當公司行號遇到特殊營運狀況，需要將統一發票轉供其他營業人使用時，許多負責人常忽略背後的法定程序。這不只是單純的發票管理問題，更牽涉到《加值型及非加值型營業稅法》的規範。最近就有電子零件供應商因借發票給協力廠商，未依規定報備而遭補稅處罰的案例。究竟什麼情況下需要報備？該如何正確完成程序？讓我們從實務角度釐清關鍵步驟。

什麼情況構成「轉供他人使用」？

根據財政部頒布的統一發票使用辦法，以下三種情境都屬於轉供使用的範圍：

1. 實體發票轉讓
   將空白未使用的發票本直接交付其他營業人開立，常見於母子公司或關係企業間的調度。

2. 電子發票授權
   將電子發票系統的開立權限開放給合作廠商使用，例如連鎖加盟總部授權加盟店開立發票。

3. 發票代開行為
   替無開立發票資格的對象代開發票，像是小型工作室透過貿易公司名義開票給客戶。

去年臺中就發生過典型案例：某機械零件商將空白發票轉給下游廠商使用，被國稅局查獲後，除了追繳營業稅，還按所漏稅額處五倍罰鍰，總金額超過百萬元。

法定報備程序實務解析

事前準備文件

向所在地國稅局分局提出申請時，需備齊以下三類文件：

1. 申請書正本
   載明轉供原因、期間、發票字軌號碼及使用方資料

2. 切結書
   雙方共同簽署的責任歸屬聲明（需蓋公司大小章）

3. 佐證資料

   • 雙方商業登記證明
   • 發票使用計畫書
   • 特殊情況證明（如天災導致發票毀損）

線上線下雙軌申請

臨櫃辦理流程較為直觀，但需注意各分局收件時間。近期更推薦使用電子稅務文件系統線上申辦，三步驟即可完成：

1. 登入財政部稅務入口網
2. 上傳掃描版申請文件
3. 透過工商憑證完成電子簽章

線上申請通常可在三個工作天內取得核准回函，比傳統紙本流程快兩倍以上。高雄有位經營食品批發的林老闆分享：「透過線上系統補辦去年度的發票轉用報備，從送出到收到核准只花兩天，省下半天跑國稅局的時間。」

營業人最常踩中的三大地雷

地雷一：逾期補報遭拒

法規明定需在事實發生前提出申請。曾有位桃園的服飾業者，在月中才補報當月轉供的發票，結果被國稅局駁回，連帶影響當期進項扣抵。

地雷二：切結書漏載關鍵條款

有效的切結書必須包含三項核心條款：

• 發票開立責任歸屬
• 稅務違章連帶責任
• 銷項申報義務說明

新北市有間電商就因切結書未載明連帶責任，被認定文件不完整而需重新補正。

地雷三：忽略後續申報調整

完成報備只是第一步，後續在營業稅申報書的填寫更重要：

• 轉出方需在銷售額欄位註明「發票轉供使用」
• 使用方申報時應附核准文號
• 雙方當期總額需勾稽核對

聰明管理發票的實用技巧

節稅關鍵：進項分配原則

當發票轉供集團企業使用時，可透過進項稅額分配協議優化稅負。例如某科技公司將研發用設備的進項發票轉給子公司使用，經事先報備後，成功將原屬不得扣抵的稅額轉為可扣抵，單季節省12萬元稅款。

電子發票系統設定要領

採用電子發票的企業，應在系統後台設定專屬權限：

[系統管理] > [發票權限設定] > [新增授權對象]

記得勾選「轉供使用報備核准」選項，並上傳核准文號影本。系統會自動在開立發票顯示「轉供使用」字樣，避免人工標註疏漏。

帳簿記載訣竅

在會計分錄中應設立獨立科目記載，建議格式：

日期      摘要            轉出字軌    使用對象    核准文號
112/6/5  轉供發票使用   AB-123456   〇〇公司   A112000123

這不僅方便後續查核，發生爭議時更能迅速釐清責任。

特殊情境應變之道

天災導致的緊急處理

去年颱風造成南部多間公司發票泡水毀損，國稅局特別開放緊急報備機制：

1. 三日內通報所在地分局
2. 檢附災損證明照片
3. 後補書面申請文件 高雄某塑膠工廠就運用此機制，順利將受損發票轉由關係企業使用，避免營業中斷。

跨境電商發票處理

幫境外平台代開電子發票時，需額外準備：

• 平台委託書（經駐外單位驗證）
• 金流證明文件
• 中英對照的發票明細表 有位協助東南亞電商開票的台北貿易商提醒：「跨境代開發票的稅籍編號欄位要填寫平台稅號，不是我們自己的，這點常被忽略。」

維護稅務權益的積極作為

完成報備程序後，建議每季進行自主檢查：

1. 核對核准清單與實際轉供記錄
2. 確認使用方申報狀況
3. 留存發票影本至少七年

當收到國稅局查核通知時，應立即備妥三項關鍵文件：

• 原始核准函
• 當期營業稅申報書
• 發票使用對帳單

臺中有間工具機廠商就因即時提供完整文件，成功舉證交易真實性，避免被誤認虛開發票。

稅務風險預防策略

建立內部控制表單

設計專用申請表單管控流程，必要欄位應包含：

□ 轉供事由 □ 使用期間 □ 發票字軌範圍 □ 責任歸屬條款 □ 會計主管簽核 □ 稅務顧問覆核

某上市公司的財會主管分享：「我們實施雙簽核制度後，發票轉用錯誤率歸零，去年順利通過稅務稽查。」

善用免費諮詢資源

各區國稅局都提供「稅務健診」服務，可預約專業人員檢視發票管理制度。另可多加利用：

• 財政部稅務入口網線上諮詢
• 各地稅捐處法規講座
• 會計師公會稅務諮詢專線

營業人間的發票調度原是商業常態，但忽略法定程序可能讓美意變成罰單。記得把握「事前申請、文件完整、如實申報」三大原則，並善用電子化系統簡化流程。完善的發票管理不僅能降低稅務風險，更能提升企業的財務健全度。當遇到特殊狀況時，建議及早諮詢專業人士，找出最符合法令的解決方案。