統確認人員在職狀態

實務上最常被退件的5大地雷

根據關務署統計，超過60%申請案第一次送件都會被退！避開這些常見錯誤：

❌ 地雷1：資格文件不符

• 用結業證書代替畢業證書
• 在職證明未註明「保稅專責」職稱
• 經驗證明只寫「曾任職OO公司」沒寫具體職務內容

❌ 地雷2：切結書問題

• 簽名字體與身分證差距過大
• 漏簽任職日期欄位
• 用印模糊或蓋錯位置（需蓋在「公司及負責人印鑑」欄）

❌ 地雷3：線上操作失誤

• 用個人憑證登入（必須用工商憑證！）
• 檔案格式錯誤（限PDF/JPG）
• 未按「確認送件」鈕導致卡在暫存區

❌ 地雷4：時效性問題

• 人員到職超過15天才申請（法規要求到職前就要報備）
• 異動通報逾期（離職3天內要辦註銷）

❌ 地雷5：文件真實性疑慮

• 身分證影本裁切掉發證日期
• 在職證明開立日期比申請日早超過1個月
• 經驗證明公司已歇業卻未附解散登記證明

專責人員的日常職責與法律責任

報備成功只是開始！日常這些工作沒做好，最重會被處100萬罰鍰：

📋 每日必做清單

• 簽核保稅貨物進出倉單（少一張就違規）
• 核對銷售紀錄與存貨差異（誤差>3%需申報）
• 每月10日前上傳保稅月報表
• 監督盤點作業並在盤點紀錄簽章

⚖️ 法律紅線（千萬別碰！）

• 放行非出境旅客購買（如轉售給本地居民）
• 短報銷售數量（常見於高單價精品）
• 擅自移用保稅貨物到非保稅區
• 盤虧未申報卻私自補貨

💼 案例分享：2023年某機場免稅店因專責人員未核對出倉單，導致價值千萬菸品流入市面，專責人員被依《海關緝私條例》移送法辦！

店家管理SOP：如何確保合規零缺失

人員配置備援機制

• 正取人員請假時，需由「已報備的代理人員」接手
• 代理人也需完成資格認定（不能臨時指派）
• 建議每店配置1.5人力（正職+備援）

文件管理技巧

• 設立專用檔案夾存放：切結書/核準函/培訓證明
• 所有簽核單據掃描存檔（保存7年）
• 使用三聯式出倉單（白聯交海關/黃聯存店/紅聯貼貨箱）

海關查核重點提示

• 突擊檢查最愛查「專責人員是否在崗位」
• 必查文件：人員識別編號牌、月報表簽核本
• 系統比對「免稅品銷售紀錄」與「出境航班名單」

常見QA快問快答

Q1：專責人員可以兼任會計或店長嗎？

可以！但海關會查核「實際業務執行狀況」，若發現保稅業務被排擠處理，可能要求增補人力。

Q2：離職後重新雇用要重辦嗎？

要！就算同個人回任，因任職中斷需重新送NTF12申請（但可用原識別編號）。

Q3：分店收掉怎麼處理人員報備？

分店結束營業的次日起3日內，需線上辦理「註銷報備」，否則會影響總公司稽核評等。

Q4：資格證明過期怎麼辦？

像保稅課程證書有效期限5年，到期前3個月就要補新證，並線上更新附件。

Q5：海關核准函弄丟能補發嗎？

可上單一窗口申請「核準證明書」，但需繳200元規費（線上付款）。

結語：掌握關鍵要點省時省力

保稅專責人員報備看似繁瑣，但只要掌握：

1. 事前確認：人員資格是否符合三條件
2. 文件完整：NTF12正本+5項附件缺一不可
3. 線上送件：用工商憑證走關港貿單一窗口
4. 異動即報：人員變動3日內處理

建議店家建立「人員備援名單」及「文件檢查表」，把NTF12報備列為新人到職SOP第一關。這篇彙整實務經驗與法規重點，幫你避開地雷順利通關！若有操作疑問，可直接撥關務署免稅商店稽核科（電話：02-25505500轉分機），記得先準備好商店統編再洽詢喔！