手滑拿錯發票別慌張！誤用上期統一發票的報備與處理心法

相信許多營業人，特別是剛創業或負責開立發票的會計、店員夥伴，都曾有過這樣的經驗：月底月初忙翻天，在開立發票給客戶時，一個不留神，竟然拿成了「上期」的統一發票簿來開！等發現時，冷汗直流，心裡想著：「完了完了，這下會不會被罰款？」、「該怎麼補救？」。別擔心，這種情況其實不少見，財政部也理解營業人作業的辛勞與可能的疏忽，因此訂有明確的報備機制。今天就來跟大家聊聊，萬一真的誤用了上期的統一發票，該如何正確處理，才能將影響降到最低。

什麼情況算是「誤用上期統一發票」？

簡單來說，就是在本期應該開立發票的時候（例如：112年7-8月期），不小心拿成了上一期已經申報過但尚未使用完畢的空白發票（例如：112年5-6月期）來開立給買受人。這種錯誤最常發生在新舊發票期交替的時候，例如5月底6月初、7月底8月初、11月底12月初、1月底2月初（因為涉及跨年發票格式）。

常見的誤用情境：

  1. 月初忘記換新本： 新的一個月份（也是新的一個發票期）開始，店員或會計人員一時忙碌，忘記將發票櫃裡的上期剩餘空白發票收起來，誤以為是新一期的發票而繼續使用。
  2. 發票存放混雜： 公司存放多期未使用完的空白發票，管理上稍有不慎，員工容易拿錯期別。
  3. 連假前後忙亂： 遇到連續假期，收假後工作節奏還未恢復，更容易發生疏忽。

發現誤用後，第一步該做什麼？

  1. 立即停止使用： 一旦發現拿錯期的發票，務必馬上停止繼續開立該期發票。把上期剩餘的空白發票收好、明顯標示作廢或封存，避免再次誤拿。
  2. 清查誤開數量與號碼： 仔細核對這段期間開出的所有發票，找出哪些是誤用「上期」發票開立的。記錄下這些發票的完整字軌號碼（例如：AA12345678）、開立日期、交易內容（品名、金額）以及買受人（如果買受人是營業人，最好記錄其統一編號）。
  3. 通知買受人（若可聯絡）： 雖然法規沒有強制要求營業人一定要主動通知買受人誤開發票，但基於誠信原則與避免後續困擾，強烈建議主動聯繫買受人（特別是索取發票抵稅的營業人買主），告知其手中持有的某張發票是誤用前期發票開立，請對方留意後續配合換開或處理。這能展現負責態度，減少買受人後續因無法扣抵而產生的糾紛。

關鍵步驟：向國稅局辦理「誤用上期統一發票」報備

這是整個補救過程中最重要的一環。財政部訂有「營業人使用收銀機辦法」及相關解釋令（例如台財稅字第881934403號函），明確規範了誤用前期發票的處理程序。未依規定報備，後續被稽徵機關查獲時，很可能會被認定為「未依規定給與憑證」或「開立不實發票」，面臨罰鍰。

報備的時間點與方式

報備需要準備哪些文件？

無論是書面或線上報備，都需要準備以下資訊與文件：

  1. 營業人基本資料： 公司名稱、統一編號、負責人姓名、營業地址、聯絡電話。
  2. 誤用發票期別： 清楚說明誤用的是哪一期（年、月）的統一發票。例如：誤用「112年5-6月期」空白發票。
  3. 誤開發票明細表： 這是最核心的文件。需詳細列出每一張誤開的發票資訊，通常需包含以下欄位：
    • 誤開發票的完整字軌號碼
    • 開立日期
    • 銷售額（未稅）
    • 稅額
    • 總計金額（含稅）
    • 買受人名稱（如果是個人消費者可寫「個人」或「未記載」）
    • 買受人統一編號（如果是營業人，務必填寫；個人則免）
    • 交易內容摘要（例如：銷售商品A、提供服務B）
    • 該張發票是否已收回？（若已收回，註明收回日期）
  4. 誤用原因說明： 簡要說明誤用的原因（例如：新進人員不熟悉、期初未妥善區分發票期別、作業疏失等）。
  5. 切結書： 通常需要填具一份切結書，內容大致包含：
    • 保證確屬誤用，並非故意以不實發票申報扣抵或幫助他人逃漏稅。
    • 承諾會依規定補開正確發票給買受人（或說明無法補開的原因）。
    • 承諾將誤開的發票收執聯、扣抵聯收回註明作廢（若無法收回，說明原因）。
    • 承諾該筆交易收入會併入「實際交易所屬期」（即誤開當期）申報銷售額及繳納營業稅。
    • 負責人簽章及公司大小章。
  6. 相關佐證文件（若適用）：
    • 已收回之誤開發票收執聯、扣抵聯正本或影本： 證明已盡力處理。
    • 通知買受人的證明： 如存證信函、電子郵件紀錄、通聯記錄摘要等（非強制，但有利證明已善盡告知義務）。

報備後的處理程序

完成向國稅局的報備程序，只是第一步。接下來，營業人還必須做好以下幾件事，才算完整處理完畢：

  1. 補開正確發票給買受人：
    • 針對每一筆誤用前期發票的交易，營業人必須在當期（誤開發票實際發生的所屬期）內，補開一張正確期別的統一發票給買受人。例如：在112年7月1日誤用5-6月期發票開立，應在112年7-8月期內（最晚在開立發票的隔月月底前），補開一張112年7-8月期的正確發票。
    • 在補開的發票備註欄，務必清楚註明：「補開。原誤用XX年XX月期發票字軌號碼：XXXXXX」。例如：「補開。原誤用112年5-6月期發票字軌號碼：AA12345678」。這是非常重要的連結說明。
    • 將補開的發票「存根聯」妥善保存，作為自己公司帳務及後續申報的依據。
  2. 收回誤開的發票並註明作廢：
    • 盡最大努力向買受人收回誤開的前期發票（包含收執聯與扣抵聯）。若買受人是營業人，應請其退回該張發票的扣抵聯；若是一般消費者，則盡力收回收執聯。
    • 對成功收回的誤開發票（不論是收執聯或扣抵聯），在發票的正、反面都明顯加蓋「作廢」字樣章或手寫「作廢」大字，並註明原因（如：誤用前期發票作廢）。
    • 將這些作廢的誤開發票，黏貼在當期（誤開當期）發票存根聯上或妥善保存，作為已處理的證明，供未來國稅局查核。
  3. 處理無法收回的誤開發票：
    • 實務上，常會遇到買受人聯絡不上、不願意退回、發票遺失或已持該張錯誤發票申報扣抵等情況。這時，在報備時就需在明細表中註明「無法收回」並簡述原因。
    • 雖然無法實體收回作廢，但補開正確發票的步驟絕對不能省略（並在備註欄註明原誤開發票字軌）。
    • 後續若買受人持該誤開發票申報扣抵，可能會被國稅局剔除。此時營業人當初的「報備紀錄」和「補開正確發票」的動作，就是證明自己非故意且已盡力處理的關鍵證據，避免被認定為開立不實發票幫助逃漏稅。
  4. 正確申報營業稅：
    • 該筆交易的金額（銷售額、稅額），必須併入其實際交易發生的「當期」營業稅銷售額中申報。 例如：7月1日誤開的發票，其銷售額與稅額，應計入7-8月期的401申報書中申報繳稅。絕對不能因為發票是上期的，就申報在上期的營業稅裡（因為交易事實發生在本期），更不能漏報！
    • 在申報當期營業稅時，「作廢發票」的張數和金額，也需在401申報書的相關欄位（如「作廢空白未使用份數」或「作廢總額」欄，視申報書版本）正確填寫。補開的正確發票則視同一般開立發票，填入當期開立發票總額中。
    • 強烈建議在申報書的「其他說明事項」欄位，簡要註明「本申報期已於X月X日向貴局報備誤用上期發票共X張，總銷售額X元，已依規定處理並補開正確發票」。提供這個資訊有助於國稅局內部資料勾稽，減少後續被詢問的機率。

為什麼「報備」如此重要？不報備的風險在哪？

主動報備的核心目的在於「自首」 和 「證明非故意」。稅捐稽徵法第48條之1有「自動補報補繳免罰」的相關規定精神。雖然誤用發票不一定直接適用逃漏稅的補稅免罰，但實務上，國稅局對於「已主動報備並依規定處理」的營業人，在後續查核發現時：

  • 較有機會免予處罰： 最主要是避免被依稅捐稽徵法第44條（未依規定給與他人憑證）處以該筆銷售額5%的罰鍰（最高不得超過新臺幣100萬元）。也可能避免被認定為幫助他人逃漏稅（稅捐稽徵法第43條）的風險。
  • 降低被認定為虛開發票的風險： 證明是作業疏失而非蓄意開立不實發票。
  • 有利於釐清責任： 當買受人持誤開發票申報扣抵被剔除時，營業人的報備紀錄可證明過失在己，非買受人責任，減少糾紛。
  • 展現良好納稅態度： 積極處理錯誤，國稅局在處理上通常會較為寬容。

反之，若未主動報備：

  • 被查獲時，高機率被開罰： 依稅捐稽徵法第44條，按該筆未依規定給與憑證（即誤開的前期發票）之銷售額處5%罰鍰。罰鍰金額可能相當可觀。
  • 可能被追問是否幫助逃漏稅： 增加不必要的調查困擾。
  • 難以解釋為何未補開正確發票： 更容易被認定為管理不善或有其他意圖。

實務上常見的Q&A與注意事項

  • Q：誤用發票當下，可以直接在發票上劃掉期別，改成正確期別嗎？ A：絕對不行！ 統一發票記載事項（包含期別、字軌號碼）不得擅自塗改。塗改的發票視同不實發票，效力有問題，買受人無法用以扣抵，營業人也可能受罰。唯一正途是報備、收回作廢、補開正確發票。
  • Q：誤用的發票是「上上期」或更早之前的，處理方式一樣嗎？ A：原則上處理的核心精神相同：報備、補開正確期別發票、收回誤開發票作廢、正確申報銷售額。但誤用的期別與實際交易日期相隔越久，處理起來越複雜，買受人可能已將該張錯誤發票申報扣抵或遺失，後續爭議可能較多。因此，發現錯誤務必立即處理。
  • Q：買受人堅持不退還誤開的前期發票，說已經用來申報扣抵了，怎麼辦？ A：首先，盡力溝通解釋，說明該張發票因期別錯誤，國稅局系統可能無法勾稽或會被剔除補稅，請其配合退回作廢並接受補開的正確發票。若買受人仍不退還：
    • 務必保留已通知對方並要求退回的證明（如存證信函、email）。
    • 自己公司端，補開正確發票的動作絕對要做（並在備註欄註明原誤開發票字軌）。
    • 在報備給國稅局的明細表中，明確註明該張發票「買受人已持以申報扣抵，拒退」。
    • 後續若該買受人被國稅局剔除補稅，是其需自行承擔的風險。營業人因已報備且補開正確發票，通常不會被連帶處罰（除非被證明是共謀）。
  • Q：誤開的是「電子發票」，處理方式一樣嗎？ A：電子發票誤用前期字軌號碼開立的情況較少（系統通常會控管），但並非不可能（例如設定錯誤）。處理原則類似：
    • 發現後立即停止開立該錯誤字軌。
    • 盡快透過電子發票平台將該張誤開的電子發票註記為「作廢」或「空白作廢」（視平台功能）。
    • 補開一張正確期別字軌的電子發票給買受人，並在備註欄說明。
    • 同樣需要向國稅局辦理書面或線上報備（程序與紙本發票報備相同），提供誤開發票明細與相關說明。
    • 將該筆銷售額併入實際交易當期申報。
  • Q：報備後，國稅局一定會回函嗎？ A：不一定。尤其是線上報備，系統可能僅顯示「申辦成功」或提供收執編號。書面報備受理後，有些稽徵所會開立收據或簡易回條。重點在於保留好你的報備文件副本、線上申辦成功畫面或收據、以及後續處理（補開發票、作廢發票）的所有證明文件。 這些都是未來萬一有爭議時的自保利器。
  • Q：如何避免未來再發生誤用情形？ A：建立良好的內部管理SOP：
    1. 明確標示： 在每本空白發票封面，用大字、明顯顏色標註所屬期別（如：112年7-8月期）。
    2. 分區存放： 將不同期別的空白發票，分開不同的抽屜、櫃子或區域存放。當期發票放在最方便拿取的位置，上期未用完的發票立刻收到另一個標示「前期未使用發票」的專區封存。
    3. 期末盤點： 每期營業稅申報後，立即盤點剩餘空白發票數量，並將其封存至「前期」區域。
    4. 月初提醒： 設定月曆提醒或系統提示，在每個新發票期開始日（奇數月1日），提醒相關人員更換當期發票。
    5. 人員訓練： 加強對開立發票人員（特別是新人）的訓練，強調期別辨識的重要性及誤用的後果與處理程序。

結語：誠實面對，積極處理是上策

誤用上期統一發票，雖然是常見的作業疏失，但絕不能輕忽或心存僥倖認為不會被發現。國稅局透過發票字軌的勾稽系統，要查獲這類錯誤並非難事。與其事後被動挨罰，不如主動出擊，依照財政部規定的程序，誠實地向國稅局報備，並確實完成後續的補開正確發票、收回作廢（或註明無法收回）及正確申報等動作。這不僅是遵守稅法規定，更是對自己公司財務管理負責，也保障了與客戶間的交易誠信。

記住關鍵口訣：「停用、清查、報備、補開、收回作廢、正確申報」。只要按部就班處理，這個令人頭痛的失誤，就能化險為夷，將風險與可能的損失降到最低。下次如果不小心手滑拿錯本，深呼吸，別慌張，拿出這篇的步驟，一步步處理就對了！

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