地政士事務所人力管理關鍵程序

在臺中市執業的地政士事務所，當僱用助理人員協助不動產登記、土地測量或契約書狀製作等業務時，必須向臺中市政府地政局辦理僱傭關係備查程序。這項行政措施源於《地政士法》第37條規定，要求地政士僱用助理人員應向主管機關登記備案，確保從業人員具備基本專業素養，同時維護不動產交易安全與民眾權益。

法規基礎與制度目的

僱傭備查制度的核心價值在於建立不動產專業服務的品質管控機制。根據臺中市政府地政局公開作業規範，當地政士事務所僱用協助處理以下業務的助理人員時，必須在到職日起十五日內完成備查登記：

• 土地建物登記案件送件與領狀
• 謄本申請及地籍資料整理
• 契約書類文件初稿擬定
• 客戶諮詢服務與案件進度追蹤
• 地政規費計算及代收業務

未具地政士資格者從事核心簽證業務仍屬違法，但助理人員在指導下執行輔助性工作則屬合法範圍。臺中市近年透過此備查機制，成功降低委託書偽造、權狀領取冒領等風險事件約17%，顯見其對不動產交易安全的實質保障效果。

登記備查實務操作流程

事前準備文件清單

• 僱傭關係備查申請書（臺中地政局制式表格）
• 助理員身分證正反面影本
• 最近三個月內拍攝之證件照
• 學經歷證明文件影本（高中職以上）
• 勞保投保明細表正本
• 無違反地政士法切結書
• 事務所開業執照影本

線上申報系統操作要領

臺中市政府地政局電子化政府平臺提供全天候登記服務，操作路徑為：

1. 登入「臺中市民服務雲」平臺
2. 選擇「地政士專區」服務項目
3. 點選「助理員僱傭備查」申辦功能
4. 上傳掃描文件（PDF檔，單檔限5MB內）
5. 填寫助理員基本資料與到職日期
6. 確認資料後進行電子簽章驗證

線上送件後系統將自動產生案件編號，審查週期通常為三個工作天。若選擇臨櫃辦理，可至臺灣大道三段新市政大樓四樓地政局櫃台，現場提供文件核對服務，當日即可取得備查回執。

常見申報錯誤類型分析

根據地政局統計資料，申報退件案件中約有三大高頻錯誤：

1. 證件效期問題：身分證或畢業證書逾有效期限仍佔退件量35%，特別注意身分證換發新式晶片卡後舊證失效問題
2. 勞保資料不符：22%案件因投保單位名稱與事務所登記名稱不完全匹配遭退件
3. 學歷證明爭議：15%案件因上傳文件無法辨識發證機構遭要求補正

去年起地政局新增系統自動檢核功能，在上傳階段即時提示證件效期與文件清晰度問題，使補正率下降約40%。另需特別注意，助理員離職時應於七日內辦理註銷備查，未依規定辦理者可能影響事務所年度評鑑成績。

審查標準與行政監督重點

臺中市地政局針對僱傭備查申請訂有明確審查基準：

• 學歷驗證：以教育部認可學校為準，外國學歷需經駐外單位驗證
• 專業適任性：曾遭地政機關懲戒處分者不予核准
• 身份真實性：運用戶政系統進行姓名與身分證字號雙重核對
• 勞雇關係真實性：比對勞保投保薪資與申報資料一致性

通過備查的助理員將登載於地政局「地政士與從業人員查詢系統」，民眾可透過該系統驗證服務人員身份。地政局每季進行抽查，若發現未備查即執業或備查資料不實，將依《地政士法》第51條處新臺幣三萬元以上十五萬元以下罰鍰，並得要求事務所限期改善。

跨區域執業的特殊考量

對於在臺中市與彰化、南投等鄰近縣市設有聯合事務所的地政士，需特別注意：

1. 助理員若需跨縣市服務，應在主要工作地辦理備查
2. 同一助理員受僱於多家事務所時，每家均需單獨辦理
3. 總機構設於外縣市但在臺中有服務據點者，仍屬臺中備查範疇

中部科學園區周邊事務所常見助理員支援多個服務據點的情況，地政局建議在申請時備註說明服務區域範圍，可避免後續行政稽查爭議。

實務問題與解決方案

離職未註銷的處理程序 某北區事務所因未即時辦理助理員離職註銷，導致該員另謀職時產生僱傭關係重疊爭議。解決方案為：

• 立即線上補辦註銷手續
• 檢附原助理員離職同意書
• 繳納行政處理費500元
• 申請註銷證明備存

證件遺失的替代方案 如遇畢業證書遺失，可用以下方式替代：

1. 向原畢業學校申請學位證明書
2. 檢附歷年成績單佐證
3. 切結書敘明遺失原因
4. 地政局查證屬實後特別核准

電子化服務的進階應用

臺中地政局推出的行動服務具有多項特色功能：

• 即時進度推播：透過LINE官方帳號主動通知審查狀態
• 電子存證服務：備查核准後自動存入數位資料櫃
• 到期提醒系統：證件效期屆滿前三個月主動警示
• 線上補正機制：直接於系統內修改不需重新送件

去年啟用的「地政士助理員考核系統」更提供在職訓練時數查核功能，建議每季登入檢視訓練紀錄，確保符合每年十二小時專業進修要求。

未來制度發展方向

配合數位發展部電子簽章新制，臺中市規劃於明年推行三項革新：

1. 開放使用工商憑證進行線上簽核
2. 導入區塊鏈存證技術防止文件竄改
3. 建立助理員專業能力分級認證制度

豐原區試辦的「地政士助理員服務標章」制度顯示，貼有認證標章的事務所客戶信任度提升28%，委案量增加15%，此模式預計明年擴及全市實施。

維護專業服務品質的核心機制

臺中市地政士公會理事長指出，完善的僱傭備查制度能促進三項正向循環：提升從業人員專業素養、強化事務所管理責任、保障民眾財產交易安全。近期某西區事務所因嚴格執行助理員培訓制度，榮獲地政局評鑑優等，其客戶糾紛率較全市平均值低42%，顯見人才管理與服務品質的直接關聯性。

隨著不動產交易型態日趨複雜，從土地開發諮詢到危老重建服務，專業分工已成必然趨勢。透過嚴謹而不繁瑣的行政備查程序，在保持服務彈性的同時守護專業底線，正是臺中市地政士制度值得參考的運作智慧。