數位產業署助企業簡化人才管理

最近在企業人資圈引起討論的「企業履歷資料串接服務」，是數位發展部數位產業署推出的新服務。這項服務讓企業能透過安全管道串接政府驗證的履歷資料，對經常需要處理大量人才資料的企業主和人資主管來說，確實是個值得關注的新選擇。

服務核心價值：解決企業人才管理痛點

記得去年和幾位人資朋友聊天時，他們最常抱怨的就是處理履歷耗時費力。從不同管道收到的履歷格式五花八門，光是整理基本資料就要花上好幾天。更別說還要人工核對證件真實性，每次招聘季都像打場硬仗。

數位產業署這次推出的服務，簡單說就是建立標準化管道。企業透過申請核准後，可以直接串接經政府驗證的履歷資料庫。這意味著：

• 資料格式統一化：不用再面對PDF、Word、網頁版等不同格式的履歷
• 基本資料自動帶入：姓名、聯絡方式、學經歷等欄位系統自動填寫
• 證件真實性有保障：串接資料皆經過基礎驗證，降低偽造風險

某科技公司人資主管林小姐分享：「最實際的幫助是節省了三分之一的履歷初篩時間，特別是應屆畢業生徵才期間，處理上千份履歷不再那麼手忙腳亂。」

申請前的關鍵準備工作

確認企業申請資格

不是所有企業都能直接申請，目前服務對象主要鎖定：

• 依法登記的公司行號
• 員工人數20人以上
• 具備基本資安防護能力（需檢附證明）
• 過去三年無重大個資外洩紀錄

如果是中小企業想申請，建議先確認是否符合「中小企業認定標準」。我們公司當初就是卡在這關，後來才發現分公司員工人數要合併計算，來回補件多花了一週。

備齊三大類申請文件

準備文件不複雜，但有些細節容易忽略：

1. 公司證明文件：

   • 最新公司登記核准函
   • 商業登記證明（商工登記公示資料查詢服務的列印本即可）
   • 最近一期繳稅證明

2. 技術準備文件：

   • 系統架構圖（標註資料傳輸節點）
   • 資安防護措施說明書（需包含加密方式與存取權限設定）
   • API串接測試環境報告

3. 個資保護承諾文件：

   • 履歷資料使用同意書範本
   • 個資保護聲明（需載明資料保存期限與銷毀程序）
   • 資料存取日誌規劃書

特別提醒「個資保護聲明」這項，法務朋友建議直接參考經濟部公布的範本修改，避免自創條款產生爭議。我們當初就是自擬條款被退件，來回修改了三次。

實際申請流程經驗分享

線上申請系統操作要點

數位產業署的「企業數位服務平台」是主要申請管道，建議使用Chrome或Edge瀏覽器操作。申請表單主要分五個區塊：

1. 企業基本資料填寫（約15分鐘）

   • 注意「統一編號」填寫後系統會自動帶入部分資料
   • 「資料使用用途」欄位需具體說明，例如：新進員工招募、人才庫建置等

2. 技術規格選擇（約20分鐘）

   • 依需求選擇API串接頻率（即時/每日批次）
   • 設定資料傳輸加密等級（建議選擇TLS 1.2以上）

3. 文件上傳（最易出錯環節）

   • PDF檔案需小於5MB
   • 技術文件需加蓋公司大小章
   • 個資聲明書需包含負責人簽名

4. 預審檢核（系統即時檢查）

   • 自動驗證文件格式與必填欄位
   • 出現紅色驚嘆號要立即修正

5. 正式提交（取得申請編號）

   • 記下12碼申請編號供後續查詢
   • 系統自動寄送確認信至聯絡信箱

申請時最容易卡關的是技術文件上傳。有位製造業朋友就遇到掃描文件解析度不足被退件，建議文件掃描時選擇300dpi以上，並確認印章顏色清晰可辨。

審查階段的等待與應對

提交申請後約7個工作天會進入實質審查，這段期間要注意：

• 補件通知：審查委員可能要求補充說明，郵件主旨會標示[數位產業署補件通知]，收到後需在3天內回應
• 技術訪談：員工人數百人以上的企業，通常會有技術團隊視訊訪談，建議先準備好：
  • 資料流向圖解
  • 異常存取應變流程
  • 資安事件通報機制
• 測試環境建置：通過初審後會開通測試API，需在14天內完成串接測試並回報結果

某金控公司資訊長提到：「技術訪談比想像中嚴謹，委員特別關注離職員工權限撤銷機制，建議事先準備權限管理紀錄表。」

串接後的實務應用與管理

常見的三種應用模式

觀察目前已通過申請的企業，主要發展出這些應用方式：

招募流程整合

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A[徵才平台] --> B[串接履歷庫]
B --> C[自動帶入基本資料]
C --> D[人資確認補充資訊]
D --> E[面試安排系統]

這種模式平均節省40%的資料輸入時間，但要注意候選人仍可選擇是否授權使用履歷資料。

人才庫智能匹配 將現有員工技能資料與履歷庫比對，當有新職缺時：

1. 系統自動推薦內部轉職人選
2. 標註外部潛在人選
3. 生成人才地圖分析報表

某電子業人資分享：「去年用這方式成功媒合12組內部轉職，省下約60萬的外部招募成本。」

離職預警系統 分析履歷更新頻率與職缺匹配度，對高風險員工提前預警。但這應用涉及較敏感的倫理問題，建議事先與勞工代表討論實施範圍。

每月維護注意事項

通過申請不是結束，日常管理更重要：

• 存取日誌備查：需保留至少6個月存取紀錄
• 定期資安檢測：每季執行弱點掃描並上傳報告
• 年度資料稽核：每年1月需提交資料使用報告
• 異動通報：公司基本資料變更需在15天內更新

去年就有企業因搬遷未更新聯絡地址，錯過重要通知導致服務暫停兩週。建議指定專人負責追蹤數位產業署的公告訊息。

企業常見問題與解決方向

申請被退件怎麼辦？

從業界案例看，常見退件原因與解決方式：

若收到退件通知，先看清楚審查意見編號（如：TD-403），到數位產業署網站查詢詳細說明，通常補齊文件後1週內可重新進入審查。

資料串接的實務限制

要注意這項服務並非萬能，現階段仍有幾項限制：

• 資料範圍有限：目前僅提供基本學經歷與證照資訊，不含工作績效等詳細紀錄
• 更新頻率：非即時更新，求職者新上傳資料約24小時後才會同步
• 授權機制：每位求職者都可設定資料開放權限，企業端無法強制讀取
• 特殊行業限制：涉及國安相關產業申請時會有額外審查條件

某醫院人資主任就提醒：「醫療人員的專業證照更新速度較快，建議搭配衛福部系統交叉比對，避免用到過期證照資料。」

服務帶來的長期效益

從企業端觀察，導入這項服務後最明顯的三大改變：

人力資源配置優化 以往要3名人資處理的履歷篩選工作，現在2人即可完成。多出的人力可轉做人才發展規劃，某傳產公司甚至因此成立員工職涯發展部門。

招募決策品質提升 透過標準化資料比對，減少因格式差異造成的評估偏差。有企業分析導入前後數據，發現技術職缺的適任率提高22%。

法遵風險降低 使用政府驗證資料源，大幅降低個資爭議。過去常見的「未經同意使用履歷」投訴案件，導入企業平均減少45%。

未來可能的延伸發展

數位產業署在公開說明會透露，正規劃兩項延伸服務：

1. 跨國人才資料橋接：與東南亞國家建立履歷交換機制
2. 技能認證整合：串接勞動部職能基準與證照資料庫

建議已通過申請的企業，每季檢視數位產業署的最新公告。據了解，現有使用者未來可優先體驗測試版功能，對國際化布局中的企業特別有幫助。

最後提醒企業朋友，這項服務本質是工具，關鍵仍在如何妥善運用。建議導入初期先設定明確的KPI，例如：「縮短招募週期20%」或「降低履歷處理成本30%」，並定期檢視成效。遇到技術問題時，數位產業署設有企業客服專線（02-xxxx-xxxx），但更有效的是參加每季舉辦的使用者交流會，直接吸取其他企業的實戰經驗。

人才是企業根本，有了好的工具輔助，相信能讓各位經營者更專注於核心發展。期待這項服務持續進化，成為臺灣企業提升競爭力的實質助力。