免稅商店非銷售貨物領用管理的核心要義

在國際機場與港口營運的免稅商店，常面臨非銷售貨物流通的監管需求。根據關稅法第49條及免稅商店設置管理辦法，免稅品除銷售旅客外，供營運使用的消耗性物品、設備維修零件或員工福利品，皆屬非銷售貨物範疇。這些物資的領用涉及稅務減免資格，若未建立有效管理機制，可能觸發海關稽查與補稅處分。

台北關稅局近年稽查案例顯示，約23%免稅商店因人員領用記錄不完整遭處分。2023年某知名美妝免稅店就因維修耗材領用名單未核備，遭追徵貨物稅新台幣85萬元。此類爭議源於企業忽略「有權領用人員名單」的法定報備義務，凸顯NTF02申請案的實務必要性。

法規架構與適用範圍

非銷售貨物的法定定義

• 營運必需物資：包裝材料、清潔劑、展示架零件等營運直接耗材
• 設備維護組件：POS系統零件、冷藏設備替換元件等固定資產維修用料
• 員工福利項目：限店內使用的試用品、制服配件或教育訓練物料
• 商業樣品：供應商提供用於產品展示的非販售樣品

關鍵在於這些物品未經銷售流程，卻仍享受免稅待遇。財政部關務署明確要求，免稅商店須建立「專帳管理」制度，而人員名單核備正是帳務核對的基礎憑證。

名單核備的法律效力

經海關核備的領用人員名單具有三重法律效果：

1. 免稅資格憑證：清冊內人員領用非銷售貨物，視為合法免稅使用
2. 責任劃分依據：貨物流向爭議時，以核備名單作為免責證明
3. 稽查基準文件：海關實地核查時，須對照核備名單檢查實際庫存

未經核備的領用行為，可能被視同擅自移運免稅貨物。依關稅法第81條，最重可處貨價3倍罰鍰並廢止免稅商店登記。

名單核備實務流程

申請文件準備要領

基礎文件清單

• 免稅商店登記證明影本
• 領用人員職務說明書
• 內部管控規章（含領用簽核流程）
• 非銷售貨物分類表

名單製作規範

| 編號 | 姓名   | 職稱       | 權限範圍         | 生效日期 | 身分證字號 |
|------|--------|------------|------------------|----------|------------|
| DF01 | 王小明 | 倉儲主任  | 包裝耗材領用    | 20240501 | A123456789 |
| DF02 | 陳大華 | 設備工程師 | 機械零件申領    | 20240501 | B987654321 |

表格須包含七項要素：人員編號、姓名、職稱、可領用貨物類別、權限生效日、身分證字號及親筆簽名欄位。特別注意「權限範圍」需對應貨物分類編碼，例如包裝材料應註明TS-03類別代碼。

電子送件操作步驟

1. 登入「關港貿單一窗口」系統（https://portal.sw.nat.gov.tw）
2. 選擇「免稅商店專區」→「非銷售貨物管理」→「NTF02申請案」
3. 上傳PDF格式名單文件（需加蓋大小章）
4. 填寫申請事由欄位：「新增/異動有權領用人員名單」
5. 勾選「簡訊通知」選項即時接收進度

高雄關稅局建議，每年1月及7月應定期檢視名單有效性。當出現三種情境時須辦理異動申請：人員離職、職務調整或新增貨物類別。實務經驗顯示，異動案處理時程較首次申請快約40%，平均5工作天完成核備。

常見合規風險與因應

高頻稽查缺失項目

1. 名實不符問題：實際領用人與登記人員不一致
2. 權限超限爭議：領用貨物超出核備類別範圍
3. 記錄缺漏疏失：未保存三年內領用簽收單
4. 時效管理漏洞：未更新離職人員名單

桃園機場某電子產品免稅店曾發生典型案例：維修技師離職三個月後，其登記編號仍被用於申領零件。海關盤點時發現簽收筆跡不符，最終裁罰新台幣32萬元。此案凸顯動態名單管理的重要性。

最佳管理實務建議

• 雙重核對機制：倉管人員與部門主管雙簽名才可領貨
• 季度自查程序：每季最後一週比對在職名單與核備清冊
• 權限分級管控：依職級設定領用上限（如基層員工每月≤3件）
• 電子化追溯系統：採用QR Code簽收系統自動記錄領用軌跡

財務長應注意的稅務連動效應：經核備的非銷售貨物領用記錄，可作為營業稅申報的抵扣憑證。台北國稅局2024年新規要求，申報免稅品耗用時需檢附海關核備文件字號。

海關審查重點解析

書面審核核心指標

• 人員職務與領用物品的合理性連結
• 身分證字號完整度與可辨識性
• 用印是否符合公司登記印鑑
• 生效日期是否為未來日期

2023年統計顯示，約17%退件案件因用印不符。常見錯誤是使用發票章而非公司登記章，或誤蓋已廢止的舊章。建議備案時同步提供印鑑卡影本，減少補正次數。

實地核查準備要點

海關實施現場查核時，將聚焦三項文件：

1. 最新核備名單正本
2. 對應人員識別證件
3. 最近三個月領用記錄

台中關曾查獲某菸酒免稅商將試飲用酒列入「清潔耗材」類別。此類歸類錯誤可能被認定為規避稅負，除補徵稅款外另加徵20%違規金。貨物分類宜參照財政部「免稅商店非銷售貨物分類參考表」最新版本編碼。

企業內控強化方向

制度設計關鍵要素

1. 權責分離原則
   - 名單建檔者 ≠ 貨物發放者
   - 記錄管理者 ≠ 實際領用人

2. 異常預警指標
   - 單人單月領用次數超過平均2倍
   - 非工作日領用記錄
   - 高單價物品頻繁申領

3. 教育訓練週期
   - 新進人員必修「免稅貨物管理規範」
   - 每半年更新法規課程

法務部門應每季檢視內部管控是否符合「免稅商店設置管理辦法」第15條修正條文。2024年新制要求，員工人數50人以上企業須設置專職關務人員，負責名單動態維護。

數位轉型應用方案

領用管理電子化已成趨勢：

• 生物辨識系統：指靜脈掃描取代紙本簽收
• 區塊鏈存證：領用記錄即時上鏈不可篡改
• API串接服務：人事異動資料自動同步海關系統

某外商免稅集團導入智能管理後，海關申報錯誤率降低72%，年度稽核工時減少350小時。初期投資約新台幣60萬元的數位系統，平均可在18個月內回收成本。

跨部門協作注意事項

人資環節對接要點

人力資源部門需建立三項流程：

• 新聘人員到職三日內提供基本資料至關務窗口
• 職務異動簽核時同步通知權限調整需求
• 離職手續包含繳回領用權限卡

勞動事件法新制下，若因未即時註銷離職人員權限導致稅務裁罰，企業可能需與該員工分擔賠償責任。建議在勞動契約增訂「關務義務條款」明確責任歸屬。

財務申報整合策略

會計部門應注意兩項作業調整：

1. 每月5日前彙整非銷售貨物領用報表
2. 年度盤點時將核備名單編入備查文件

採用ERP系統企業，建議在「固定資產模組」增設「免稅貨物」子分類。金流記錄需標註海關核備文號，例如：NTF02-2024-00158，作為未來稅務查核依據。

免稅商店經營者應體認，非銷售貨物管理已從單純的關務程序，轉型為企業治理的重要指標。合規的領用名單核備制度，既能降低海關裁罰風險，更是優化供應鏈效率的管理工具。在國際旅遊復甦的市場背景下，完善的免稅品管控機制將成為差異化競爭的關鍵要素。