營業人必看！彈性調整統一發票開立模式：增減按月彙總申報一次搞懂

身為臺灣的營業人，開立統一發票是日常營運中不可或缺的一環。面對不同的交易型態與客戶需求，你有沒有想過，也許有更省時、更符合你生意模式的開立發票方式？「按月彙總開立統一發票」可能就是那個答案。更棒的是，這個模式並非一成不變，營業人可以根據實際營運狀況，向國稅局申請「增列」或「減列」適用這個便利的方式。今天就讓我們一起來探討這項措施的眉眉角角，幫助你更靈活地管理發票作業。

什麼是按月彙總開立統一發票？為什麼要申請增減？

想像一下，如果你的客戶主要是個人消費者，且每次交易金額都不大（想想便利商店、小吃店），每賣出一杯飲料、一份餐點就要開一張發票，不僅耗時費力，對消費者來說，收集一堆小額發票也頗為麻煩。這時，「按月彙總開立統一發票」就派上用場了。

簡單來說，這是允許營業人：

不用在每次交易時立即開立發票：對於符合資格的特定交易對象（主要是非營業人的個人消費者），可以先把銷售紀錄記下來。
每個月彙整一次開一張大發票：在次月月底前，把上個月所有符合條件的交易彙總起來，開立一張總金額的統一發票。
同時提供買受人明細表：這張彙總發票會搭配一份「買受人明細表」，裡面清楚列出每一位消費者的交易日期、品項、金額等明細，確保資訊透明。

那麼，「申請增減」又是什麼意思呢？

「增列」：你原本沒有使用按月彙總開立的方式，但現在生意型態改變了（例如，新開了一個專門服務散客的店面），你發現符合適用條件，想要新增採用這種開票模式。這時就需要向國稅局申請「增列」。
「減列」：你原本已經被核准使用按月彙總開立，但因為某些原因（例如，主要客戶從個人變成公司行號，不再符合條件；或者你覺得逐筆開立更適合現在的營運），想要停止使用這種方式。這時就需要申請「減列」。

申請增減的核心目的，在於讓發票開立方式能更貼合營業人實際的交易狀況，達到簡化作業、提升效率，同時確保符合稅法規定的效果。

誰有資格申請採用按月彙總開立？關鍵條件看這裡

不是所有營業人、也不是所有交易對象都適用按月彙總開立統一發票。國稅局訂有明確的適用範圍：

適用營業人：
- 主要適用於依《加值型及非加值型營業稅法》第4章第1節規定計算稅額的營業人（也就是一般開立統一發票的營業人）。
- 常見如：零售業（百貨、超商、超市、量販店）、餐飲業、部分服務業等交易對象廣泛且多為個人消費者的行業。
- 小規模營業人（開立收據者）不適用此方式。
適用交易對象（買受人）：
- 這是關鍵限制！僅限於「非營業人」的買受人。所謂「非營業人」，簡單說就是最終消費者，例如一般個人、機關團體（如學校、醫院、政府單位）、執行業務者（如律師、會計師事務所）等。
- 絕對不適用：交易對象是其他營業人（有統一編號）。對營業人的銷售，必須在交易時立即逐筆開立發票，並在發票上載明買方的統一編號，不可彙總開立。
其他注意事項：
- 營業人需有健全的會計制度與記錄能力，能清楚區分「應逐筆開立發票給營業人」的交易與「可彙總開立給非營業人」的交易。
- 必須能按時提供正確的買受人明細表。

什麼時機該考慮申請「增列」或「減列」？

考慮「增列」的時機：
- 你開立了新的分店或營業據點，主要客群是個人消費者，且交易頻繁、單筆金額小，逐筆開立發票耗費大量人力時間。
- 原本主要客戶是營業人，但生意型態轉變，現在個人散客比例大幅提高。
- 你之前不知道有這個措施，現在瞭解後發現符合資格，想簡化作業流程。
- 國稅局輔導符合條件的營業人採用（有時國稅局會主動通知）。
考慮「減列」的時機：
- 你的主要客戶結構改變，原本服務大量個人消費者，現在變成以企業客戶（營業人）為主，符合彙總開立條件的交易量變得非常少，甚至沒有。
- 你結束了某個適用彙總開立的分店或營業項目。
- 你發現內部管理無法有效區分應逐筆開立與可彙總開立的交易，容易出錯，寧可全部逐筆開立。
- 你收到國稅局通知，因違反相關規定（如未按時提供明細表、將應逐筆開立交易也彙總了），被取消適用資格（這屬於被動減列）。

申請前準備：文件與資訊一次備齊

無論是要申請「增列」或「減列」，準備好正確的文件是順利送件的關鍵。以下是通常需要的資料：

營業人基本資料：
- 公司或商號的名稱、統一編號、負責人姓名。
- 主要營業地址及申請據點地址（若為分公司或特定門市申請增減）。
- 聯絡電話。
具體申請事項：
- 明確寫出申請目的：是「申請增列採用按月彙總開立統一發票」還是「申請減列採用按月彙總開立統一發票」。
- 申請生效日期：通常希望從哪個月份開始適用（增列）或停止適用（減列）。建議預留國稅局審核作業時間，通常申請核准後會從申請的「次期」（下個月）開始生效。例如，5月申請增列，希望6月開始適用，需在5月底前提出申請較保險（實際規定依各區國稅局要求）。
申請增列者，額外準備：
- 說明適用範圍及理由：簡要說明你哪個營業據點或哪些交易（強調是銷售給「非營業人」）要申請適用，以及為何需要（例如：交易對象多為個人、交易頻繁小額）。
- 內部控管說明（非制式文件，但國稅局可能詢問）：如何確保能清楚區分「應逐筆開立」與「可彙總開立」的交易對象？如何記錄每日銷售明細？如何確保能按時產出正確的買受人明細表？你的收銀系統或帳務系統是否支援此功能？
申請減列者，額外準備：
- 說明減列原因：例如，客戶結構改變（轉為以營業人為主）、結束該營業項目或據點、自行評估不適用等。
- 最後一期彙總發票資訊（若已開始使用）：最後一個適用月份的彙總發票號碼及開立日期（非強制，但可供國稅局核對）。
核心文件：營業人申請（增減）按月份彙總開立統一發票申請書
- 這是最重要的制式文件。需填寫完整並蓋妥公司大小章（公司及負責人章）。
- 申請書格式通常由財政部核定，各區國稅局網站（如財政部稅務入口網）的「書表及檔案下載」區都可找到最新版本（搜尋關鍵字：「彙總開立申請書」）。
- 務必下載最新版本，避免使用舊格式。

申請管道與流程：線上線下都OK

準備好文件後，該如何送件呢？臺灣的稅務服務越來越便利，提供多種申請管道：

線上申請（最推薦）：
- 平臺：財政部稅務入口網
- 路徑： 登入後 > 線上服務 > 稅務線上申辦 > 營業稅 > 找到「營業人申請增減按月份彙總開立統一發票」項目。
- 步驟：
  - 使用工商憑證、組織及團體憑證或負責人的自然人憑證/健保卡+密碼登入。
  - 選擇「增列」或「減列」申請。
  - 線上填寫申請表單（系統會帶入部分基本資料）。
  - 上傳應附的申請書（已蓋章掃描成PDF）及其他證明文件（如減列原因說明）。
  - 確認資料無誤後，進行電子簽章送件。
- 優點： 24小時可辦理、免出門、免郵資、系統帶入資料減少錯誤、進度可線上查詢、快速環保。
- 注意： 上傳的申請書掃描檔需清晰、蓋章齊全。
臨櫃申請：
- 地點： 公司所在地或申請據點所在地的國稅局所屬分局、稽徵所。
- 步驟：
  - 攜帶齊全的申請文件（申請書正本及其他相關文件）。
  - 至服務櫃檯辦理。
  - 承辦人員會當場核對文件是否齊全。
- 優點： 可當場詢問問題、確認文件是否合格。
- 缺點： 需配合國稅局上班時間、可能需排隊等待。
郵寄申請：
- 步驟：
  - 將齊全且蓋妥大小章的申請文件（建議自行影印留存）。
  - 寄到公司所在地的國稅局所屬分局、稽徵所（地址可上國稅局網站查詢）。
  - 建議使用掛號信，保留寄件憑證。
- 優點： 可自行安排時間寄出。
- 缺點： 需郵資、處理時間較長（含郵寄時間）、文件如有缺漏需補正更耗時、無寄件憑證恐有遺失風險。

不論選擇哪種管道，重點是：

文件齊全正確：特別是蓋章不能遺漏。
申請書內容填寫清楚：尤其是申請事項（增/減列）和生效日期。
留意處理時間：國稅局需要時間審核，建議在希望生效月份的前一個月就提出申請較為妥當。例如，希望7月開始適用（增列）或停止適用（減列），最好在6月中以前完成送件。

申請核准後，營業人該注意什麼？

收到國稅局的核准函（無論是核准增列或減列），這只是開始。後續的執行與合規才是重點：

申請「增列」核准後：

確認生效日期： 仔細看核准函上註明的生效起始月份（例如：核准自112年7月1日起適用）。務必從該月份開始，對符合條件的交易（銷售給非營業人）採用按月彙總開立。
立即調整內部作業：
- 收銀系統設定： 確保系統能正確區分交易對象（營業人/非營業人）。對非營業人的交易，系統應記錄詳細交易明細（日期、品項、金額），但「不立即列印發票」。
- 帳務處理： 每日/定期彙整「應逐筆開立」與「可彙總開立」的銷售額，確保帳載正確。
- 明細表產製： 建立流程，確保能在次月月底前，順利產出符合規定的「買受人明細表」。
按時開立彙總發票與明細表：
- 開立時間： 必須在銷售行為發生月份之次月月底前開立。例如，7月份的所有符合條件的交易，必須在8月31日前開立7月份的彙總發票。
- 發票內容： 彙總發票的品名可簡寫為「XX月份彙總開立」，銷售額為該月份所有適用交易加總，稅額按規定計算。買受人欄位填寫「彙總開立」。
- 買受人明細表： 這是重中之重！必須包含以下資訊：
  - 發票號碼 (對應的彙總發票號碼)
  - 開立日期
  - 買受人名稱（若消費者有提供）或註明「個人」
  - 交易日期
  - 交易品名
  - 數量
  - 單價
  - 銷售額（未稅）
  - 營業稅額
  - 總計金額（含稅）
- 明細表保存： 這份明細表無需隨彙總發票交付消費者，但營業人必須自行妥善保存至少5年（依《稅捐稽徵法》規定），以備國稅局隨時查核。保存方式可以是紙本或符合規定的電子檔。
嚴格區分交易對象： 絕對不能圖方便，把應該逐筆開立給營業人的交易，也混進彙總開立裡。這會導致買方（營業人）無法拿這張彙總發票去扣抵銷項稅額，也會造成你自身申報錯誤，面臨補稅甚至處罰。

申請「減列」核准後：

確認生效日期： 核准函上會註明自何時起停止適用（例如：核准自112年7月1日起停止適用）。
立即調整： 自生效日期開始，所有交易，無論對象是營業人或非營業人，都必須回歸到交易發生時逐筆開立統一發票的規定。不能再將任何交易彙總到月底開立。
處理最後一期彙總發票： 如果是在月份中間核准減列（例如核准7月15日起停止），那麼7月1日至14日銷售給非營業人的交易，仍需在8月底前開立7月份的彙總發票（但只包含7/1-7/14的交易）。7月15日之後的交易，就必須逐筆開立發票了。請務必與國稅局確認此過渡期間的處理方式。
系統設定調整： 將收銀系統設定改回所有交易均需逐筆開立發票。

常見問題與提醒

Q1：申請增列彙總開立，需要什麼條件？容易通過嗎？

A：關鍵條件是「交易對象主要為非營業人的個人消費者」。只要你的營業型態確實符合（如零售、餐飲），申請書填寫清楚、蓋章齊全，並能說明內部有完善控管機制（如收銀系統能區分），通常國稅局會核准。新設立的小型店家也很常被輔導採用此方式。

Q2：買受人明細表要怎麼做？有固定格式嗎？

A：國稅局並未強制規定單一的制式格式。重點在於明細表必須包含前面提到的所有必要資訊（發票號碼、開立日期、買受人名稱/個人、交易日期、品名、數量、單價、銷售額、稅額、總計）。營業人可以自行設計表格，或利用本身使用的進銷存、POS系統產出符合要求的報表即可。重要的是資訊要完整、清晰、可辨識，並妥善保存。

Q3：採用彙總開立後，消費者要怎麼對獎？

A：這是消費者最常問的問題！彙總開立的發票本身不能對獎。中獎機會在於消費者每次消費時，如果店家有提供「交易憑證」（例如載明交易日期、金額、店家統編的收據小白單），這張憑證就等同於傳統發票的「收執聯」。財政部的統一發票兌獎APP可以掃描這些小白單上的QR Code（如有）或手動輸入資訊進行存檔，系統會自動將該筆交易記錄起來。到了開獎日，APP會自動幫你對獎。因此，營業人務必提供每次交易的交易憑證給消費者，這是消費者兌獎的依據。

Q4：如果違反規定（如該逐筆開卻彙總了，或沒保存明細表），會怎樣？

A：違反規定可能面臨國稅局的處罰：

未依規定開立發票： 例如，應逐筆開立給營業人的發票卻拿去彙總開立，導致買方無法扣抵，這會被認定為「漏開發票」，除補徵稅款外，還會按所漏稅額處5倍以下罰鍰（稅捐稽徵法第44條、營業稅法第51條）。
未保存買受人明細表： 若國稅局查核時要求提供明細表卻無法提供，將無法證明彙總發票的合法性，可能導致該張彙總發票被視為不合規定，相關銷售額需補稅甚至處罰。
未按時開立彙總發票： 若遲至次月月底後才開立，也可能被視為未依規定開立發票。

Q5：申請被駁回怎麼辦？

A：先看國稅局駁回的理由。常見原因可能是：

申請書填寫不完整或蓋章不全。
申請的營業據點或交易型態經審核被認為「非營業人」交易比例不高，或難以有效區分。
內部控管說明不足。收到駁回通知後，可以：
補正資料： 如果只是文件缺漏，盡快補齊後重新申請。
申復： 如果認為國稅局認定有誤，可以備齊理由及佐證資料，向原申請的國稅局單位提出申復（陳述意見）。
諮詢專業人士： 如記帳士、會計師，協助判斷原因或代為溝通。

Q6：申請增減列，需要費用嗎？

A：向國稅局申請增減列採用按月彙總開立統一發票，完全免收任何規費。無論是線上申請、臨櫃或郵寄，都不需繳費。

Q7：總公司申請後，分公司自動適用嗎？還是要分開申請？

A：通常是以營業單位（如分公司、分店） 為申請主體。如果總公司本身有適用需求（如總公司門市銷售），需為總公司申請。如果分公司要採用或停用，需要以該分公司的名義（使用分公司的統一編號）單獨提出申請。國稅局在核准時，會明確列出核准適用的營業單位名稱及地址。

結語：靈活運用，提升效率與合規

「按月彙總開立統一發票」是政府提供給符合條件營業人的一項便民措施，目的是在符合稅法精神下，簡化開立發票的程序，減輕營業人（特別是交易頻繁、小額的店家）的作業負擔。而「增列」與「減列」的申請機制，則賦予營業人根據實際營運變化調整開票模式的彈性。

理解這項措施的適用條件、申請流程與後續應注意事項，能幫助你更有效地管理公司的發票作業。如果你是符合資格的營業人，評估後覺得彙總開立更有利，不妨主動向國稅局提出增列申請。反之，如果狀況改變不再適用，也應主動申請減列，避免不必要的合規風險。

記得，正確開立、誠實申報、妥善保存憑證是營業人不變的責任。善用政府提供的合法便利措施，搭配良好的內部管理，能讓你在符合法規的同時，更專注於本業的經營發展。如有任何不確定之處，除了參考國稅局網站的最新資訊，諮詢專業的記帳士或會計師也是確保合規的好方法。