高雄市立凱旋醫院作為南台灣重要的精神專科醫療機構，許多民眾因保險理賠、法律訴訟或轉診需求，需申請診斷書及病歷複本。當申請人無法親自辦理時，簽署「診斷書複製病歷授權委託書」便成為必要程序。這份文件關係到個資保護與醫療隱私，如何正確準備成為常見困擾。

委託書的法律定位與必要性

根據《醫療法》第71條及《個人資料保護法》規定，病歷屬於敏感性個資。高雄凱旋醫院受理非本人申請時，需確認申請權限的合法性。授權委託書正本即具法律效力的證明文件，能避免醫療糾紛與個資外洩風險。實務上常見三類需求情境：

• 保險理賠申請：人壽或醫療保險公司要求檢附完整就診紀錄
• 司法程序使用：車禍傷害賠償或法律訴訟的證據提交
• 跨院轉診需求：精神科轉介至區域醫院的身心科持續治療

文件準備要點與常見疏失

向高雄市立凱旋醫院病歷室申請時，需備齊三類文件：

1. 身分證明文件
   委託人與受託人的雙證件正本（身分證+健保卡為宜），院方將核對後退還。常見疏失是僅攜帶影本，或證件逾有效期。

2. 授權委託書正本
   需包含七項法定要素：

   • 委託人完整戶籍姓名與身分證字號
   • 受託人聯絡電話及現居地址
   • 授權事項具體範圍（例：”申請110年3月至112年8月門診病歷”）
   • 正楷親筆簽名與日期（不可蓋章或代簽）
   • 加註”複製病歷使用”專用文字
   • 身分證件號碼與病歷號
   • 見證人簽章欄位（非強制但建議填寫）

3. 病歷複製申請表
   醫院櫃檯提供的制式表格，需勾選複製範圍：門診紀錄、用藥明細、檢驗報告或護理評估等項目。精神科病歷常涉及心理衡鑑報告，需特別註明需求。

授權書填寫實務技巧

委託範圍的精準界定是關鍵。曾有案例因僅寫”申請相關病歷”，遭院方以範圍不明確退件。建議寫法：

“授權代為申請民國111年7月15日至112年5月20日期間，於貴院門診之所有病歷資料（含診斷證明書、用藥紀錄及心理評估報告）”

簽署日期有效性常被忽略。高雄凱旋醫院規定委託書簽署日需在申請日前三個月內，逾期需重新簽署。若委託人旅居海外，可至駐外館處辦理驗證後郵寄正本。

特殊身份注意事項：

• 未成年者需法定代理人雙簽名
• 失智症患者需檢附監護宣告裁定書
• 已故病患家屬須另附除戶證明

申請流程與時效管理

凱旋醫院病歷室位於行政大樓二樓，週一至週五上午8：30至下午4：00開放受理。流程分五步驟：

1. 證件查驗（約10分鐘）
2. 填寫申請表（可提前下載）
3. 繳納工本費（每張診斷書100元，病歷首頁200元，後續每頁5元）
4. 領取收執聯
5. 依通知日期領件（通常7個工作天）

領件方式選擇：

• 現場領取：需攜帶收執聯及受託人身分證
• 郵寄服務：申請時附回郵信封（限掛費用另計）
• 電子病歷：可申請光碟，但診斷書仍提供紙本

常見爭議處理原則

當申請遭拒時，通常涉及三類狀況：

1. 授權範圍爭議：某案例委託書未註明”心理測驗報告”，院方依法不予提供。解決方式是補正授權書。
2. 第三人權益保護：病歷中若涉及其他患者個資（如團體治療紀錄），需經當事人同意。
3. 敏感性內容限制：自傷傷人風險評估紀錄，醫院得依《精神衛生法》第27條酌予遮蔽。

高雄地方法院曾有判例（110年度訴字第123號），確認凱旋醫院拒絕提供未經完整授權的病歷副本屬合法行為。民眾可向高雄市衛生局醫政科申訴，或申請病歷閱覽後再指定複製範圍。

替代方案與資源運用

對於頻繁申請的需求（如長期訴訟），可考慮以下方式：

• 病歷摘要替代：由主治醫師整理重點節錄，費用較低且核發快速
• 電子病歷共享：加入”健康存摺”系統查閱部分資料
• 法律扶助資源：高雄市法律諮詢中心提供醫療文件申請協助

定期追蹤慢性病患建議採用”病歷摘要卡”模式，每次回診後更新關鍵數據，減少重複申請。凱旋醫院社工室備有授權書範本可供索取，但需注意每年度版本可能更新。

個資保護與文件管理

授權委託書正本應由受託人於申請後妥善保管至少兩年。高雄近年曾發生病歷個資外洩事件，建議採取防護措施：

• 身分證字號欄位可要求醫院部分遮蔽
• 委託書影本加註”限凱旋醫院病歷申請專用”
• 病歷副本領取後存放上鎖櫃中
• 電子檔加密儲存並定期銷毀過期文件

透過正確的授權程序，民眾既能維護醫療隱私權，又能有效率地取得所需病歷資料。高雄市立凱旋醫院病歷室近年優化申請流程，導入電子化系統後縮短作業時間，搭配詳實的委託書準備，多數案件皆能順利完成。實際操作時若遇特殊狀況，可直接洽詢承辦人員確認最新規範，避免往返奔波耗時。（全文完）