一、到底什麼是「地政士終止僱傭登記助理員備查」？

各位臺中的地政士朋友，如果你最近要解僱手下的登記助理員，那你一定要知道這個重要程序！簡單來說，就是當你決定要終止和登記助理員的僱傭關係時，必須向臺中市政府地政局辦理備查手續。這不是選擇題，而是法律規定的強制程序！

根據《地政士法》第37條之1規定，地政士僱用助理人員必須向主管機關登記，終止僱傭時當然也要辦理註銷。臺中市政府地政局就是我們臺中地區的主管機關，所以這項業務就是由他們負責審核把關。

二、為什麼要辦備查？不辦會怎樣？

你可能會想：「啊不就是請個助理，離職還要跟政府報備這麼麻煩？」但這真的不能開玩笑，因為：

1. 法律有明定罰則：如果沒在終止僱傭後15天內辦備查，依《地政士法》第55條，會被處新臺幣3萬元以下罰鍰！累犯還會加重處罰

2. 影響事務所信譽：被主管機關列入缺失紀錄，下次申請相關業務可能被加強審查

3. 避免法律糾紛：完整備查程序等於留下官方紀錄，萬一離職助理有爭議時能舉證

4. 維持專業形象：顯示地政士事務所遵守法規的專業態度

臺中市政府地政局統計，每年約有200多件終止僱傭備查申請，但總有少數地政士因疏忽被開罰，真的划不來！

三、誰需要辦理？適用對象完全解析

適用對象其實很明確，只要同時符合以下兩個條件就必須辦理：

• 身分條件：領有臺中市開業執照的執業地政士（個人事務所或聯合事務所都算）

• 僱傭關係：終止僱用有辦理登記的登記助理員

這裡特別要注意幾個常見疑問：

🟢 Q：約聘人員或兼職助理需要嗎？ 只要曾經向地政局登記過的助理員，不論全職兼職都要辦

🔴 Q：事務所行政人員或會計需要嗎？ 不用！只有「協助辦理地政業務」的登記助理員才需要

🟢 Q：助理自己離職也要辦嗎？ 要！不論是誰主動終止關係都要備查

四、完整備查流程七步驟（臺中市特別版）

臺中市政府地政局的作業流程和其他縣市略有不同，特別整理這七步驟：

步驟1：確認終止僱傭日期

• 明確記錄助理員最後上班日
• 建議取得雙方簽名的離職證明

步驟2：備齊申請文件

必備三項核心文件：

1. 終止僱傭備查申請書（可至臺中市政府地政局網站下載）
2. 原登記助理員的離職證明文件（需載明終止僱傭日期）
3. 地政士證書影本（加蓋事務所章）

步驟3：填寫申請書訣竅

申請書有幾個欄位最容易填錯：

• 終止僱傭日期：要與離職證明完全一致
• 終止原因：簡要勾選「合意終止」、「契約期滿」或「其他」
• 助理員證書字號：務必填當初登記時核發的字號

步驟4：臨櫃送件地點

臺中市採取「區域收件，集中審核」模式：

• 中區、東區、南區、西區、北區：臺中市政府地政局（西屯區臺灣大道三段99號）
• 其他行政區：各地政事務所皆有收件窗口 ⌚ 受理時間：平日8:00-17:00（中午照常收件）

步驟5：審查重點解析

承辦人員主要審查：

• 文件是否齊全
• 終止日期是否合理
• 是否有積欠薪資爭議（會抽核勞保退保紀錄）
• 申請書填寫完整性

步驟6：補件與核備

• 若文件有缺，會電話通知7日內補正
• 審核通過後約3個工作天完成註銷登記
• 不會另發核准公文，但可電話查詢進度（04-22289111轉分機）

步驟7：歸檔完成

收到辦結通知後，記得將備查文件與原登記表一起歸檔，建議至少保存5年以上

五、四大常見錯誤地雷區

根據臺中市政府地政局的統計資料，最常被退件的四大錯誤類型：

地雷1：逾期申請

▶ 超過終止僱傭後15天才送件（例：1/31離職，最晚2/15要送達） ✅ 解方：離職當週就準備文件

地雷2：文件不齊

▶ 漏附離職證明或證書影本 ✅ 解方：對照申請書檢核表勾選

地雷3：日期矛盾

▶ 申請書日期早於離職證明日期 ✅ 解方：所有文件統一用終止日

地雷4：用錯申請表

▶ 誤用「登記申請書」代替「終止僱傭備查申請書」 ✅ 解方：至官網最新下載專區取得表格

六、線上申請行不行？臺中市數位服務現況

2023年起臺中市政府地政局推動「地政士業務線上申辦系統」，但目前終止僱傭備查尚未開放全程線上辦理。最新進展是：

• 可線上預約送件時段：減少現場等候時間
• 可下載電子申請書：網站提供PDF可編輯格式
• 進度線上查詢：輸入案號即可查審核狀態

地政局人員透露，預計2024年底會開放「終止僱傭備查」全程線上申辦，屆時會再公告通知。

七、特殊情境處理指南

情境1：助理員失聯怎麼辦？

▶ 解決方案：

1. 存證信函寄到最後住所
2. 附上送達證明申請備查
3. 申請書註明「無法取得離職簽署」

情境2：終止日遇連續假日

▶ 關鍵原則：以「機關收件日」為準，非看郵戳 ✅ 正確做法：提前在放假前送件，或改用親自送件

情境3：僱傭爭議處理中

▶ 可檢附勞資調解紀錄申請備查 ▶ 備註欄註明「爭議處理中」，不影響備查效力

八、法源依據完全解析

辦理備查的主要法規依據，建議地政士至少要懂這些條文：

法規名稱	相關條文	重點內容
地政士法	第37條之1	僱用助理員應向主管機關登記
	第55條	違反登記規定的罰則
地政士管理辦法	第16條	終止僱傭應申請備查
臺中市政府地政局地政士管理要點	第8點	備查應備文件及程序細則

九、權益保障雙向提醒

給地政士的提醒：

• 終止僱傭前30日應預告助理員（依勞動基準法）
• 結清薪資並開立非自願離職證明（如適用）
• 通報勞保退保及就保轉出

給助理員的保障：

• 可向地政局查詢僱傭登記狀態（04-22289111）
• 發現未辦備查可檢舉（不實登記可能撤照）
• 離職後權益諮詢：臺中市勞工局（04-22289111）

十、實務問答精選

Q：備查完成後還需要通知助理員嗎？

▶ 不用！備查是行政程序，勞僱關係終止在離職日就已生效

Q：可以郵寄申請嗎？

▶ 可以！寄至「40701臺中市西屯區臺灣大道三段99號 地政局地籍科」

Q：備查申請要費用嗎？

▶ 目前免收規費！完全免費辦理

Q：忘記助理員登記字號怎麼辦？

▶ 解法1：查當初登記核准函 ▶ 解法2：帶身分證臨櫃查詢

結語：專業地政士必懂的行政程序

各位臺中執業的地政士夥伴，終止僱傭登記助理員備查看似是小程序，卻是維護專業形象的重要環節。臺中市政府地政局的審查其實很有效率，只要避開前面提醒的四大錯誤地雷，通常都能快速通過。

最後提醒三個關鍵日期： 1️⃣ 終止僱傭日：明確記錄最後上班日 2️⃣ 15日內：務必送件備查期限 3️⃣ 每年1月：記得檢查助理員登記狀態

遵守法規程序不僅能避免受罰，更能展現專業地政士的優質形象。如果在辦理過程遇到任何問題，隨時可撥打臺中市政府地政局服務專線（04-22289111），他們有專人提供諮詢服務喔！