各位臺中的鄉親，或是對客家文化研究有興趣的朋友，您是否曾想借用一個安靜、資源集中的空間來進行研究、寫作或討論呢？臺中市政府客家事務委員會（以下簡稱臺中市客委會）提供了「委員研究室」這個資源，開放給符合資格的民眾或團體申請使用。不過，要順利借用，關鍵就在於填寫那份「本會委員研究室借用申請表」。這份文件看似簡單，但裡頭有些眉角需要注意，今天就帶大家仔細走一遍，讓您申請時更順暢。

為什麼要關注這份申請表？

臺中市客委會的委員研究室，顧名思義，主要提供給委員會的委員們使用，作為他們研究客家事務、推動文化工作的基地。但委員會也深知資源共享的重要性，因此在委員們沒有使用的時段，會開放給從事客家學術研究、文化推廣、藝文創作相關之個人、團體或機關申請使用。這是一個難得的資源，尤其對於資源有限的研究者或小型文化團體來說，一個設備完善、環境清幽的研究空間非常珍貴。而開啟這扇門的鑰匙，就是這份「本會委員研究室借用申請表」。

申請前，先確認您符不符合資格！

不是人人都能申請借用委員研究室的。臺中市客委會設定了一些基本條件，目的是確保空間能被真正用於客家文化相關的推動與發展上：

1. 申請人/單位資格：
   • 個人： 必須是從事客家學術研究、文化推廣、藝文創作的人士，通常需要提供相關的計畫書、著作、作品集或簡歷等佐證資料，證明您的研究或創作確實與客家主題相關。
   • 團體/機關： 需為依法設立，且其設立宗旨或業務內容包含客家學術、文化、語言、藝術推廣的團體（如協會、學會、基金會）或機關學校。同樣需要提供立案證書、組織章程或相關證明文件。
2. 使用目的： 借用目的必須明確且限於 「與客家事務相關之研究、寫作、會議、資料整理或藝文創作」。純粹的辦公、商業活動、與客家主題無關的聚會等，都不在許可範圍內。
3. 使用時段： 研究室主要在委員們未使用的非上班時段（例如夜間、假日） 或特定開放時段提供借用。詳細的可借用時段，建議直接向客委會承辦人員確認，因為這可能隨委員使用狀況調整。

重要提醒： 請務必在正式填寫申請表前，先上「臺中市政府客家事務委員會」官方網站查閱最新的「場地使用管理要點」或「委員研究室借用須知」公告，確認資格條件、可借用時段、收費標準（如有）、禁止事項等最新規定。規定有時會微調，以官網公告為準。

手把手帶您填寫「本會委員研究室借用申請表」

現在我們正式進入申請表的核心。這份表格通常可以在臺中市客委會的官方網站「便民服務」或「表單下載」專區找到（通常是 Word 或 PDF 格式）。拿到表格後，請仔細、如實地填寫以下欄位：

第一部分：基本資料

1. 申請日期： 填寫您實際填寫申請表的日期（年/月/日）。
2. 申請人/單位名稱：
   • 個人： 填寫您的真實姓名。
   • 團體/機關： 填寫團體或機關的全銜（全名）。
3. 統一編號（團體/機關必填）： 如果是團體或機關申請，務必填寫正確的統一編號。個人申請此欄通常留空或填「無」。
4. 負責人/聯絡人姓名：
   • 個人： 通常就是申請人本人。
   • 團體/機關： 填寫此次借用業務的實際聯絡窗口姓名。
5. 身分證字號（個人）/負責人身分證字號（團體）： 務必填寫正確。
6. 聯絡電話與手機： 填寫能即時聯繫到您（或聯絡人）的電話號碼，建議填寫手機號碼確保暢通。記得檢查號碼是否正確！
7. 電子郵件： 填寫常用且會定期收信的電子郵件信箱。審核結果、通知或補充文件要求，常透過電子郵件發送。
8. 通訊地址： 填寫能收到正式書面通知的地址。

第二部分：借用需求詳情

9. 借用事由： 這是關鍵欄位！ 請具體、明確地說明您要借用委員研究室的目的。例如：
   • 「撰寫客家飲食文化專書第三章初稿。」
   • 「籌備『客家傳統戲曲數位典藏計畫』工作會議。」
   • 「進行客家藍染創作之圖稿設計與資料彙整。」
   • 「編輯《客家庄口述歷史》訪談逐字稿。」
   • 避免過於籠統，如「做研究」、「開會」。寫得越具體，審核人員越能理解您的需求是否符合規定。
10. 研究/活動主題名稱： 如果您的借用是為了某個特定的研究計畫或活動，請在這裡寫上該計畫或活動的正式名稱。
11. 預計使用人數： 委員研究室的空間有限，請據實填寫當次預計會進入研究室的人數。這關係到空間容納度與管理。
12. 借用日期與時間： 請明確填寫您希望借用的起訖日期以及每天的具體起訖時間（例如：113年8月15日 上午9:00 至 下午5:00）。請注意：
    • 務必確認您填寫的日期和時間是在客委會公告的「可開放借用時段」內。
    • 如果是一次性借用，填寫單一日期時段即可。
    • 如果是連續性或定期性借用（例如每週三下午），務必在表格中清楚說明（如：自113年9月1日起至113年12月31日止，每週三 下午2:00-5:00）。這點非常重要，涉及長期資源安排。
13. 借用時數（總計）： 有些表格會要求計算並填寫本次申請的總借用時數，請自行加總填寫。

第三部分：附件與切結

14. 檢附文件： 這個欄位通常會列出需要隨申請表一併繳交的證明文件。請務必勾選或註明您提供了哪些文件，並確認文件齊全：
    • 個人申請：
      • 身分證正反面影本（必備）。
      • 與客家研究/創作相關之證明文件影本（如計畫書摘要、著作目錄、作品簡介、學經歷證明等 – 證明您符合資格的核心文件）。
    • 團體/機關申請：
      • 立案或登記證明文件影本（如法人登記證書、人民團體立案證書等 – 必備）。
      • 組織章程影本（特別是載明宗旨與業務範圍的部分 – 證明團體宗旨與客家相關）。
      • 負責人身分證影本（必備）。
      • 本次活動/研究計畫書或說明（視情況需要，有助於審核）。
    • 切結書/同意書： 某些情況下（例如涉及特定設備使用或特殊需求），客委會可能會要求額外簽署切結書。請依申請時的要求辦理。
15. 申請人/負責人簽章： 這是具有法律效力的部分！無論是個人申請還是團體申請，都必須由申請人本人或團體負責人親筆簽名或蓋章。千萬不要忘記，否則申請不會被受理。

申請流程怎麼走？時間要抓多長？

填好表格、備齊文件只是第一步，接下來要知道怎麼送件、何時會有結果：

1. 遞交申請：
   • 線上申請（若開放）： 最便利的方式。請隨時關注臺中市客委會官網，看是否有建置線上申請系統。若有，通常會有明確的操作指引。
   • 書面申請：
     • 郵寄： 將填寫完畢並簽章的申請表正本，連同所有應備文件影本，掛號郵寄至臺中市客委會（地址請上官網查詢最新資訊，例如：臺中市豐原區陽明街36號）。
     • 親自送件： 在客委會上班時間內，將申請表及文件送至服務櫃台。好處是承辦人員可當場初步確認文件是否齊全。
   • 傳真或Email： 通常不被接受作為正式申請方式，因為需要正本簽章。但可以先傳真或Email詢問或預審文件是否齊全，確認後仍需補交正本。
2. 審查時間： 客委會收到您的申請後，承辦人員會進行資格與文件審查。這個過程可能需要 7到14個工作天（不含例假日）。強烈建議： 務必在您預定使用日期的至少兩週前提出申請，給審查作業足夠的緩衝時間，也避免因文件不全補件而來不及。熱門時段更要提早！
3. 審查結果通知： 審查結果通常會以書面通知（核准函/駁回函） 或 Email 方式告知申請人。請留意您的信箱和通訊地址。如果申請被駁回，通知書上應會說明理由。
4. 核准後注意事項： 如果申請獲准，通知書（核准函）上會詳細載明：
   • 核准借用的確切日期與時段。
   • 研究室位置與注意事項（如設備使用規範、進出方式）。
   • 是否需要繳交保證金或使用費（依最新規定）。
   • 聯絡窗口及電話。
   • 請仔細閱讀並遵守核准函上的所有規定。 務必按時使用，若需變更或取消，應立即主動通知客委會承辦人員。

填寫與申請過程的實用提醒

• 誠實為上策： 所有填寫的資料都必須真實、正確。提供虛假資料或隱瞞重要資訊，一旦查證屬實，不僅本次申請會被駁回，未來申請也可能受影響，甚至需負法律責任。
• 文件齊全是關鍵： 「檢附文件」欄位要求的每一項，都請盡力備齊。缺少關鍵證明文件（特別是證明研究/創作與客家相關的文件），是申請被駁回最常見的原因之一。影本請清晰可辨。
• 聯絡資訊要有效： 電話、手機、Email、地址務必填寫正確且是您常用的。審查期間若有疑問需要釐清，承辦人員聯繫不上您，可能會延誤審查甚至視同放棄。
• 「借用事由」是靈魂： 多花點心思寫清楚您的具體目的。讓審核者一眼就明白您的活動與客家文化的關聯性及其正當性。避免官腔或模糊不清。
• 提前申請是王道： 再次強調，千萬不要等到最後一刻才申請。預留足夠的審查時間（至少兩週），也讓自己有時間補件或應變。
• 善用諮詢管道： 如果在填寫表格或準備文件時有任何疑問，最直接有效的方式就是打電話去臺中市客委會詢問承辦人員。他們的電話通常可以在官網的「聯絡我們」或「業務單位」找到。主動詢問可以避免很多來回補件的麻煩。承辦人員雖然忙，但通常很樂意解答民眾的疑問。
• 仔細閱讀核准函： 拿到核准函不代表結束，而是使用的開始。請務必把核准函內容從頭到尾看清楚，了解使用規則、進出方式、設備操作規範（如投影機、電腦）、清潔責任、歸還時間等。遵守規定是下次還能順利借用的基礎。
• 愛惜使用，保持整潔： 委員研究室是公務資源，請抱著愛惜公物的心態使用。保持環境整潔，設備使用完畢歸位，垃圾自行帶走。良好的使用紀錄，會讓您成為受歡迎的借用者。
• 變動務必提前通知： 計畫趕不上變化。如果真的遇到需要更改借用日期/時間，或者必須取消借用，請務必盡早（越早越好）主動打電話或寫Email通知客委會承辦人員。這是基本的禮貌，也讓客委會有機會將釋出的時段提供給其他有需要的人。無故不到或未通知的取消，可能影響您未來的申請權益。

常見問題Q&A

• Q：我不是研究客家文化的學者，只是對客家文學有興趣的普通讀者，想找個安靜地方寫作，可以申請嗎？ A：關鍵在於您的「寫作」內容是否與客家主題直接相關。如果您正在創作客家主題的小說、詩集，或撰寫相關的評論、部落格文章，並能提供初步的寫作大綱或部分作品佐證，就有機會符合資格。如果只是個人日記或與客家無關的創作，就不符合借用目的。
• Q：我們社區的客家歌謠班想借用研究室來做一次成果發表前的彩排，可以嗎？ A：這需要看具體情況。如果該歌謠班是常態性推廣客家歌謠的團體，且彩排內容明確是客家歌謠，提出申請時附上團體證明與活動計畫書，是有機會通過的。但需注意，委員研究室的空間性質和設備（非專業表演場地）是否適合彩排，音量是否會造成干擾，都需評估並在申請事由中說明清楚。
• Q：申請表上的「負責人/聯絡人」一定要是團體的理事長或校長嗎？ A：不一定需要是最高負責人（如理事長、校長），但必須是該團體正式授權可以代表團體辦理此次借用事宜、並能負責聯繫與協調的窗口人員。申請表上需由團體負責人簽章，但聯絡人可以填寫實際承辦的幹部或職員姓名電話。
• Q：申請被駁回了，怎麼辦？ A：首先，仔細看駁回通知書上寫的理由。最常見的是：
  • 資格不符： 檢視自己是否符合個人或團體的申請資格，提供的證明文件是否足夠有力證明與客家事務的關聯。
  • 文件不全： 檢查是否漏了某項必備文件（如身分證影本、團體立案證明）。
  • 使用目的不符： 重新檢視填寫的「借用事由」是否夠具體且明確屬於客家研究/文化推廣/藝文創作範疇。
  • 時段衝突： 您申請的時段可能已被委員預訂或其他優先事項占用。 如果對駁回理由有疑問，或認為是誤會，可以直接打電話給承辦人員禮貌地詢問清楚。了解原因後，如果條件許可（例如補齊文件、修改事由、更換時段），可以重新提出申請。
• Q：借用需要付費嗎？ A：收費與否及標準，請務必查閱臺中市客委會最新公告的「場地使用管理要點」。通常，政府機關場地借用，若非營利且符合特定公益目的，可能有條件免費，或僅收取基本清潔維護費、水電費或保證金。營利性活動或特定情況則可能收費。一切以客委會官網公告或核准函上的說明為準。

結語：善用公共資源，深耕客家文化

臺中市客委會開放委員研究室給外界申請使用，是一項值得肯定的便民與資源共享措施。這份「本會委員研究室借用申請表」，正是連接有需要的民眾與這個寶貴空間的橋樑。填寫它，看似是行政程序，實則是展現您對客家文化投入與專業態度的第一步。

希望透過這篇詳細的說明，能讓您在準備申請時更有方向，減少摸索的時間，更快地進入您的研究或創作狀態。記住幾個重點：確認資格、備齊文件、事由具體、提前申請、主動溝通、遵守規定。 當您順利借用，置身於安靜的研究室中，專注於客家文化的探索與創作時，別忘了這份公共資源的珍貴。好好運用它，為客家文化的保存、研究與創新，貢獻一份心力。

最後，再次提醒，所有規定與申請表格式，請以「臺中市政府客家事務委員會」官方網站（https://www.hakka.taichung.gov.tw/）公布的最新資訊為準。出發填表前，花幾分鐘上去看看，往往能事半功倍。祝您申請順利！