身為雲林在地的機關、學校、公司行號或是立案團體，想為成員或服務對象提供豐富的閱讀資源嗎？雲林縣政府文化觀光處圖書館提供的「團體借閱證」，絕對是值得你善加利用的一項便民服務。這張證件讓團體能一次借閱大量書籍，無論是提升員工專業、豐富學生學習資源，或是作為社區活動的後盾，都非常實用。今天就來跟大家聊聊，這張團體借閱證到底怎麼申請、怎麼用，又有哪些要注意的地方。

為什麼你需要一張團體借閱證？

想像一下，公司要辦讀書會、學校班級需要主題書展、協會想為會員提供進修書籍，或是安親班要豐富孩子的課外讀物，每次都要員工或老師用自己的個人借書證一本一本借，不僅額度有限（個人通常只能借5-10本），管理起來也很麻煩，萬一忘了還，罰款算誰的？團體借閱證就是為了解決這些痛點而設計的：

1. 借閱量大增： 一次最高可借閱 100冊 圖書！遠超過個人借閱證的額度，滿足團體大量閱讀需求。
2. 專屬帳戶管理： 團體擁有獨立的借閱帳號，書籍借還記錄清晰，方便內部管理與追蹤，責任歸屬明確。
3. 借期有彈性： 雖然基本借期與個人相同（通常28天，視圖書館規定），但大量借閱下，更能靈活規劃書籍的使用週期。
4. 推廣閱讀利器： 對於學校、社福機構、社區組織來說，是推廣閱讀活動、建立閱讀角或班級書庫非常有力的工具。
5. 資源共享效益大： 集中管理圖書資源，讓團體內的成員都能共享縣圖豐富的館藏。

誰可以來申請？資格條件看分明

不是隨便一個團體都能申請喔！雲林縣政府圖書館對申請團體的「合法性」和「代表性」有一定的要求，主要目的是確保書籍能被妥善使用與歸還。符合資格的團體類型包括：

• 政府機關學校： 雲林縣內各級政府機關、公立學校、公立幼兒園。
• 立案公司行號： 在雲林縣有設立登記或營業場所的公司、商號（需有統一編號）。
• 合法登記團體： 依法向主管機關登記立案的法人、機構、團體。例如：
  • 財團法人、社團法人（如基金會、協會、學會）。
  • 補習班、幼兒園、安親班（需有立案證書）。
  • 社區發展協會（需有立案證書）。
  • 寺廟、教堂（需有登記證）。
  • 其他經政府機關核准設立有案之組織。

申請前必備文件清單

申請能否順利，關鍵在於文件是否齊全且有效。請務必在申請前準備好以下證明文件：

1. 團體設立/登記/立案證明文件： 這是證明團體合法存在最重要的依據。

   • 公司行號：有效的「公司登記證明文件」或「商業登記核准函」影本（需有統一編號）。
   • 機關學校：單位正式公文或由機關出具之證明文件。
   • 法人、協會、學會等：主管機關核發的「立案證書」或「登記證書」影本。
   • 補習班、幼兒園、安親班：教育主管機關核發的「立案證書」影本。
   • 社區發展協會：地方政府核發的「立案證書」影本。
   • 寺廟、教堂：內政部或地方政府核發的「寺廟登記證」或「法人登記證書」影本。

2. 負責人身分證明文件影本： 申請表上填寫的團體負責人（如公司負責人、理事長、董事長、校長、機關首長等）之身分證正反面影本。

3. 管理人（借書證使用人）身分證明文件影本： 團體需指定一位「管理人」，負責實際持證借還書及帳戶管理。這位管理人的身分證正反面影本也需提供。

4. 團體借閱證申請書： 最關鍵的一份文件！ 這份申請書需要：

   • 清楚填寫團體的完整名稱、統一編號（有則必填）、聯絡地址、電話。
   • 填寫負責人的姓名、職稱、聯絡電話。
   • 填寫指定管理人的姓名、身分證字號、聯絡電話（最好手機）、與團體關係（例如：職員、老師、幹事等）。
   • 由「負責人」親筆簽名或蓋章，並加蓋「團體印章」（俗稱大章或關防）。這個簽章動作非常重要，代表團體授權申請並承擔借閱責任。請務必確認簽章處完成，缺一不可。
   • 申請書可至雲林縣政府文化觀光處圖書館（如雲林縣立圖書館總館）服務台索取，或至雲林縣政府文化觀光處網站「圖書館」相關頁面下載（通常位於「表單下載」區）。

申請管道與流程 Step by Step

準備好上述文件後，就可以開始申請了。目前主要提供以下兩種申請方式：

方式一：臨櫃申請 (最直接、可即時確認)

1. 地點： 前往 雲林縣立圖書館總館 或 指定之縣內分館（建議事先電話確認該分館是否受理團體證申請）的服務台辦理。總館地址：雲林縣斗六市大學路三段310號。
2. 攜帶文件：
   • 填寫完整、負責人簽名並蓋妥團體印章的「團體借閱證申請書」正本。
   • 團體設立/登記/立案證明文件「清晰影本」。
   • 負責人身分證「清晰正反面影本」。
   • 管理人（借書證使用人）身分證「清晰正反面影本」。
   • 管理人本人務必親自到場！ (非常重要，需核對身分並確認責任)
3. 辦理： 將文件交給櫃檯館員。館員會現場核對文件是否齊全、有效，並核對管理人身分。
4. 領證： 文件審核無誤，且確認團體無違規欠書或欠款紀錄後，通常可當場核發「團體借閱證」卡片給指定的管理人。館員會同時說明使用規則。

方式二：郵寄申請 (適合不便親臨者)

1. 備齊文件： 將以下文件「清晰影本」準備齊全：
   • 填寫完整、負責人「親簽」並蓋妥「團體印章」的「團體借閱證申請書」正本。(簽章處務必正本)
   • 團體設立/登記/立案證明文件影本。
   • 負責人身分證正反面影本。
   • 管理人（借書證使用人）身分證正反面影本。
2. 郵寄： 將所有文件以掛號方式郵寄至： 「640017 雲林縣斗六市大學路三段310號 雲林縣政府文化觀光處圖書資訊科 收」 (信封上可註明「申請團體借閱證」)。
3. 審核： 圖書館收到掛號信後，會進行文件審核。
4. 通知領證： 審核通過後，圖書館會以電話通知指定的「管理人」。管理人需親自攜帶「本人身分證正本」 到指定的圖書館（通常是總館或申請書上指定的分館）服務台領取團體借閱證。無法委託他人代領。

拿到證件後，怎麼使用？規則要搞懂

成功申請到團體借閱證，開心之餘，請務必詳細了解並遵守使用規則，避免產生罰款或影響團體權益：

1. 借閱權限：

   • 借閱數量： 每張團體借閱證一次最多可借閱 100冊 圖書。(實際可借閱總冊數上限依圖書館系統設定為準，但最高通常為100冊)。
   • 借閱期限： 與個人證相同，通常為 28天。到期前若無人預約，可線上或臨櫃辦理續借（通常可續借1次，以館方規定為準）。
   • 借閱範圍： 主要限借「一般圖書」。通常不包含以下類型館藏：
     • 期刊雜誌（當期或過期）
     • 報紙
     • 參考工具書（如字典、百科全書，館內不外借區）
     • 視聽資料（DVD、CD等）
     • 特藏資料
     • 其他圖書館規定不得外借之資料。
   • 預約： 通常團體證也可使用預約服務，但需留意預約取書的期限與規則。

2. 使用人與責任：

   • 管理人專責： 團體借閱證必須由申請時指定的「管理人」本人 親自持證辦理借書、還書、續借、繳費等一切手續。不得轉借給團體內其他人使用。
   • 團體負全責： 所有以此證借出的書籍，其保管、歸還、逾期、損壞或遺失之責任，均由申請之團體全權負責。圖書館會向團體（而非管理人個人）追繳相關費用或賠償。
   • 管理人異動： 若原管理人離職或更換，團體必須主動且儘快填寫「團體借閱證資料異動申請書」，辦理管理人變更手續。需由新任管理人攜帶身分證正本及影本，並加蓋團體章，臨櫃辦理。未辦理變更前，仍由原管理人或團體負責後續責任。切勿由未經變更程序的新人持舊證去借書！

3. 逾期、損壞與遺失：

   • 逾期罰款： 圖書逾期歸還，需按館方規定繳納逾期處理費（例如每冊每日新臺幣5元）。罰款會累計在團體借閱證帳戶下。
   • 圖書損壞： 借出之圖書如有撕毀、劃記、污損、水漬等情形，視損壞程度，團體需負擔修復費用或依館方規定賠償。
   • 圖書遺失： 若確認圖書遺失，團體需購買「同一版本」之新書賠償。若無法購得，則需按館方規定之賠償標準（通常為圖書定價加一定比例處理費）繳納賠償金。
   • 停權： 若團體有圖書逾期未還、欠繳罰款或賠償金達一定天數或金額，圖書館有權暫停該團體借閱證之借書權利，直至清償並歸還所有書籍為止。

4. 證件保管與補發：

   • 團體借閱證應妥善保管。
   • 如證件遺失，應立即向圖書館服務台掛失，避免被冒用。掛失前已被借出的書籍，仍由該團體負責。
   • 申請補發需填寫相關申請表，並繳交工本費（金額依圖書館規定，例如新臺幣50元）。

申請與使用過程常見疑問

• Q：申請團體借閱證要費用嗎？ A：申請核發團體借閱證卡片本身通常免收費用。 但需注意，若證件遺失補發，則需繳交工本費。

• Q：我們團體沒有統一編號，可以申請嗎？ A：如果是依法登記立案的團體（如社區發展協會有立案證書、寺廟有登記證），即使沒有統一編號，只要提供有效的立案/登記證明文件，通常仍可申請。但「沒有」任何合法登記證明的臨時性團體或個人組成的讀書會等，則不符合申請資格。

• Q：管理人需要是團體負責人嗎？ A：不一定。 管理人是團體「指定」負責實際持證借還書的人員，通常是團體內的職員、老師、圖書管理員或幹事等，不一定要是負責人本人。負責人主要在申請時代表團體簽署文件承擔責任。

• Q：可以一次派不同人去借書嗎？只要拿著團體證就好？ A：絕對不行！ 團體借閱證是綁定「指定管理人」的。每次借書、還書，都必須由這位「管理人」親自持證辦理。圖書館員會核對管理人身分證。讓團體內其他人拿證去借，是違反規定的。若團體有頻繁借書需求且需多人經手，應考慮由符合資格的個人申請各自的個人借書證，而非濫用團體證。

• Q：可以用團體證借DVD或雜誌嗎？ A：通常不行。 團體借閱證的設計主要是為了「大量借閱圖書」。視聽資料（DVD、CD）、期刊雜誌等，因其性質（易損、有觀賞期限、需設備播放）和典藏管理考量，通常限定只能使用「個人借閱證」借閱，且數量有限制。詳細可借閱資料類型，請務必在申請時或借閱前向圖書館確認清楚。

• Q：逾期罰款怎麼繳？ A：逾期罰款（或賠償金）產生後，需由「管理人」持團體借閱證，親自到圖書館服務台繳納現金。部分圖書館可能提供其他繳費管道，請依館方公告或詢問服務台。

• Q：團體證有期限嗎？需要定期換證嗎？ A：團體借閱證卡片本身通常沒有使用期限。但需注意：

  • 團體的立案/登記狀態需持續有效。若團體解散、撤銷立案，應主動通知圖書館註銷借閱證。
  • 圖書館有權定期或不定時核對團體資料的有效性。若發現團體資格失效（如公司解散、協會撤銷立案），可能暫停或註銷借書權限。
  • 只要團體持續運作且無違規，原則上可持續使用。

給申請團體的貼心提醒

1. 申請書簽章是關鍵： 務必確認申請書由「負責人」親自簽名（或蓋負責人章）並加蓋「團體正式印章」。簽章不全或模糊是退件最常見原因。公司通常用「公司大小章」（負責人私章+公司章），協會用「理事長章+協會關防」。
2. 文件影本要清晰： 身分證影本、立案證書影本等，務必清晰可辨識名稱、證號、核發機關、有效期限等關鍵資訊。模糊不清可能被要求補件。
3. 管理人親自跑流程： 無論是臨櫃申請、郵寄後的領證，還是日後的借還書、異動、繳費，都必須是「指定管理人」本人親自辦理。這是保障責任歸屬的重要機制，請團體務必指派合適且穩定的人選擔任管理人，並給予其辦理圖書館事務的時間。
4. 詳閱規定並告知成員： 團體負責人或管理人領證時，應詳細向館員了解所有使用規則，特別是借閱範圍、期限、罰則、損賠規定等。並將這些規則清楚地告知可能接觸到這些團體書籍的成員（如員工、老師、學生、會員），共同維護書籍，避免因誤解而產生罰款或糾紛。
5. 善用線上查詢： 拿到團體借閱證後，通常可使用和個人證一樣的線上圖書館目錄系統（OPAC），查詢借閱狀況、續借書籍（若無人預約）、查看有無逾期等。定期上網查看，做好內部管理。
6. 主動辦理異動： 管理人離職或更換，是常有的事。請團體務必將「辦理團體借閱證管理人變更」列入交接事項之一，主動聯繫圖書館辦理，避免權益中斷或產生責任歸屬問題。
7. 愛惜書籍： 團體借閱量大，書籍的流通率高。請叮嚀成員愛惜書籍，避免劃記、折角、弄髒或損壞。共同維護公共資源。
8. 到期前主動歸還或續借： 100本書的逾期罰款累積起來很可觀！管理人應建立內部提醒機制（例如在借書後就在行事曆設定期限前提醒），按時歸還或辦理續借（需確認無人預約才能續）。

結語：開啟團體閱讀的便利之門

雲林縣政府的團體借閱證，是一項實實在在的便民服務，讓在地的合法組織能更有效率地運用公共圖書館的豐富資源。無論是提升組織成員的知識力、豐富學生的學習素材，或是作為社區服務的後盾，這張證件都能發揮很大的效益。申請的過程雖然需要準備一些文件，但只要資格符合、文件備齊、簽章完整，無論是親自跑一趟圖書館或是郵寄辦理，都不算太困難。

重點在於，團體內部需要建立良好的管理機制，特別是「管理人」的角色至關重要，肩負著借還書的責任。遵守圖書館的規則，愛惜借來的書籍，按時歸還，才能讓這項服務長長久久地運作下去，真正嘉惠團體內的每一個人。下次當你的機關、公司、學校或團體有大量閱讀需求時，別忘了善用這項雲林縣政府提供的貼心資源，讓好書成為團體成長的養分吧！

(備註：本文內容係依據雲林縣政府文化觀光處圖書館常見之團體借閱證服務規則撰寫，實際申請資格、所需文件、借閱規則與罰則等，仍以雲林縣政府文化觀光處圖書館最新公告及現場規定為準。建議申請前可先電洽圖書館服務台確認：雲林縣立圖書館總館 (05) 552-3123。)