各位企業主、會計夥伴，相信大家在處理公司稅務時，都聽過「媒體申報」這個詞。最近常有客戶詢問：「為什麼一定要用財政部核可的軟體才能做媒體申報？自己轉檔不行嗎？」這確實是許多剛接觸電子申報，或是習慣傳統紙本作業的朋友們，最常有的疑問。今天我們就來好好聊聊這件事，把規定背後的道理、怎麼選對工具、實際操作會遇到哪些狀況，一次說清楚講明白。

一、 為什麼非得用「合格軟體」不可？關鍵在於這幾點

想像一下，國稅局每年要處理全台幾百萬家企業的申報資料，如果每家公司交來的檔案格式五花八門、欄位對不齊、資料類型亂填，稽徵人員光是打開檔案檢查可能就要花上好幾天，更別提後續的資料比對與建檔了。這就好比大家約好要一起整理一份大型報告，卻有人用Word、有人用PDF、還有人手寫拍照上傳，負責彙整的人肯定一個頭兩個大。

因此，財政部推動 「限使用稽徵機關測試合格之軟體」 做媒體申報，核心目的其實很務實：

1. 確保資料格式一致性：合格軟體會強制遵守財政部訂定的標準資料結構（像是固定欄位長度、特定代碼格式、日期表示法等），大幅降低檔案格式錯誤率。
2. 提升資料正確性：合格軟體通常內建基本邏輯檢查（例如：統一編號位數檢查、發票日期合理性、金額不得為負數等），在企業端就能先攔下明顯的錯誤。
3. 加速稽徵機關處理效率：格式統一、錯誤率低的檔案，能讓國稅局的系統快速讀取、自動化處理，縮短整體作業時間。對企業來說，也能更快收到核定通知或退稅款。
4. 降低人工補正成本：格式不符或錯誤百出的檔案，會被國稅局退件要求補正，一來一往耗時費力。使用合格軟體能有效避免這類狀況。

簡單說，這規定不是找麻煩，而是為了讓整個稅務申報流程更順暢、更準確，對徵納雙方都是好事。

二、 哪些「媒體申報」項目適用這項規定？

不是所有的稅務申報都強制要用媒體申報，也並非所有媒體申報都「限定」只能用合格軟體。目前主要強制規定 「必須」 使用經財政部財政資訊中心（以下簡稱財資中心）測試合格軟體進行媒體申報的項目，常見的有：

• 營業稅（401、403申報書）：這是影響企業最多、最頻繁的申報項目。無論是每月或每兩個月的申報，只要選擇採用媒體申報方式，就必須使用合格軟體產生媒體檔案。
• 各類所得扣繳暨免扣繳憑單申報（含股利憑單、信託所得申報）：每年1月申報前一年度所得資料時，若採媒體申報，同樣受限於此規定。
• 營利事業所得稅結算申報（含未分配盈餘申報）：雖然營所稅申報方式多元（如：線上登錄、電子結算申報繳稅系統），但若選擇「媒體申報」途徑，就必須使用合格軟體產生媒體檔案。

重要提醒：

• 「媒體申報」指的是將申報資料儲存於財政部認可的媒體（如：磁碟片、光碟片、隨身碟），或透過網路以特定檔案格式上傳。
• 即使使用合格軟體，企業仍需自行確認輸入資料的正確性與完整性。軟體主要確保的是「格式」符合標準，內容的正確性責任仍在申報人身上。
• 財政部會定期更新「合格軟體」清單。絕對不要使用未在最新清單上的軟體進行申報，否則極有可能因格式不符被退件。

三、 如何找到「經稽徵機關測試合格之軟體」？

這點是許多人的痛點。財政部財資中心會在其官方網站上，公告經測試合格的營業稅、各類所得憑單及營所稅申報軟體清單。查詢路徑通常如下：

1. 進入「財政部財政資訊中心」官網。
2. 尋找「便民服務」或「申報繳稅」相關專區。
3. 點選「媒體申報」或「電子申報」相關選項。
4. 查找 「營業稅媒體申報軟體清單」、「各類所得憑單媒體申報軟體清單」、「營利事業所得稅結算申報媒體申報軟體清單」 等公告。

清單上會明確列出：

• 軟體名稱與版本
• 軟體廠商名稱
• 合格有效期間（務必確認你使用的版本在有效期限內）
• 適用的申報期間或年度

選擇軟體的考量點：

• 功能性：是否滿足你企業的規模和複雜度需求？（例如：支援多店申報、特定行業別需求）
• 操作性：介面是否友善、學習曲線是否平緩？
• 技術支援：廠商提供的客服管道（電話、Email、線上客服）是否暢通？服務品質如何？
• 成本：軟體的取得成本（買斷或租賃）、維護更新費用。
• 整合性：是否能與企業現有的會計系統或ERP順利串接？

市面上有許多會計師事務所、記帳士事務所或專業軟體公司提供這類合格軟體。如果企業自行處理帳務，可評估購買或租用；若委由事務所處理，則通常由事務所提供符合資格的軟體服務。

四、 使用合格軟體進行媒體申報的完整流程（以營業稅為例）

瞭解了規定和工具，接下來就是實際操作。我們以最常見的「營業稅媒體申報」為例，說明步驟：

步驟1：資料準備與整理

• 完整收集當期（月）所有進項、銷項憑證（發票、收據等）。
• 確認所有憑證符合規定（如：買受人名稱統編正確、銷售額稅額計算無誤、發票章蓋印清晰）。
• 將憑證資料依序輸入（或匯入）你所選用的合格申報軟體中。輸入過程務求精準。

步驟2：利用軟體進行資料檢核

• 合格軟體通常提供多層次檢核功能：
  • 基本格式檢核：檢查欄位是否填寫、長度是否符合、資料型態（數字/文字/日期）是否正確。這部分軟體會自動把關。
  • 邏輯性檢核：檢查資料間的合理性，例如：銷項稅額是否等於銷售額乘以稅率（5%）、進項稅額是否有異常高額、發票日期是否在申報期間內等。
  • 申報書表平衡檢核：檢查申報書各欄位數字是否加總正確、前後期資料是否連貫。
• 仔細檢視軟體產生的檢核報告。對於軟體提示的「警告」或「錯誤」訊息，必須逐一查明原因並修正資料。忽略這些訊息很可能導致申報錯誤或被退件。

步驟3：產生媒體申報檔案

• 確認所有資料檢核無誤後，使用軟體的「產生媒體檔」功能。
• 軟體會依據財政部標準格式，將你的申報資料轉換成純文字檔（通常是.txt檔）。檔名通常也有固定命名規則（例如：統一編號+申報期別），軟體會自動產生。
• 將產生的媒體檔案儲存於符合規定的儲存媒體（現在多以隨身碟為主，磁碟片、光碟片已較少用）。

步驟4：繳交（上傳）媒體檔案與相關文件

• 臨櫃申報：將儲存媒體檔案的隨身碟，連同書面申報書（仍需簽章）、相關附件（如：零稅率銷售清單），在申報期限內遞交至公司所在地的國稅局分局或稽徵所。
• 網路申報：這是目前最推薦的方式！使用財政部「電子申報繳稅服務」網站（需搭配工商憑證或組織及團體憑證），直接上傳媒體檔案。系統會立即進行檔案格式檢核，通過後即完成申報。方便快速，且不受時間地點限制。
• 無論採用何種方式遞交，務必保留申報完成的證明（如：臨櫃收執聯、網路申報成功畫面或回執電子郵件）。

五、 常見問題與實務上容易遇到的狀況

即使使用了合格軟體，在實務操作上，還是有不少朋友會遇到困擾。以下整理幾個高頻率問題：

• Q1：我們公司有自己開發的ERP系統，可以自己轉檔成媒體格式嗎？ A1：理論上可以，但難度極高且風險大。財政部對媒體檔案的格式規範非常嚴格且細節繁瑣（欄位順序、長度、填法、代碼表等）。自行轉檔必須確保100%符合最新規範，並需通過財資中心的測試取得合格認證。對於絕大多數企業，直接採用市面上的合格軟體或委託專業事務所處理，是更經濟可靠的選擇。

• Q2：使用合格軟體產生媒體檔後，上傳時國稅局系統還是說格式錯誤？ A2：這情況雖然較少，但仍可能發生：

  1. 軟體版本過期：確認你使用的軟體版本是否仍在財政部公告的合格有效清單內。過期的版本可能因規範更新而失效。
  2. 操作步驟錯誤：是否在軟體中正確選擇了「申報期別」、「申報種類」？產生媒體檔的步驟是否完整執行？
  3. 檔案儲存或傳輸損壞：隨身碟品質不良或網路傳輸不穩定可能導致檔案損壞。可嘗試重新產生檔案、更換儲存媒體或網路環境再試一次。
  4. 罕見的軟體相容性問題：極少數情況下，可能需聯繫軟體廠商尋求技術支援。

• Q3：媒體申報成功後，還需要交紙本嗎？ A3：需要！ 目前法規規定，採用媒體申報方式者，仍須在申報期限內，將經負責人、主辦會計及填表人簽名或蓋章的「書面申報書」正本，以及法規要求的附件（如：零稅率銷售清單、購買國外勞務清單等），遞交（或郵寄）至國稅局。網路申報成功後，系統通常會提示需補送書面文件的期限（通常是申報期結束後10日內）。

• Q4：媒體申報被退件了怎麼辦？ A4：別慌張：

  1. 仔細閱讀退件理由：國稅局會說明退件原因（格式不符、資料邏輯錯誤等）。
  2. 修正錯誤：根據退件理由，回到合格軟體中檢查並修正對應的資料。
  3. 重新產生媒體檔：修正後，再次執行軟體的檢核功能，確認無誤後重新產生媒體檔案。
  4. 重新遞交：在申報期限截止前，重新遞交（臨櫃或上傳）修正後的媒體檔案及相關書面文件。務必在期限內完成，否則視同未申報。

• Q5：合格軟體需要每年更新嗎？費用大概多少？ A5：通常需要。因為稅法規定、申報書格式或媒體檔規格可能會調整（即使微調），軟體廠商必須配合修改並送財資中心重新測試。因此，多數廠商會收取年度維護更新費用，費用依廠商、軟體功能複雜度而異，從幾千元到上萬元台幣不等。購買或租用時務必詢問清楚後續更新政策與費用。

六、 選對工具與合作夥伴，讓申報不再是負擔

面對這項規定，企業可以根據自身情況選擇最合適的方式：

• 中小企業/新創公司：若無專職會計人員，委託專業的記帳士事務所或會計師事務所處理是最省心的選擇。合格的事務所必然使用經認證的軟體，並熟悉所有操作細節與法規更新，能確保申報正確合規，讓老闆專注本業。
• 有會計人員的中型企業：可評估購買或租用一套市面上的合格申報軟體。選擇時考量軟體易用性、廠商技術支援能力及成本。讓會計人員能有效率地完成申報工作。
• 大型企業或集團：若有足夠IT資源，可評估自行開發或委外客製化符合財政部規範的申報系統，並通過財資中心測試取得合格認證。這通常需要較高的初期投入，但長期對於資料整合與流程自動化有優勢。

無論選擇哪種方式，「使用稽徵機關測試合格之軟體」是媒體申報不可迴避的硬性要求。 這不是刁難，而是建立一個對徵納雙方都更有效率、更可信賴的稅務申報環境的基礎工程。

七、 結語：合規是責任，效率是目標

「媒體申報之申請-限使用稽徵機關測試合格之軟體」這項規定，看似增加了企業在稅務申報工具上的限制與成本，但從更宏觀的角度看，它推動了稅務申報的數位化、標準化與自動化。長期而言，它降低了因格式錯誤導致的退件風險、加速了稅務資料的處理速度，最終讓企業能更快獲得退稅或完成申報義務。

理解規定的本意，選擇適合自身企業的合格工具與合作夥伴，並確實依照流程操作檢核，就能將這項「限制」轉化為提升內部稅務管理效率的助力。稅務申報是企業經營的重要環節，確保其正確、合規且有效率，是企業穩健發展不可或缺的一環。希望這篇說明，能幫助大家在面對媒體申報時，更加得心應手。