臺中市政府都發局｜公寓大廈成立管理委員會報備資料超詳細解說手冊（社區主委必收藏！）

貼心小提醒：這篇是專門寫給臺中市的社區住戶、管委會成員或想成立管委會的熱心住戶看的！如果你家社區還沒報備，或是報備卡關中，這篇 5500字實戰攻略 絕對能幫你省下超多跑政府的時間！

為什麼你家社區「非得」向都發局報備管委會不可？

先講一個血淋淋的真實案例：臺中某社區沒報備管委會，結果電梯壞了要維修，想申請 「臺中市公寓大廈共用部分維護修繕費用補助」，直接被市府打槍！為什麼？因為你沒合法報備啊！這還只是其中一個吃虧的地方…

根據《公寓大廈管理條例》第29條 硬性規定：

公寓大廈成立管理委員會後，必須向 「直轄市、縣（市）主管機關」 報備。在臺中市，這個主管機關就是 「都市發展局」（簡稱都發局）！

沒報備會怎樣？這5大損失住戶都在哭！

1. 不能開社區專戶：銀行看到沒報備證明，根本不准你開「管理負責人或管理委員會」名義的帳戶！收管理費、付公共電費全卡住。
2. 政府補助看得到吃不到：像前面講的修繕補助、節能設備補助… 通通沒份。
3. 法律訴訟站不住腳：管委會要告廠商或跟住戶打官司？法院可能認定你「不具備當事人能力」。
4. 公權力不幫你：遇到惡意欠管理費的住戶，想申請 「臺中市公寓大廈爭議事件調處」？沒報備免談！
5. 建商擺爛你沒武器：碰到建商公共設施點交拖延或缺失，報備過的管委會才有立場施壓。

所以說，報備絕對不是做做樣子！是保障全體住戶權益的生死線！

第一步：確認你家社區「夠格」申請報備嗎？

不是隨便找幾個人開會就能報備喔！臺中都發局審很細的！先看 「基本門檻」：

✅ 硬性條件（缺一不可！）

1. 區分所有權人會議開成功：這是大前提！會議要照《公寓大廈管理條例》第25-34條的規定開，不是幾個人在交誼廳聊天就算數！
2. 會議決議成立管理委員會：會議紀錄白紙黑字要寫明 「通過成立第X屆管理委員會」。
3. 選出委員且互推主委：委員名單、主任委員是誰都要在會議紀錄載明。
4. 社區規約有備查：開區權會時一定要通過「規約」，這是社區憲法！報備時要一併檢附。

❌ 常見被打槍原因（都發局承辦親口說）

• 會議出席人數不足：所有權比例+人數都要過半（條例第31條）！很多社區只算人數沒算比例，或委託書格式不對被當無效。
• 開會通知沒合法送達：沒在開會前10天「書面」通知各所有權人（條例第30條），會議可能無效！Line群組喊一喊不算數！
• 規約內容抄範本抄到矛盾：例如同時寫「管理費由管委會訂」又寫「需經區權會決議」，自打嘴巴。
• 委員名單和會議紀錄對不上：會議選出7人，報備名單變8人？或主委根本不是會議選出的那幾位委員之一。

第二步：準備報備文件清單（臺中都發局最新版）

臺中市政府都市發展局官網 有放表格（搜尋「臺中市公寓大廈管理組織報備書」），但很多人下載後還是霧煞煞。我直接拆解給你看 「每一份文件的重點眉角」：

📑 文件1：報備申請書（都發局制式表格）

• 千萬別自己發明格式！ 一定要用都發局最新版（通常叫「臺中市政府都市發展局公寓大廈管理組織申請報備書」）。
• 社區全名一字不差：要跟 「使用執照」 或 「建物登記謄本」 上的名稱完全一致！「XX大樓」不能寫成「XX社區」。
• 申請人簽章欄位別漏：通常要 「主任委員」親自簽名+蓋私章（不是管委會關防章）。
• 通訊地址務必有效：都發局掛號信都寄這裡，寫管理室地址最保險。

📑 文件2：區分所有權人會議紀錄（正本！）

• 首屆成立 or 改選備案？勾清楚！ 第一次報備選「成立」，之後委員換人選「改選備案」。
• 會議日期、地點寫明確：不能只寫「社區會議室」，要寫「XX區XX路XX號XX會議室」。
• 「出席比例」計算要精準：

  [計算公式] 
  出席所有權人數 / 全部所有權人數 >= 1/2 
  且 
  出席所有權比例（持分總和） / 全部所有權比例 >= 1/2

• 「決議成立管委會」字樣不能少：會議紀錄結論部分，必須明確寫出 「經出席所有權人過半數同意，決議成立本社區第X屆管理委員會」。
• 委員名單含樓層戶別：姓名、當選委員的戶別（如：A棟5樓之1）、主任委員是誰（從委員中互推）。
• 「主席」、「紀錄」簽名：通常是當天會議選出的主席和紀錄人員親簽。
• 騎縫章蓋好蓋滿：超過1頁的會議紀錄，每頁接縫處蓋「主任委員」私章或管委會章。

📑 文件3：管理委員名冊（都發局制式表格）

• 委員排序有學問：通常 「主任委員」排第一，接著是副主任委員、財務委員、監察委員（若有）、一般委員。別亂排！
• 「戶別」欄位是關鍵：要寫委員「自己的產權戶別」，不是他當代表的公共空間！例如「B棟8樓之2」。
• 聯絡電話要有人接：留主委、財委或總幹事手機，都發局補件通知全靠它！
• 「主任委員」簽章欄別忘了：一樣要主委親簽+蓋章。

📑 文件4：規約（社區自己訂的那份！）

• 正本或核正本？ 通常交「經區分所有權人會議通過」的規約影本即可，但首頁或騎縫處需蓋 「主任委員」私章 + 加註「與正本相符」。
• 「生效日期」要合理：規約裡面會寫「本規約經XX年XX月XX日區分所有權人會議通過後施行」，日期要跟會議紀錄日期一致！
• 重點條文別漏：都發局會特別看「管理費收繳方式」、「公共基金提撥」、「委員選任方式」、「違規處理機制」這幾條有沒有寫清楚。抄範本記得改掉矛盾的地方！

📑 文件5：成立管委會當次的「開會通知送達證明」或「簽到名冊」

• 最容易被退件的地雷區！ 證明你有「合法通知」所有權人來開會！
• 兩種方式擇一提供：
  1. 「送達證明」：例如郵局「雙掛號」回執聯影本（要能看到收件人姓名、地址、簽收紀錄），數量要能證明「已通知全體所有權人」。
  2. 「簽到名冊正本」：開會當天實際簽到的那份，上面要有「所有權人姓名」、「戶別」、「簽名或蓋章」。注意！簽到人數/比例也要符合開會門檻！
• Line截圖、FB公告無效！ 都發局只認書面證明或實體簽到。

📑 文件6：社區「使用執照」或「建物登記謄本」影本

• 用途：確認社區正式名稱 & 範圍。
• 「使用執照」優先：找建商或當初交屋資料。影本蓋主委章+「與正本相符」。
• 沒有使照怎麼辦？ 去地政事務所申請 「建物登記公務用謄本」（標示部+共同使用部分），把社區主要建號的謄本附上。

📑 文件7：主任委員當選證明文件影本

• 通常就是會議紀錄中「記載主委當選」的那頁，特別圈出來或標示清楚，蓋主委章+「與正本相符」。
• 如果會議紀錄沒明確寫「互推XXX為主任委員」，而是寫「授權委員互推」，那就要再補 「委員互推主任委員之會議紀錄」（小會紀錄）。

📄 其他可能需補文件（看社區狀況）

• 「委託書」影本：區權會上，非本人出席者提供的授權書。
• 「停車位分管協議」：如果規約有寫停車位有專用約定，可能要附。
• 「大公、小公劃分文件」：產權複雜的社區可能需要。

第三步：填寫技巧與魔鬼細節（避開90%退件陷阱）

🔍 文件填寫「一致性」是生命線！

• 社區名稱：所有文件出現的名字必須100%相同！使照寫「XX凱旋大廈」，規約就不能寫「XX凱旋社區」。
• 主委姓名：申請書簽名、委員名冊、會議紀錄、規約核章… 全部都要同一個人！換屆交接期要特別注意。
• 日期邏輯：規約生效日 >= 區權會開會日；管委會任期起始日 >= 開會選出委員日。

⚠️ 簽名蓋章潛規則

• 「主任委員」簽章：幾乎每份文件都要！用「藍色原子筆」親簽 + 蓋「主委個人私章」。「管委會關防章」不能用來代替主委簽章！
• 「與正本相符」：所有影本（規約、使照、謄本、委託書…）首頁或騎縫處，蓋主委私章+親手寫這五個字+日期。
• 騎縫章：超過兩頁的文件（尤其會議紀錄），頁和頁之間接縫處（騎縫）蓋主委私章，避免抽換。

📬 送件方式與追蹤

1. 親自送 or 郵寄？
   • 親自送：到 「臺中市政府都市發展局使用管理科」（臺中市西區民權路99號）。好處是承辦可當場簡單檢視，漏文件馬上知道。記得帶「正本」備查！
   • 郵寄：掛號寄到上述地址，封面註明 「申請公寓大廈管理組織報備」。寄出前所有文件影本自己先掃描或拍照留存！
2. 收件編號必記！ 送件後會拿到一個「案號」（親自送）或掛號執據（郵寄）。這是日後查詢進度的唯一依據！
3. 補件是常態！ 都發局審查約需 7-14個工作天。收到 「補正通知書」 別慌張，上面會寫明缺什麼、哪裡錯。務必在期限內補齊！
4. 核准後領證：審核通過，都發局會寄 「公寓大廈管理組織報備證明」 掛號信到申請書填的通訊地址。這張紙 超級重要！ 掃描存檔+正本鎖保險箱！

第四步：拿到報備證明後，社區必做3件事！

1. 火速開銀行專戶！

   • 帶 報備證明正本 + 管委會關防章 + 主委/財委私章 + 規約（載明有權簽章人員）去銀行。
   • 戶名通常是 「OO公寓大廈管理委員會」。把社區公共基金、管理費都轉進去，跟私人帳戶徹底分開！

2. 申請統一編號（扣繳單位編號）

   • 向國稅局申請 「扣繳單位統一編號」。以後支付廠商費用超過$20,000要開扣繳憑單，報稅也需用到。

3. 把報備證明裱起來公告！

   • 影印放大貼在公佈欄，讓全體住戶知道管委會是 「政府認證」 的！對收管理費、執行規約很有幫助！

超常見QA（臺中社區血淚經驗談）

Q1: 社區很小/戶數少，可以不報備嗎？

A：再小都要報！ 《公寓大廈管理條例》沒豁免小社區。不報備，連跟收垃圾的清潔隊簽約都可能被刁難（需管委會用印）。臺中很多老舊小社區都補報備了！

Q2: 區權會流會好幾次，永遠湊不齊人數怎麼辦？

A：善用「書面」開會！ 這是條例第32條的合法招數。把會議議案做成書面表決單，挨家挨戶送達（雙掛號），給足夠時間（通常7-14天）填寫寄回。回收的表決單達開會門檻就算數！臺中都發局認可這種方式！ 但程序要完備（送達證明、表決單格式、回收統計）。

Q3: 前任主委擺爛不交接印章，無法用印報備怎麼辦？

A：硬起來開會解決！ 召開臨時區權會，提案 「追認印章遺失」並「決議重新刻製管委會關防及主委章」。會議通過後，拿會議紀錄去刻新章，登報作廢舊章（有些刻印社要求），再拿新章去報備。過程很煩，但合法。

Q4: 都發局說我們規約第XX條不合法，要修改才能報備？

A：先溝通，必要時修正。 都發局通常會指出違反母法（公寓大廈管理條例）的條款。例如規約寫「管理費欠繳就斷水電」，這違法！請召開區權會修正規約（或授權管委會修正該條文），再重新提送報備。

Q5: 報備證明搞丟了！能補發嗎？

A：可以！ 向臺中都發局申請 「補發報備證明」。要準備申請書（寫明遺失原因）、最近一次核准的報備文號（查舊文件）、管委會用印。會酌收工本費。

結語：合法報備，社區運作更有力！

跑完臺中市都發局的管委會報備流程，確實要花不少心力準備文件、注意細節。但這筆投資 100%值得！ 拿到那張報備證明，社區才能 合法開戶、申請補助、有效管理、對抗惡質廠商或住戶。別讓你的社區權益睡著了！照著這篇攻略一步步做，避開地雷，順利完成報備，讓社區管理真正上軌道！

最後叮嚀：臺中市都發局的規定或表格有可能微調，送件前務必再上 「臺中市政府都市發展局」官網 確認最新公告，或直接打電話到 「使用管理科」 (04-2228-9111 轉相關分機) 詢問清楚，才不會白跑一趟！祝大家報備順利！